回信越快越好？主管最該戒掉的工作習慣
【健康醫療網／編輯部整理】許多人認為：「郵件最好儘早回覆。」隨著LINE、Messenger等即時通訊工具的普及，一讀訊息就會出現「已讀」標記，「即時回覆」被賦予了更高的價值與期待。此外，在工作上，速度的確很重要。當你拜託他人處理某件事時，若對方快速回應，通常你會對他產生好印象。
然而，當你身為一位主管，情況就不一樣。
「越快越好」的職場期待 主管不一定該照單全收
確實，快速處理是好事，但如果過度強調，反而容易讓自己疲於奔命、持續被工作追著跑，結果導致注意力下降。這樣的狀態甚至可能造成失誤或心理健康失衡。
由於主管的一句話往往能左右公司整體的判斷方向，因此最優先考量的不一定是速度。
事實上，「即時回覆」本身就隱含以下三大缺點：
1. 工作會被中斷
「即時回覆」的背後，意味著每當收到郵件時，就必須立刻查看。
為此通常需要將電腦或手機設成「收到郵件後立即跳出通知」，以確保第一時間得知訊息內容。但不管你正在進行什麼工作，當郵件通知一出現，就會使你分心。就像電腦重新開機需要時間一樣，注意力一旦被打斷，也得花一段時間才能重新進入專注狀態。
我將這段從分心到再度專注的過渡時間，稱為「啟動時間」或「切換成本」。假設每次中斷後平均需要5分鐘才能重新集中注意力，而你一天查看郵件20次，那麼光是「恢復專注」這件事，就會花掉100分鐘，也就是將近2小時的時間，都處於難以專心的狀態中。
2. 無法控制情緒
成為領導者後，會收到各式各樣的郵件，其中可能包含尖銳的批評或客訴。在這種情況下，如果抱著「一定要馬上回覆」的想法，回信時容易情緒化應對，進而引發不必要的誤會。
3. 回覆若過於草率，可能傷害到對方的感受
一旦過度在意「立即回覆」，便很容易草率的快速瀏覽，無法仔細閱讀。
這樣一來，不但可能錯過對方真正想表達的重點，甚至忽略對方提出的請求或問題。在這種狀態下急著回信，雖然表面上看似「回覆迅速」，但內容可能與對方的需求不符，或許會讓對方產生不滿。
尤其是部屬諮詢主管的信件，或與商業談判有關、需要指示的重要郵件，如果回覆內容過於敷衍，很可能會失去對方的信任。
能幹主管反而會「延後回覆」24小時內就不失禮
我曾訪問過多位工作效率極高的主管，並發現越能幹的人，越懂得「適當延後回覆」。一般而言，只要在24小時內回覆郵件，就不算是失禮或違反職場禮儀。
加拿大心理學者伊莉莎白．丹恩（Elizabeth Dunn）等人指出：「減少查看電子郵件次數帶來的減壓效果，相當於一天當中多次想像自己在南方小島游泳般的放鬆。」換句話說，「停止即時回覆」本身，就能有效降低壓力。
高效主管的核心 回覆「正確」比回覆「快」更重要
然而，作為一位主管，經常會收到部屬寄來關於做決策、核准的業務相關郵件，若處理不及，可能會讓整個工作流程停滯。因此，我建議的做法是每50分鐘查看一次郵件，並且原則上在2小時內回覆，但若有緊急事項，則請部屬改用電話聯絡。當規定「急件請打電話」時，部屬也會先自我判斷事情是否真的緊急。
請把時間用在真正必要的應對上。
成為高效主管的祕訣
回覆時比起速度，正確性更重要。
本文來源：《你是高效主管或只是忙碌主管：成功拯救3.5萬名主管的管理法：調酒師思維、作業興奮機制、希爾蒂式時間術，事情變少績效更好。》，大是文化
【延伸閱讀】