員工離職只寫「個人因素」？謝馨慧提醒：主管真正該問的是，為何對的人留不住
【人才戰情室】在奧美工作32年後，謝馨慧把離職形容為「從山頭起飛」。她從工作者與主管雙重視角，分享如何看懂真正的離職原因、避免團隊接連出走，以及離開前應留下的商德、口碑與善良。
本文帶你掌握3個重點：
員工離職只寫「個人因素」，主管如何知道員工真正離職原因？
一個人離職後，為什麼團隊可能接連有人離開？主管平常該如何及早察覺與布局？
收到離職信時，主管如何放下情緒，並理性面對員工的離開，也為未來合作留下空間？
在奧美服務32年、歷經3進3出的謝馨慧，如今是曜誠溝通顧問公司董事長。她在告別奧美時，寫給全集團的信裡自稱是公司裡最「侏儒」的人，因為身邊每個人都比她更巨大她才能安心把棒子交出去。這場離職，她形容不是「下山」，而是「從山頭起飛」。
本集《人才戰情室》，邀請曜誠溝通顧問公司董事長謝馨慧首度公開拆解自己處理離職的心法，也從資深管理者的角度，談企業該如何看待「人才流動」這件事。
而對準備離職的工作者，謝馨慧也提出三個重要提醒：留「商德」、留「口碑」、留「善良」。因為離開一家公司，不代表關係就此結束。今天的同事，未來可能成為客戶、合作夥伴，甚至再次成為同事。以下為內容精華摘錄。
主持：天下人才會會長 劉鳳珍（下簡稱：劉）
來賓：曜誠溝通顧問公司董事長 謝馨慧（下簡稱：謝）
從奧美山頭起飛：謝馨慧首度公開談32年職涯與離職心路
劉：Abby，當時得知你要離職時，大家都很驚訝，但也都覺得你把離職處理得非常專業。因此，想請你從這次經驗跟我們分享你是如何處理辭呈、內外部溝通，以及這次職涯轉換的？
謝：我覺得這是一個很難得的經驗，我也沒有對外聊過這件事過。我在奧美從實習生做到去年，總共32年。
當我回頭想，自己在奧美這麼多年，既感到榮幸、開心，也經歷過辛苦、壓力和挫折，最後又看見很好的結果，就會覺得這個地方這麼好？
我在公司最後離職那天發給全集團的信，除了謝謝公司、同事和客戶，我的結論是：因為我已經是公司裡最小、最「侏儒」的那個人了。
當我身邊的人都比我更巨大，我成為最小的這一位，我就很放心把工作交給更年輕、更棒的團隊。
奧美是一個很好的組織，我很愛這個組織，但我不能像恐怖情人一樣一輩子扒著它不放。到我要離開的那一天，我感覺我不是離開，而是「從奧美的山頭上起飛」。
因為能力學到了、經驗在身上，也認識了很多好朋友，資源都累積在自己身上。你可以把工作、把抬頭交給年輕人，但能力、資源和機會可以帶得走，所以我們可以從這個地方（奧美）起飛，到更有趣、更有自己發揮空間的地方，擁有多重身分。
離職信寫的都是假理由？主管如何找出員工真正想走的原因
劉：如果從組織管理的角度來看，主管都有很多機會收到員工的離職信，但十之八九寫的都是「個人因素」、「職涯發展」等理由。主管要怎麼透過這些表面的離職原因，進一步找到真正的原因，了解管理或組織運作上有哪些地方可以改善與優化？
謝：我們有時候收到各式各樣的理由。如果是組織可以改進的地方，可能在日常一對一的時候就會知道，也可以慢慢改進與調整。
一旦到他一定要離開，我覺得組織管理者的腦袋要分清楚，因為有種離開，是他不適合這個工作。如果不適合，你硬留著他，對他、對你都不好。
這樣的夥伴你一定要給他祝福，甚至主動告訴他真的不合適，讓他去做更適合的事情，也是因為「天生我材必有用」。真正讓你痛的，一定是「他最適合，可是卻留不住」的人。
我們更應該討論的是，組織裡發生了什麼事，讓「對的人」不能留下來？這件事情我覺得每一個主管都要放在心上、肩膀上，念念不忘去解決。
如果今天經營一家公司，我常會問一個問題：假設你的公司運作狀態，會不會讓你的孩子來公司上班？如果連你都願意把自己的孩子僱用到公司，表示這家公司肯定有成長、有希望、有未來，也肯定給他公平的待遇。
所以用這個標準檢視現在的環境，就很容易知道制度、發展和未來公司的願景，有什麼地方需要調整。我也非常建議一家公司一年一定要做一次員工滿意度調查，最好匿名做，才能聽到真實的聲音。
還有，很多人寫「個人職涯發展」等的離職理由，多半都跟主管有關。
因此，公司除了提供 Leader 足夠的管理訓練，也需要有好的HR在身邊，隨時掌握員工的回饋，讓 Leader 能了解團隊的狀況。同時，Leader 自己也要願意聆聽、持續學習，成為能陪伴員工成長的 Coach。
但如果問題真的出在 Leader 本身，該怎麼辦？
有時候未必是誰對誰錯，而是兩個人的個性或工作方式不合。如果員工和主管彼此都值得留在組織裡，企業不妨提供輪調的機會，讓員工到不同部門、跟不同主管合作。
過去我在前公司，就曾在訪談後發現問題只是出在人與人之間的溝通，兩個人都值得留下，最好的做法就是把他們調開。結果大家反而都很開心，甚至會感謝公司沒有強迫他們繼續待在原本的組合裡。
而員工為什麼選擇留在一個組織？除了主管之外，他也會在意這裡有沒有發展性可能。企業更重要的是能不能幫員工規劃一條成長路徑。
現在的年輕人未必想按照傳統的階梯，一階一階往上爬，他們可能更重視橫向發展、斜槓與多元能力的累積。讓員工有機會到不同部門，嘗試過去沒有接觸過的工作，也可能成為留才的一種方式。
所以，留才的方法其實有很多，關鍵在於 Leader 願不願意花心思理解員工，並為他們創造更多發展的可能。
如何避免「一個人走、全部人被帶走」的連鎖效應？
劉：處理離職議題時，企業面對的不只是單一員工的離開或交接問題。有時候，一個人離開後，團隊裡可能接連出現離職，形成「一個走了，後面又跟著走」的連鎖效應。
因此，處理離職之後，另一個重要課題是：「如何與留下來的員工溝通」，及早了解團隊狀況，避免離職問題進一步擴大。面對這樣的情況，企業通常可以怎麼做？
謝：如果公司的價值觀非常清楚，員工是因為認同公司的信念、以在這裡工作為榮，即使他原本和某位主管關係很好，主管離開時，他可能一度沒有安全感，但仍能靠著組織環境與夥伴的向心力持續工作。這種離職狀態相對比較好處理。
第二種則像我自己的離職方式。我會跟團隊講得很清楚：「我今天的離職，希望大家好好工作，繼續服務公司與客戶。我們存在的目的是為了客戶，所以不是因為我離開了，就不做這件事。你們應該是接續做這件事的人。」所以，主管在離職時傳達的訊息非常重要。
比較需要擔心是另一種情況：主管覺得自己在公司受到不公平待遇，進而發起防禦性的行動，甚至帶著整個團隊一起離開。這種情況在業務型公司或科技業的研發團隊比較常見，尤其團隊精神越強的公司，越容易發生。
要預防這種狀況，如果發現某個主管和下屬的黏著度極強，身為更上層 Leader，就不能只和這位主管溝通，也必須和他手下的 Key Members 保持直接的關係與連結，了解團隊成員的狀況。
如此一來，即使該主管離開，你和團隊成員之間依然有工作上的關係，就比較不容易出現「一個人走，全部人都被帶走」的情況。
這時候，我也會仰賴 HR 的協助。HR 往往能在辦公室裡聽到各種情報與傳言，這些資訊對Leader了解組織內部的真實狀況非常重要。
劉：有時候，我們和同仁面對面溝通時，他可能不太願意說出真正的想法。但轉身到了 Threads 上，卻有很強烈的情緒反應。作為主管，在定期與員工對談時，有沒有什麼方法可以更了解員工真實的想法？
謝：這件事情，最終還是要回到「好好提問與聆聽」。這個道理說起來，應該沒有哪個主管不知道，但真正能做到的又有多少？
很多員工不會一開始就把話說死，通常會先試探：「我覺得有點問題，想跟你聊聊。」這時候，主管怎麼回應就很重要。是回一句「我很忙，現在沒辦法」，或是「快點說，我只有5分鐘」？
也可以用開放式的問句，去了解他為什麼這麼想、看到了什麼、感受到了什麼，以及如果事情再發生一次，他希望下次怎麼做會更好？當主管願意聽他怎麼說，很有可能就能挽留他。因他未必是第一天就想離開，只是心裡有些話想讓主管知道。
如果主管願意一次、兩次、三次地聽，他會感受到主管願意聽他說話，也會因此產生安全感。甚至當他發現公司真的根據他的建議做了調整，更會感受到自己受到重視，你就有可能因此留住這名員工。
所以，我現在常問一個問題：現在很多員工，你給他指示，他「已讀不回」；另一個員工則「願意頂你嘴」，你會選哪一個？
劉：當然是後者。
謝：對。所以你要感謝願意頂嘴的員工。現在 Leader 的心裡要有個覺悟：願意頂嘴，至少你還有機會知道他哪裡不滿意，還可以問他：「那我們怎麼做可以更好？」
不要再回到過去「凡事老闆說了算」的時代。當員工提出不同意見時，你展現態度說：「太棒了！我可以聽聽看你的意見嗎？」當這個姿態做出來，年輕夥伴會覺得「原來老闆是說真的」。
當主管授權給年輕人，就會發現他們的能力比我們好太多了。
主管該如何看待「人才流動」這件事？
劉：大家都不喜歡收到辭呈，但我們也常看到許多主管，特別是初任主管或管理經驗還在累積的主管，面對員工離職，主管可以如何更正向、健康地看待團隊的流動，以及優秀人才的離開？
謝：這就像「初戀分手」與「成熟分手」。第一次分手時，總會痛徹心扉；剛當主管時收到離職信，也可能覺得被背叛，認為自己受了傷。因此，對於新任主管收到離職信，我會建議公司請 HR 協助，讓主管適度抽離情緒，回到理性的處理方式。
但成熟之後，收到離職信，會比較理性地走流程、約談，也請 HR 協助處理。
公司也應該給 Leader 足夠的訓練與養成，讓他們知道員工離職是組織中必然發生的事情，學會如何把事情處理得更好，才是關鍵。
當主管其實很辛苦，不只要拚業績、KPI，還要顧及團隊的心理健康。因此，管理者之間互相交流、彼此支持、共同成長也很重要。
我自己也是離職兩次後才回鍋奧美。不經一事不長一智，給員工一點空間，說不定他再回來時，會是真心想回來；即使沒有回鍋，也可能成為公司的客戶或合作夥伴。
只要關係維持得好，即使現實讓彼此無法繼續一起工作，未來有資源、有需求時，還是有機會再次合作。
所以，關於離職，我想給離職者三個建議：
留「商德」：保密一定要做好，不要把公司的資源跟人事帶走，移交一定要確實，好好保護自己。
留「口碑」：人們怎麼談論你會影響你這一生。Reference check常會問到離職原因，以及離職時有沒有鬧不愉快。
留「一份善良」：工作只是公司付錢、你幫公司做事，不合適不代表誰對誰錯。維持好關係，日後留一個空間。
（本文節錄自天下學習Podcast【人才戰情室 S2EP26】32年職涯、3進3出奧美！謝馨慧首次公開談離職：離開不是下山，而是從山頭起飛）
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