新的一年如何訂目標？用一張紙就能規劃！專家教你設「高效週模板」

新的一年來臨，不少人開始安排新年計畫，究竟該如何安排時間呢？美國執行力公司（The Execution Company）創辦人暨執行長布萊恩．莫蘭（Brian P. Moran）、副總裁麥可．列寧頓（Michael Lennington）於《12週做完一年工作》一書中，分享實用的時間管理技巧，幫助讀者更有效率、更有意識使用時間，進而擺脫拖延和怠惰心態。以下為原書摘文：

如何安排時間塊？

美國開國元勛富蘭克林（Benjamin Franklin）說過：「我們只要顧好每一分鐘，歲月就能顧好自己。」這是明智的建議。實踐此一智慧的挑戰在於，一天之中總是會有事情冒出來，你沒有預料到的事，而這些事會占用你寶貴的分分鐘鐘。
試圖減少這些干擾的做法，效果通常不太好，而且可能比單純處理這些干擾還更難。在我們看來，成功使用時間的關鍵，就是有意識地使用時間，這並不是試圖消除這些計畫之外的干擾，而是每週預留固定時間，專門用來處理具策略性的任務，我們稱之為「績效時間」（Performance Time）。

我們發現這是最佳有效分配時間的辦法，它利用一套簡單的預留時間塊（time-blocking）管理系統來重新掌握一天的時間，將效率提升到最高。績效時間有3種主要的組成成分：策略時間塊（strategic blocks）、緩衝時間塊（buffer blocks）和抽離時間塊（breakout blocks）。

1. 策略時間塊

指每週安排3個小時連續而不受打擾的連續時間。在這段時間裡，不接任何電話，不收傳真、電子郵件，不見訪客，不做任何事。相反的，集中所有的精力在你預先規劃的重要任務上，即策略性的活動和增加收入的活動。

在策略時間塊裡，集中你的智力和創造力，以創造突破性的結果。你可能會被自己產出的工作數量和品質驚訝到。對大多數人來說，每週一個策略時間塊就夠了。
2. 緩衝時間塊

緩衝時間塊的設計是用來處理所有計畫外和低價值的活動，例如，在典型的一天當中會有大量電子郵件和語音信箱留言。我們都有過被無用瑣事霸占一天時間的經驗，幾乎沒有什麼比處理不斷出現的干擾更不具生產力和令人沮喪的。
對某些人來說，每天有個30分鐘的緩衝時間塊就夠了， 但是對另一些人來說，可能需要2個1小時的緩衝時間塊才夠。緩衝時間塊的威力來自於將那些往往無益的活動集中在一起，這樣一來，你就可以提高處理這些活動的效率，並加強管理一天中剩下的時間。
3. 抽離時間塊

缺乏自由時間是導致業績停滯的關鍵因素之一。企業家、創業者和專業人士常常陷入工時拉得更長、工作強度更大的困境中，這會抑制活力和扼殺熱情。

為了能有更好的成績，需要的往往不是去延長工時，而是抽出一些時間遠離工作。「只工作不玩耍，聰明的孩子也變傻。」人們常引用這句有名的諺語，可不是偶然的。只工作而不從中抽離出來休息，將會使我們喪失創造性優勢。
有效的抽離時間塊至少要3個小時，而且要花在工作以外的事情上。作法是在正常工作時間內安排一段遠離工作的時間，用來醒腦和重振精神，然後當你重新回去工作，注意力與精力才會更集中。

規劃高效週模板

績效時間不僅僅是運用策略時間塊、緩衝時間塊和抽離時間塊而已。能在日復一日和週復一週中將這些變成慣例，你的執行力就越好。實現此一目標最好的辦法是描繪出「高效週模板」（The Model Work Week）。
高效週模板這個概念，是在紙上規劃出典型的一週中會出現的所有關鍵任務，並將這些組合起來，以發揮最大的生產效率。如果你不能在紙上完成所有的事情， 就更不可能在現實之中將它們完成。因此，練習策略性地規劃一週的工作，讓你事先做好時間安排，而不至於選擇困難。
構思高效週模板時，可能的話，將例行性任務安排在每週的同一天、每天同一時間，這是個有用的小技巧。想一想，通常什麼時候你會處於最佳狀態。你是晨型人，還是夜型人？將最重要的活動安排在你的黃金時間。
對於我們的許多客戶來說，績效時間會對結果產生直接的影響。每週只需管理好幾個小時，就會產生顯著的效果。如果你學會更用心去利用時間，你不僅會更有效率，也會覺得更有掌控力、壓力更少、更有自信。

（本文摘自／12週做完一年工作：縮短工時x成果翻倍的高效成功法／采實文化）

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