「專案管理？那是什麼？跟我有關係嗎？」是的，專案管理，跟每個人都有關係。搞清楚專案鐵三角、處理五步驟，你也能成為專業的 PM！
專案管理是什麼？
全球知名專案管理大師哈羅德·科茲納（Harold Kerzner）在《專案管理最佳實踐方法》中指出，專案管理的定義是一套方法論和技術，專門用於規劃、執行、控制和完成特定任務或專案，以滿足設定的目標和成功標準。
科茲納認為，專案管理的核心目的是在限制的時間和資源內完成專案，並最大化專案的產出與效益。在他協助下，世界500強企業當中有70家公司，包括摩托羅拉、惠普等，都將專案管理納入工作重要流程。
專案管理跟我有關係嗎？
是的，專案管理，跟每個人都有關係。
名義上，你掛的也許不是「專案經理」的頭銜；但實質上，你可能已參與過各種大大小小的專案，甚至也領導過好幾次專案。
對經理人來說，專案管理幾乎已成為工作中一項不定期會出現的任務。什麼時候會出現這些任務？當組織需要創造新事物，或是舊事物需要重新改造時，就是專案最常出現的時機。因此，你可能某一天會突然被指派為公司架設一個新網站、為工廠安裝一套新機器，或是到另一個城市成立分公司。
這些不屬於你日常工作內容的任務，都可視為專案。《專案管理聖經》的作者詹姆斯‧路易斯（JamesP.Lewis）說明，一項專案包含了下列幾項特質：
- 明確的起點和終點（有時間限制）
- 預算（有成本控制）
- 清楚規範的工作範疇
- 特定的成果
而專案管理就是指：為了達成目標，所進行的計劃、排程以及控制的種種活動。
專案管理鐵三角：預算、時間與範疇
專案的內容包羅萬象，規模大小不一。煮一頓飯是個專案，完成一場婚禮是個專案，蓋一棟摩天大樓，也是一項專案。
不管專案內容為何，對負責人來說，他的挑戰就是要在既定的時間與預算內，完成專案。就如大前研一在《再起動》一書中所言：專案一啟動，計費器就開始跳表。因此，「能在預定期限內，以預定品質完成專案的人，就是能夠勝任『專案經理』職務的人，有極高的價值。」
一般來說，專案管理界習慣以「鐵三角」的架構來理解專案管理這件事。
這個三角形的每一端，各代表著專案管理的限制（分別是預算、時間與範疇），三者息息相關，牽一髮而動全身。隨便哪一端有了變化，都會對專案的品質造成正面或負面的影響。有些專家認為，速度、成本與品質，三者只能選其二，亦即：
- 如果你要專案做得又快又便宜，品質就不可能太好。
- 如果你要專案做得又好又便宜，那速度就不會太快。
- 如果你要專案做得又快又好，那價錢肯定不便宜。
當然，也有人不同意這樣的說法。事實上，經理人很有機會將專案做得又快又好又便宜，關鍵就是：仔細評估、規劃專案管理的各個階段（主要分為5個階段），並且將9大知識領域的技巧融入每個階段中。
專案管理階段目標設定
根據專業管理網站Mindtools的建議，經理人可以將專案依行動發生的時間點，切割為循序漸進的5個階段。一個階段任務完成後，再進到下一個階段，讓整個專案管理條理分明，並確保每個階段的成果與目標相吻合。
專案管理階段１：確認專案成立，提出企畫案
在這個階段中，你必須確認專案的商業需求，並提出你預計採用的方法。
例如，你打算針對某項商品，對20～30歲的年輕人進行市調，那麼，你必須確認調查目標、調查方法、範圍、開始與結束時間，以及關係人等（如供應商、顧客、贊助單位等）。
這個階段要完成的任務是：提出可行且被核可的企劃案，說服高層你可以在計劃的時間與預算內完成，然後確認專案成立。
專案管理階段２：清點資源，準備起跑
你必須在這個階段成立專案小組，啟動專案。這個階段要完成的任務是：
- 尋找並徵求適任的成員。
- 與專案成員討論後續各個階段的詳細做法與計劃，製作工作切割表，列出所有工作細項。
- 確認每位成員了解自己應該負責的每項工作。
- 確認關鍵資源已經到位（例如調查要用的電腦、名單、工讀生、召開小組會議的會議室等）。
製作專案起跑規劃書（ProjectInitiation Document）。這份規劃書是你跟專案成員溝通的工具，也是專案的指南，它可合理化這項專案，並清楚列出專案內容。
在專案管理規劃書中，你必須回答下列5種問題：
What：這份專案要解決什麼問題？專案的內容是什麼？限制是什麼？目標是什麼？
Why：為什麼要進行這項專案？組織（或個人）可以獲得什麼益處？
Who：參與專案的成員有哪些？重要關係人有哪些？負責人是誰？贊助者是誰？
How：專案採行的方法是什麼？如何測量成果的品質？
When：在每個時間點前，應完成哪些任務？何時會結案？
專案管理階段３：設計與設定成果
根據前兩個階段的企劃案、商業需求以及專案起跑規劃書，設定理想的專案成果。
在這個階段中，你必須設想所有可能發生的問題，然後在問題出現之前就先行解決。一般來說，在這個階段解決問題的成本與難度，會比往後幾個階段解決問題的成本與難度要來得低。
專案管理階段４：開發與測試
第1～3階段，通常會耗費專案經理最多心力，但那是值得的。準備得愈周詳，設計得愈完善，執行起來就愈有效率。
當萬事俱備後，專案成員在第4階段，就要開始發展具體的專案內容─可能是撰寫軟體、著手調查，或是一套商務流程。
照著前頭規畫的步驟進行，有了初步成果後，你還需要進行測試，才能確保成果的品質。
專案管理階段５：順利結案，檢視成效
結案是最令人興奮的一刻，但是，別高興得太早，「完成專案」跟「結束專案管理流程」並非同一件事，專案完成並不能保證組織可以從專案成果中獲利。
在第2階段的「專案起跑規劃書」中，你列出了很多專案的好處。到了第5階段，專案已近尾聲，你就必須仔細檢視，當初列的那些好處，是否都已透過專案的執行顯現出來。
例如，如果這個專案的好處之一是省下某個百分比的作業成本，現在看出來了嗎？或者，專案實施後，每位同仁都可以在7點前下班，結果真是如此嗎？
換句話說，你帶領專案小組，花了一整年時間開發出一套系統後，並不是照著執行就算數了，你還要評估這套系統是否有解決原本期待它解決的問題。還有……
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