現在有愈來愈多企業開始打破傳統組織分工模式，以「專案」的方式來推進公司的各項業務與任務。而專案經理（Project Manager, PM）、專案管理師等職務，也成為職場新鮮人的熱門選擇。
然而，即使專案已是當前最熱的議題，全球的專案卻只有35％的成功率。這個數字告訴我們，仍舊有許多工作者，無法有效運用資源，管理好一個專案。在有限時間、預算壓力下，如何調整、管理並改善專案中出現的困難，已是時下職場人的必修課。本篇文章中，《哈佛商業評論》梳理了專案管理的流程、模式與技能，帶你從規劃到執行，打造屬於你的專案管理指南！
專案管理是什麼？我為什麼要學會專案管理？
所謂的專案，其實就是企業為了達成一個目標，而設計有明確開始、結束時間、預算的一連串活動或任務，通常會需要團隊一起完成。專案的範圍可大可小，一場小型的線上活動、一個大型的建案、甚至是組織裡某個系統流程優化，都可能是一個專案。
至於專案管理，則是負責規劃、安排和監督這些任務，確保專案裡的每個人都知道自己該做什麼，並且在指定的時間內完成目標。簡單來說，就是管理專案進行的整個過程，讓事情能順利進行，不會出錯。
專案管理最大的好處，就是透過明確的工作分配、清楚的流程規劃，讓團隊內的成員都能夠瞄準目標、了解各自職責，當在檢視專案任務時，哪一個部分被延遲、發生問題，也都能快速找到相對應的負責人。
專案管理工具：讓專案畫布成為你的最佳幫手！
一個專案在開始之前，做好事前的準備工作是最重要的。你需要先盤點好所有手上的資源，才能在有突發狀況時進行快速調整。要做到這件事，你可以使用「專案畫布」（project canvas）這項工具，來幫助你完整了解整項專案。
專案畫布是由國際專案管理權威安東尼奧．尼托–羅德里格茲（Antonio Nieto-Rodriguez）所提出，概念來自於「商業模式圖」，最主要是為了確保每一項專案都有清楚的目的，並且契合組織策略。它最大的好處是可以適用在所有專案管理模式，且具有彈性，能夠指引專案的每個階段。
專案畫布主要由基礎、人員和創造這三個領域所組成，讓我們用一個簡單的例子，來進一步說明：
假設今天公司為了擴大品牌影響力，要舉辦一場論壇，而老闆請你的部門主管負責這項任務，你的主管又指派你擔任這個論壇的PM。因此，作為這項專案的籌辦者，為了更徹底地了解整個專案，你需要畫出專案畫布。
- 基礎：首先你要列出的大項是基礎，這個項目裡包含專案的目的、所需成本、以及這項專案的效益。以前述論壇為例，這項專案的目的是為了幫助公司擴大品牌影響力，成本是籌辦這場活動需要付出的金錢與資源，而公司社群追蹤者人數或新聞媒體報導，可能就會是你最終評估這場論壇成功與否的績效指標。
- 人員：第二個區塊則是人員，涵蓋三個主要關係者：贊助者、利害關係人，以及資源。贊助者在這裡指的是要為這項專案負責的人，也就是專案管理者需要回報進度的對象；利害關係人是會受到這項專案影響的所有公司或人員；資源則是負責管理這項專案的管理者以及他的團隊。因此，在論壇裡，你的主管是贊助者、你跟你的團隊是資源、而利害關係人包含所有上下游廠商、公司的顧客、來參加活動的人、場地提供者等等。
- 創造：最後一個要列出的則是創造，裡面包含專案產出成果、工作計畫，以及變革，也就是你該如何應對利害關係人及隱藏的風險。就論壇來說，最終的成果可能包含品牌影響力提升、新客戶的增加等，至於論壇的售票規劃、贊助提案、以及時程排定，都涵蓋在工作計畫裡。最後的變革，簡單來說就是你該如何說服你的老闆、利害關係人協助這個專案，並且幫助他們排除對於某些風險的隱憂。
當你繪製出專案畫布後，它能夠成為一個好用的工具，幫助你在執行專案時，確保所有階段任務都符合當初預設的目標。你也可以不時回頭檢視這份文件，來釐清所有的資源與人力分配。
其實除了專案畫布外，市面上現在還有許多專案工具、專案app，能夠幫助你優化控管流程、與團隊溝通，因此，適當地運用這些輔助工具，能夠幫助專案進行得更流暢。
專案管理模式：你用的是瀑布法、敏捷法，還是混合法？
當你繪製好專案畫布，並啟動專案時，接下來將面臨的最大任務，便是如何管理、監控這個專案的進度，以確保不會延遲或出問題。一般而言，最常見的管理模式有三種：
1. 瀑布式管理法（waterfall）
- 定義：簡稱「瀑布法」。顧名思義，就是明確地按照流程，讓專案向下「流動」，根據清楚的階段推進進度，且每個階段都必須確實完成，才能展開下一個階段。
- 優點：使用瀑布式管理法的優點在於，專案團隊能按部就班地完成任務、並且有充足的資料做為參考，且因瀑布法的流程嚴謹，負責人能夠依循過往的成果預測專案，所以專案的可預測性較高。
- 缺點：然而，瀑布法也會帶來一些隱憂。首先是缺乏彈性，因為瀑布法流程固定，難以因應變動快速的使用者需求。再來，因為瀑布法需要按照一定流程走，因此若在專案後期才發現問題，往往都已經太晚，若要重新回到前面階段調整專案，常常會導致昂貴又費時的修復和改善工作。
因此，通常瀑布式管理法比較適合用在需要一步一步完成的建案或是生產線上，至於發展快速的科技產品、或是易受外力影響的專案，則較難使用瀑布式管理法進行管理。
2. 敏捷式管理法（agile）
- 定義：又稱為「敏捷法」，它會把整個目標拆分為一個個小專案，採用小型、賦權的跨職能團隊方式進行管理。與瀑布法不同，敏捷法沒有一個標準的SOP流程，而是當一個小專案完成時，團隊就會直接就推到市場上，並透過顧客的回饋意見，不斷地評估、調整專案的流程和結果。
- 優點：敏捷式管理法最大的優勢，就是它快速迭代、回應變動的能力。一旦市場形勢改變，敏捷法能夠快速地調整專案的內容，回應顧客的需求。舉例來說，過往Windows作業系統的版本，往往是幾年才會更新一次，然而現在你幾乎每隔幾天都可以看到關機時跳出自動更新的按鈕，也就是說，Windows的製作團隊已經轉變為敏捷式管理法，時不時地會根據使用者的回饋，修正、調整一些軟體與設備。
- 缺點：敏捷法看似有高度的管理彈性，其實也會有一些限制。因為敏捷法著重於快速提交成果，因此它較缺乏文件資料與紀錄，導致團隊在釐清任務或溝通時，容易產生資訊不對等，造成誤解的狀況。此外，敏捷法過度依賴客戶參與，且會不定時地修改專案，因此在修改過程中所產生的額外費用往往難以事先被估計。
簡而言之，敏捷法通常會比較適合科技、軟體資訊業這種需要快速迭代的產業；反之如果是屬於條件或是預算較為固定的專案，那麼敏捷式管理法可能就無法充分發揮它的調適性。
3. 混合式管理法
- 定義：最後一個專案管理模式融合了敏捷法和瀑布法的優點，同時解除了兩者的限制，是因應快速變動時代下的新產物。
- 優點：使用混合式管理法最大的好處，就是它具有調適性，能夠在一些較為嚴謹的部分使用瀑布法，在變動快速的部分採用敏捷法，這樣的做法能夠更有效地協助團隊運用資源。以知名電玩遊戲商Ubisoft的遊戲為例，專案團隊採用瀑布法來進行遊戲角色和初始程式碼等資產的規畫和開發，以確保基礎遊戲的穩固和結構良好；至於遊戲機制、除錯和發布後更新，則改採用敏捷法，能夠快速應對突發情況。
- 缺點：然而，混合式管理法雖看似全面，但其實並不是所有專案團隊都適用，若是強硬地把兩者融合，可能會造成「敏捷瀑布」（AgileFall）的情況。採用混合式管理，有個重要的關鍵，即是從上到企業主管、下到專案團隊中的所有人，都要同時了解敏捷及瀑布式管理法。為什麼這麼說呢？舉例來說，多數傳統企業仍採用瀑布法管理內部的專案，對於這樣的公司來說，若你在推動專案時採行敏捷法，那你在回報進度時可能會屢屢受挫，因為你的上司根本還不了解敏捷法的做法與成果，他們只想看書面報告，因此，會讓專案及團隊遭受極大的挑戰。
混合式管理法除了適用在高度不確定性的專案，或是專案裡有各式各樣的利害關係人外，更重要的是，專案團隊或組織管理者對於前面兩種管理方式都有一定程度上的認知與理解。
專案管理法 瀑布式 敏捷式 混合式 定義 根據嚴謹的階段流程推進，每階段必須完成後才能進入下一階段。 將目標拆分為小專案，快速迭代並根據顧客回饋不斷調整。 結合瀑布式與敏捷式的優點，根據專案需求靈活應用。 優點 1. 專案可預測性高
2. 有條理的流程，清楚的參考資料 1. 快速回應市場變動
2. 能即時迭代專案 1. 高調適性，適合多變環境
2. 善用資源分配 缺點 1. 缺乏彈性
2. 專案後期發現問題難以修正 1. 缺乏文件紀錄，資訊可能不對等
2. 過度依賴客戶參與
3.需要不定時修改，成本難以估計 1. 團隊成員需瞭解瀑布法與敏捷法
2. 融合不當可能導致「敏捷瀑布」 適用情境 建案或生產線等固定流程的專案 科技、軟體業等需要快速迭代的產業 不確定性高、利害關係人多的專案
想成為一名PM？你必須要擁有…
在了解專案管理的內容、工具與模式後，你應當已經對專案管理有一定的了解。那麼，要如何知道自己到底適不適合當PM、做專案管理者呢？雖說每間企業或是產業都不太一樣，但是以下4大能力，是一個PM必須要擁有的特質：
1. 領導與溝通能力
身為專案的主要負責人，專案經理帶領的是一整個專案團隊，因此他要了解如何運用人才，根據團隊成員間不同的能力分配不同的工作。此外，專案經理在團隊成員爭執、或是與利害關係人發生衝突時，需要主動站出來協調溝通，讓專案能夠順利進行下去。
2. 數位心態與數據敏銳度
現今科技發展迅速，AI正在迅速改變著人們的工作模式。而身為專案經理，你更需要了解如何運用這些AI工具以及新科技，把數據化為行動，幫助專案進行得更順利。例如，PM可以透過更加豐富且精細的數據，來改善專案的設計與執行，同時追蹤各項即時作業活動。
3. 領域專業能力
身為PM，你可能會被交辦各式各樣的專案，需要了解不同產業或是流程，因此，專業能力的培養對於PM來說也是一大重要的技能。且當你有了特定領域的專業能力後，你才能以專業的語言，與專業人士溝通，也才能夠獲得利害關係人的信任。
4. 財務敏銳度
PM是整個專案的負責人，需要對於財務有一定的熟悉度，才能把控好整個專案的預算，知道哪些支出是必要的、哪些是不必要的。
結語
在專案經濟崛起的時代，每位工作者都必須學會如何管理好一個專案，了解如何擔任一位優秀的專案負責人。現在就開始培養卓越的專案管理能力，在職場上一展長才！
延伸閱讀：
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- 建築大師法蘭克．蓋瑞零延遲、零超支的專案管理心法
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