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人際

還在煩惱開會無效率、同事不給回饋?快站起來,試試「步行會議」

經理人月刊

更新於 07月24日04:22 • 發布於 07月24日04:00 • 簡鈺璇

一邊開會,一邊回覆 email 或處理其他工作,是大家常有的經驗,特別是在經過 1 小時的議程轟炸後,你可能沒有精神加入討論了。《大腦修復術》指出,人們的注意力網路只能維持 20 分鐘,超過 20 分鐘,你的專注力就會下降。因此,你只好分心處理別的事情,勉強待在會議室內。

為了提升會議效率,有些 CEO 採用「步行會議」方式來取代傳統會議。維珍集團(Virgin Group)董事長理查.布蘭森(Richard Branson)、LinkedIn 前執行長傑夫.韋納(Jeff Weiner)、蘋果創辦人史蒂夫.賈伯斯(Steve Jobs)都喜歡在步行時跟員工討論事情。他們認為步行能提高專注力、創造力,讓自己做出更好的決策。

星巴克創辦人霍華德.舒茲(Howard Schultz)曾在 podcast 節目分享,他向賈伯斯請教星巴克該如何導入行動支付 App 的故事。

當時,賈伯斯約他到蘋果 Infinite Loop 辦公室,但開會的地點不在會議室內。賈伯斯走出辦公室,兩人繞著建築物散步,舒茲向他說明轉型的問題。不等他講完問題,賈伯斯就直接打斷他說:「請回到西雅圖,解雇所有領導團隊成員!」舒茲本來以為賈伯斯在開玩笑,但後來證明賈伯斯是對的,為了推動行動支付,領導團隊在 9 個月後,全都離開了。

據說,賈伯斯也是跟前蘋果的設計長喬尼.艾夫(Jony Ive)在花園中散步,而討論出蘋果 2004 年個人電腦 iMac G4 的設計。

步行會議的優點:創造力提高、有益身心健康

史丹佛大學研究也支持步行會議可以提高創造力的論點。實驗中曾邀請 176 位受試者,將他們分成 4 組,分別安排:坐在室內、在室內跑步機行走、在戶外行走、在戶外坐輪椅(被推著走),然後執行創造性思考的任務。結果發現,無論室內外的差別,人們在步行時的創造力比坐著思考提高了 60%。

步行開會的另一個好處是兼顧身心健康。《自然醫學》(nature medicine)期刊指出,每天步行 8200 步能降低肥胖、呼吸中止症、胃食道逆流、重度抑鬱症的風險。

此外,人們在步行時,會自然遠離手機、電腦等訊息干擾,能夠專注思考議題。而主管與同仁並肩行走討論事情,亦能打破原有上對下的管理階層關係,讓團隊成員更自在表達想法。

步行會議實施要點:專注單一議題、2~3人參與為佳

步行會議該如何進行呢?首先,請挑選合適的議程。因為步行會議是創新的開會方法,建議以改變既有模式、突破框架的議題為主。

儘管步行是低強度的活動,但比較坐著,參加者更容易疲倦,每次步行會議請專注在 1~2 個關鍵議題,且能在 30 分以內討論完畢為主。若想要提高討論的效益,主持人可以事前告知與會成員討論項目,以及預期產出的結果。比方說,開會前傳訊息告知會議重點,討論年度活動的主軸與預計邀請來賓。

為了確保步行時能聽到彼此的回饋,會議人數控制在 2~3 人參與為佳。會議主持人需事先安排好路線、設想雨備方案、步行的安全性,並盡量不打擾在辦公室工作的其他同仁。綜上所述,公司附近公園、中庭會是很好的選擇。

此外,考量成員的體能,以及有可能要延長會議時間,建議主持人在步行路線上安排能夠坐著的場域,像是咖啡廳、公共聊天區。

還在煩惱大家坐在會議室卻各自忙碌,不積極提供回饋嗎?不妨換個方式帶著團隊走一走。許多創新的想法可能就會在這樣的步行中誕生。

參考資料:nature medicineStanford Report、Inc.、MicrosoftAcquired

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