多工真的能讓效率更高？一心多用的侷限

（圖片僅為情境配圖）

生活在這個商業導向的世界，人們常常以為自己可以同時搞定接電話、回覆電子郵件或簡訊、打電腦，這樣就可以多完成一點工作。我們會聽到不少人驕傲的說：「我可以同時做許多事。」在2004年12月份的雜誌《科學人心智》（Scientific American Mind），有篇文章的標題是〈一心多用的侷限〉。作者克勞斯‧曼哈特（Klaus Manhart）在文中提到，「根據紐約市家庭與職場研究機構所做的一項研究報告顯示，在美國的勞工有四成五的人認為自己必須同時做許多工作。」

這些勞工的抱怨是有道理的。2006年www.netbull.com網站刊載一篇標題為〈多工作業的大腦──同時做好每件事〉的文章，裡面有一段文字：「科學家測試了大腦同時做兩件事的能力：他們畫出大腦一次做一件事，和一次做兩件事的活動狀態。掃描大腦發現，當人們一次想做兩件事，大腦用來做每件事的活動量降低了。」也就是說，當大腦必須同時處理兩件事，每一件事都沒辦法全力以赴。

「一心多用會拖慢速度、浪費時間、增加犯錯的機率，」密西根大學的認知科學家大衛‧ 梅耶（David Mayer）這樣說。當你想要處理、分析複雜的資訊或者學習新知，尤其如此。

史瓦茲（Schwartz）和洛爾（Loehr）在他們2004年出版的《用對能量，你就不會累》（The Power ofFull Engagement）一書中，討論在工作過量的年代找到平衡點的重要性。他們在書中提到：「做事全心投入的意思是，能夠專注手邊的事情──無論這件事是想出好辦法解決工作上的難題、管理眾人、撥時間陪伴心愛的人，或者純粹遊玩。」

所以，當你出現下面這些行為時，你覺得這樣真的有效率又安全嗎？

• 一邊講手機一邊開車

• 一邊看電腦螢幕的電子郵件，一邊與重要的客戶講電話

• 一邊使用電鋸，一邊計劃旅行

• 一邊開會一邊回覆訊息

• 準備一份重要的報告或做某個重要的決定，卻任人打斷。

對於這些情境，無須懷疑，答案是否定的。一心多用的高效率只能維持短時間，而且這些事通常是做慣了的事或例行事務。當你學習新東西、專心處理繁複的工作、擬定新的行事策略時，不可能一心多用還做得好。時間管理的真正關鍵，在於安排事情先後順序，專心處理當下必須完成的事情。要做到這點，你必須清楚自己一天當中何時精神最好，好好安排這段時間。舉例來說，一天精神較差的時段，用來做些例行工作、寫電子郵件、整理花草；一天精神最佳的時段，用來計劃事情、寫東西、開會、學習新技能或新東西。

80／20法則

如果你認為「我的每一項責任都很重要，我就是沒辦法放掉其中一些東西，做些自己喜歡的事」，那麼不妨思考一下80／20法則。義大利經濟學家畢拉弗列多‧培芮圖（Vilfredo Pareto）說過：「我們80%的財富是來自20%的努力；反過來說，有80%的努力只創造20%的財富。」實證研究顯示，這個法則適用生活各個層面。例如：報紙內容只有20%值得閱讀，其他隨便看看就好；多數人的信箱80%都是垃圾信件，最好看都不要看；電子郵件也是如此，通常只有20%的信件需要即時回覆；你要做的家務事有80%幾乎可以無限期延後，只有20%如果不馬上完成，家裡才會亂得不能住人。

2007年網路上有篇文章的標題是〈沒時間就要管理時間〉，作者貝瑞‧ 艾札克（Barry J. Izsak）列出下列有效運用時間的方法：

1. 專心處理最重要的事。

2. 要積極規劃時間，不要被時間拖著跑。

3. 計劃一天要做的事。

4. 排定工作內容。

5. 根據時間和精力排定適當的工作。

6. 不要拖延。

7. 不要事事要求完美。

（原文刊載於瑪莎‧戴維斯、伊莉莎白‧艾許曼、馬修‧麥凱《放鬆之書》一書／遠流出版）