「在家工作」如何管理自己、同事、老闆？五大面向一次看
2021 年 5 月，國內本土疫情升溫，許多企業紛紛改採在家上班。當在家工作成為必須，該如何保持效率？如何讓同事合作無礙、老闆對你很放心？《經理人》去 （2020）年 2 月曾採訪台灣微軟 Microsoft 365 事業群副總經理陳慧蓉，談遠距工作的管理與自律：
一場病毒危機（新冠病毒，COVID-19），讓「在家工作」、「遠端工作」意外翻紅。過去，在家工作被視為給員工的特別待遇，現在則成了必須。《彭博社》（Bloomberg） 形容，拜新冠狀病毒之賜，一場全球最大規模的「在家工作實驗」正在進行中。
在中國，「遠端辦公」網路搜尋熱度攀升。根據百度發布的大數據報告，遠程辦公的搜尋熱度和前期相比上漲了 663%。尤其一線城市如北京、上海、深圳、廣州，最關注遠端辦公相關話題。
在香港，商業中心中環受衝擊，當地媒體觀察，「人流少一半，以往西裝筆挺的銀行家、律師，把辦公室搬到了家中」。
在日本，為降低尖峰通勤時間感染風險，愈來愈多企業擴大實施在家工作。日本電氣公司計劃讓 6 萬名員工遠端工作；日本菸草公司（JT）取消在家工作天數上限。
當「在家工作」變成必須，我們準備好了嗎？
如果這隻十年來最大「黑天鵝」直接降臨台灣，或者類似天災人禍發生，我們的企業準備好應變方案了嗎？若實施在家工作、遠端工作，哪些事必知？可能面臨哪些挑戰？
微軟很早就推行「遠端辦公」。一是，天災人禍，地震、颱風發生時，必需有應變計畫。二是，微軟發現愈來愈多同事，因為家庭因素必須在家工作，若因工作地點關係失去優秀員工，很可惜。這是基於對同事的多元包容，也是珍惜人才。第三，對於公司來說，其實可節省空間成本，更能把錢花在客戶身上。
「SARS 發生時，我們就體驗到，發生天災人禍，怎樣用更有效的方式讓工作順暢進行。」台灣微軟 Microsoft 365 事業群副總經理陳慧蓉提到，SARS、颱風、地震等天災人禍，讓微軟更積極準備，確保即時應變：一是更大力推動遠端工作；二是定期演習，確保突發事件時，員工都能即時回覆。
管理者、工作者可能面臨的 5 大問題
執行面：推動遠端工作，是公司和 IT 的事？
遠端工作要推行得好，需要配套措施。陳慧蓉提到，第一個是人員教育訓練、工作文化，除了提供好工具，也要教員工遠端工作；第二，人資也需要有好的分析方式，確保員工生產力沒有問題，第三則是 IT、資安的重要性。這三個方向，是企業要注意的事情。
根據微軟經驗，工具上手並不難，難的是改變使用者習慣。IT 架好之後，要跟 HR 合作，因為提供良好的生產力，有時不是 IT 有辦法推動的，HR 必須提供一些技巧。現代人因為常用溝通平台，所以工具操作久了就順了。反而是「習慣」要改變，大家一開始還是會用舊方式溝通，慢慢改變習慣，比較花時間、力氣。
主管面：沒看到你但必須信任你！如何管理「看不到」的員工？
陳慧蓉認為，高階主管的思維模式要改變，尤其在台灣，企業主可能覺得看到人才放心，不妨思考，怎樣透過這次改變，來做數位轉型。
微軟是怎麼做的？每天檢核工作進度？「我們沒有管到那麼細，」陳慧蓉說，微軟的每個員工都有自己的任務、工作優先順序。透過跟員工，固定兩周一次「一對一會議」，就能檢視過去兩周的狀況。有沒有需要幫忙、事情目前的進度如何？透過這時候檢視，就會很清楚知道事情有沒有在正軌上。
員工面：老闆知道我做的很好嗎？遠端工作如何向上管理？
老闆擔心員工效率，其實員工也會擔心自己的好表現，老闆沒看到。
陳慧蓉強調教育訓練很重要，公司要教員工：當你是一個遠端工作者，如何向上管理；如何管理身邊合作的人。
跟主管溝通，陳慧蓉認為有幾個基本動作： 第一，主動跟老闆說你做了什麼事情，你的影響力是什麼。好消息、壞消息，都要主動告知。
「壞消息我絕對會告訴他，絕對不會隱瞞，隱瞞是給自己找麻煩。我會告訴主管我打算怎麼做，也會問他有什麼樣的看法，有什麼的幫助可以提供給我。」陳慧蓉說。
第二個基本動作，陳慧蓉建議跟主管遠端開會可偶爾開視訊，「看到人就會比較有親切感」。有些人會顧慮家裡很亂，會不會印象不好？陳慧蓉提到，微軟用的通訊協作軟體 Microsoft Teams 有個功能可以換背景，換成海邊、辦公室場景都可以。
至於遠距工作，如何讓老闆信任、放心？陳慧蓉分享她的方法，「我跟我的老闆，大概每兩周一定會約一個時間，大家好好談，我們叫做 one on one 時間。」
通常在 one on one 之前，陳慧蓉會先丟訊息給老闆，告知「這次我想跟你談什麼事情」。她會把事情分輕重緩急，「需要老闆做決定的事情優先」。開會前一天把主管要看的東西傳給他，「他就會知道事情都有進展」。
另一個讓主管信任的方法是，把正在做的事跟部門方向結合在一起，讓老闆知道。陳慧蓉分享，「年初都會定部門方向，我把我所做的事情跟他的方向融合在一起，他就會很放心，我現在是 on the right track。」
陳慧蓉給工作者的建議是，你一定要想想看，你跟老闆討論的時候要符合 SMART 原則：要明確（specific）、可衡量（measurable）、可行（attainable）、和組織策略相關（relevant）及有時間限制（time-based）。
效率面：在家工作，如何確保生產力？
在家工作會不會沒效率、如何自律？陳慧蓉提到，有些工具可以幫到自己。以微軟來說，內部用 Office 365，email 就在 outlook，跟所有人通訊都在 Teams，所以公司其實是可以看到所有的員工在使用上，花多少時間在 email，花多少時間在會議上。
從個人面來看，陳慧蓉建議，工作者可以自我檢視兩件事：
過去這一周，比較常跟誰聯絡，表示這些人是我的 key stakeholders，看看自己是不是把時間用在對的人身上。
檢視花多少時間 email、開會。這看出你有沒有不受打擾的專注時間可以做一些研究，一些真的事情。陳慧蓉補充，我們會希望自己的工作生活平衡，這也可以提醒你，這一周是不是有「無干擾日」，「至少你自己要有recover的時間」。
情感面：同事不見面，會不會感情很疏離？
微軟現在是 mobile office（行動辦公室），同部門也不一定坐在一起。陳慧蓉建議，主管可以和同事討論出一個方法。例如，約好每個星期三大家一定要進辦公室，一起吃午餐，也可以 team building 一下。
陳慧蓉分享，她過去曾經帶領一支跨區域團隊，橫跨中國、韓國、星馬。彼此不常見面，但「我跟很多人分享說，我進微軟那麼久，真正讓我有家的感覺、感情最好的是，以前亞太區的團隊。」
團隊感情能不能凝聚不一定是距離問題。陳慧蓉感性地說，遠距工作反而會更珍惜，「我們大概半年或一季碰面的時候，大家反而會思考，哪些事情一定要碰面才可做的事情，更珍惜相聚的時間。」