好多專案擠在一起，如何同時掌握進度？5 個技巧讓你兼顧速度與品質！

快速著手和有效率的行動是兩回事。 為了避免每天被大量的工作壓得喘不過氣、疲於奔命，只是漫無計畫、只求快速的處理眼前事物並不是好辦法。我自己也曾多次陷入不知從何開始的窘境。

這時，關鍵就在掌控「多重時間軸」。

專案、任務、經營；自己、團隊成員、客戶；長期、中期、短期。在執行工作的過程中，其實有許多不同的時間軸。若能適當的分類、管理，並制定相應的計畫，就能減少浪費和重複作業，安心發揮急性子的行動力。

以下我將介紹一些我在日常生活中，使用的各種時間軸類型和工具：

1. 使用試算表掌控中期專案

製作一個以日期為橫軸、專案為縱軸，涵蓋半年左右的行事曆，並根據負責成員，以不同顏色標記每個人在各專案參與的時間。雖然這個方法較粗略、籠統，但足以掌握工作量和人員空檔。 由於所有成員都能共享此表，易於了解彼此的工作狀況，因此有助於專案的人力分配。

•　易於調整專案的重疊情況。
•　可兼顧成員的行程安排，避免過度負荷。
•　可根據成員擅長的技能調整工作內容。
•　可預知新專案大約從何時可以開始著手。

2. 使用 Backlog 管理各專案的進度

使用管理工具 Backlog 針對每個專案建立時間軸，將工作細分並以甘特圖（Gantt chart，按：一種用來顯示專案進度，以時間為橫軸的條狀圖）進行管理。此外，由於 Backlog 可以連結 Slack 等即時通訊工具，因此，若在通訊軟體中建立與專案名稱相同的討論串，在 Backlog 更新的進度就會同步顯示在通訊軟體上。

•　可共享任務進度，防止遺漏。
•　可促進成員之間的溝通。
•　可在掌握全局後再開始作業。
•　可隨時確認目前和接下來應做的工作。

3. 使用 Google 日曆安排成員行程

我會每天確認團隊各成員的行程表。由於所有人的行程一目瞭然，可以掌握會議、外出、休假等安排。

•　可與所有成員共享行程表。
•　可在日曆中加入 Zoom 等線上會議連結。
•　可設定「縮短開會時間」，避免會議時間過長。

4. 使用試算表安排日常業務流程

可以透過試算表將每月例行性業務，如會計和人事等，製作成手冊。將會計軟體中輸入的發票、稅金、應付帳款和未付帳款的彙總，和匯款紀錄、薪資計算等列成清單，以便完整的執行所有流程。

•　可與外部負責人（如會計師、社會保險勞務士〔按：代理解決勞動關係糾紛、接受企業勞務管理諮詢的職業〕等）共享。
•　即使不具備專業知識，也能完整執行所有任務。

5. 使用試算表確認營業額

製作一個以十二個月為橫軸、客戶為縱軸的表格，管理每月營業額。在表格中輸入製品和預收款項等資訊，以便分別呈現請款金額和銷售額。通常我會搭配決算行事曆一起查看。

•　可掌握當期銷售額。
•　易於回溯查詢過去的數據。
•　預先輸入經常性收入，可帶來心理上的安全感。

掌控多重時間軸，就是從過去、現在、未來多個視角掌握情況。不要只被眼前的工作所迷惑，還要預測未來的趨勢和風險，從而重新審視人才戰略、及早研擬資金籌措方案，或是在淡季時積極拓展業務等，培養採取適當行動的能力。

（本文摘自《急性子的不累工作法》，任性出版）

延伸閱讀

Logitech高效工作心法：善用工具、強化專注力，工作效能再升級，高階經理人神助手！
願意求助，才能打造高績效團隊！Google 台灣總經理林雅芳揭露 2 大心法
加入《經理人》LINE好友，每天學習商管新知