別被瑣事牽著鼻子走！實戰範例：高效能經理人的一天
假定你是一位大藥廠的行銷主任，現在正是一天的開始。瀏覽當天的行事曆後，你估計每項工作所需時間為：
- 邀總經理共進午餐（一至一個半小時）。
- 擬定下一年度媒體廣告預算（二至三天）。
- 處理積壓過多的公文（一至一個半小時）。
- 與業務經理討論上個月業績（四小時）。
- 處理亟待回覆的若干信件（一小時）。
- 瀏覽桌上堆積如山的醫學雜誌（半小時）。
- 為下個月的業務會議準備口頭報告（兩小時）。
- 據傳某產品最近一批貨的品質有問題。
- 回覆政府主管來電，討論此事（半小時）。
- 參加下午兩點召開的主管會議，但議題不明（一小時）。
現在我們運用七大習慣中的習慣一（主動積極）、習慣二（以終為始）、習慣三（要事第一）所揭櫫的原則，安排全天的行事順序。
雖然，這只是短短的一天，但卻足以反映掌握時間的祕訣。
在前述預定工作項目中，除了第六項閱讀醫學雜誌外，似乎都既重要又急迫。根據第三代時間管理原則「雖急迫卻不重要」，我們應依循個人的價值觀與目標來安排事情的先後順序，當然也必須考慮別人是否能配合，而且某些事情不能變動，例如：中午必須進餐。
許多人採取這種時間管理方式，在當天即展開大部分工作，未完成的則順延至第二天或更久之後。
比方說，多數人會利用上午八時至九時這段期間，打聽下午主管會議的確實議題，以便事先準備，並與總經理約好共進午餐的時間，再和政府主管官員洽談產品品管問題。
接下來的一至兩小時，一般人會去見業務經理、處理信件，以及查證有關產品品質問題的傳言，其餘時間則用於準備中午的餐會或下午的會議。
午餐後，先處理上午未完成之事，待開完會再批公文或應付當天突發狀況。
至於編列媒體預算和準備下個月業務會議的口頭報告，通常不會被視作亟待處理的事，延後一、兩天似乎也無妨；然而，這兩件工作卻與長程規劃及業務目標有關，雖然不急迫，卻很重要。
你是否也以上述方式處理公務？還是根據第四代時間管理規則「不急迫也不重要」，掌握重點行事？
靈活排程工作，讓自己邁向「高效能者」
要事第一的時間管理方式並非一成不變，你可以就實際狀況靈活運用，此處只提供一些可行的建議。
● 下午兩點的主管會議：顯然這次會議根本沒有預定的主題，或是必須到開會時才知道。這種情形司空見慣，無怪乎時常會而不議，議而不決。通常這類會議只討論迫在眉睫之事，重要但不緊迫的事必然排不上行程，這正符合了帕金森定律（Parkinson's Law）—預定多少時間，就會有多少工作。
為了扭轉這種現象，你不妨準備一份有關提高議事效率的報告，要求列入議程；即使開會時只分配到幾分鐘時間，也可先做預告，引起在座者的興趣。不過，無論何時提出，這份報告應強調，每次會議必須明定目標與完整議程，以便與會者預做準備，開會時能有所建言；議題中應包括具開創性的長遠目標。
此外，會議紀錄應在會後盡快發給每位出席者，並根據決議指定任務與完成時限，並且把成效列入未來會議的議程，加以檢討。要把準備這樣一份報告當作今日要事，需要極大的勇氣與自制力；同時，必須考慮周詳，以免會議上出現尷尬局面。其餘各項工作，多半可循此方式處理，唯有與政府主管官員洽談一項除外。
● 回覆主管官員來電：此事本來可授權屬下去做，但由於牽涉到另一機關，可能超出個人影響圈之外，所以不妨趁早親自完成。如果從電話中得知品管問題是持續的，就應該下定決心防患於未然。
● 與總經理午餐：這或許是個難得的機會，可在無拘無束的氣氛下，討論一些長遠之計，也就是重要而不緊迫之事。或許你必須在上午抽出幾十分鐘來準備，也可能你只想輕輕鬆鬆聆聽對方侃侃而談，這兩種方式或多或少都有助於與上司建立良好關係。
● 編列媒體廣告預算：可請與業務直接相關的部屬提供「完備的幕僚作業」建議（也就是大致上只需你簽署同意即可的報告），或是提出兩、三種方案供你選擇。你可能得花上整整一小時，與部屬討論預期成果、基本方針、可運用的資源以及責任歸屬、成果評估，但在那之後卻可節省時間、又能統合綜效。
如果以往不曾採用此種方式，起初也許得花費較多時間，訓練員工如何結合彼此的力量，完成所謂「完備的幕僚作業」。
● 待辦公文與信件：與其自己埋首於成堆的公文與信函中，不妨每天花費半小時或一小時，訓練秘書或助理代為處理。如果秘書沒有把握如何回覆，可先行整理，並附上建議或說明供你裁決。如此一來，可能絕大部分的文件都不必由你經手，秘書會做得比你更妥貼。
● 與業務經理討論業績：你們可以檢討行銷與業務部門的關係與雙方議定的業績目標，看看彼此是否掌握了重點。至於原訂的討論主題，很可能亟待解決，但是有效的討論除了解決眼前的問題，還應該探討潛藏在問題背後的長期成因。
此外，你可以訓練秘書與業務部門聯繫，有要事才向你報告。你或許有必要向業務經理與屬下說明，主管的首要職責是領導而非管理，有些問題與秘書商量即可；若是擔心業務經理不屑與秘書打交道，至少可先著手建立兩者之間的關係，有一天他終會覺悟：身為主管不必事必躬親。
● 閱讀醫學雜誌：此事或許並不十分急迫，但經常吸收新知，是培養專業素養與信心不可或缺的。你也可在下次部門會議中，建議員工訂定新計畫，分別閱讀這些雜誌，並提出心得報告；或者選出重要文章及摘要，供全體傳閱。
● 準備下個月的業務會議：你可指定屬下分工合作，代表不同的意見與業務問題，分析全體業務人員的困難與需要，並在一週或10天內提出完整的議程建議，由你做最後決定，並且付諸實行。
部屬在設定議題前，應逐一訪問業務人員或抽樣調查，千萬不可閉門造車；議程訂定後，應及早分送每位出席者，以便預做準備。如果屬下不習慣這種方式，你應該詳加說明用意與優點，並且訓練他們思慮遠大，對交辦的工作要有責任感，彼此分工合作，在一定時間內交出夠水準的成績。
● 產品發生品管問題：產品出了問題，必須徹底檢討原因，倘若是長期累積的結果，就應該指定專人深入研究，並提出解決辦法，或者授權屬下逕行解決，但將結果呈報。
經由以上的安排，這一天的工作，包括：授權、訓練員工、準備主管會議、打一通電話、吃一頓頗有收穫的午餐。如果每一天都能把握同樣的原則，不久，你就不會再為急事纏身，而能靜下心來領導、擘劃。
或許有些人認為，這種做法太理想化，難道真有完全不必面對突發事件的經理人嗎？我承認這種作風的確相當理想化，但本書的主旨並非「毫無效能者」的行事方法，而是「高效能者」的工作準則，高效能原本就是值得追求的理想。
當然，任何人都無法避免突發事件，況且，縱使規劃再完善，仍然可能發生意外，只不過我們可以將急務減少到不影響正事的地步，免得時時處於壓力過大的狀況下，畢竟壓力有損判斷力與健康。
我必須再次強調，堅持原則需要耐心與毅力，培養把握重點的習慣亦復如此。幸而只要踏出了第一步，總有成功的一天；一旦自己辦到了，還要鼓勵別人跟進。
我承認，在家庭或小型企業中，授權可能行不通，但有心人仍可舉一反三，加以變通。運用之妙，完全存乎一心。
書名：與成功有約：高效能人士的七個習慣（30週年全新增訂版）
作者：史蒂芬．柯維 Stephen R. Covey、西恩．柯維 Sean Covey
譯者：顧淑馨
出版社：天下文化
出版日期：2020/10/30
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