當主管後，為何更累了？這 8 個帶人盲點，正在偷走你的下班時間
升上主管後，行事曆開始出現更多會議。部屬來確認工作，跨部門同事等你回覆，自己原本負責的任務只能留到晚上處理。到了下班時間，你才發現忙了一整天，團隊進度仍落在原地，自己的待辦事項也沒有減少多少。
這時候，你可能會看著行事曆想：「為什麼我每天忙成這樣，事情還是做不完？」如果相同狀況持續幾個星期，懷疑也會慢慢出現：是管理方法需要調整，還是自己根本不適合當主管？
美國創意領導力中心（Center for Creative Leadership，CCL）的資料顯示，近六成新手主管升任時沒有接受過管理訓練；20% 的新手主管被部屬評為表現不佳。CCL 也指出，新手主管需要完成一項角色轉換：從親自完成工作，轉向帶領其他人完成工作。
許多主管都經歷過這段摸索期，也很難找到一套適用所有團隊的答案。我們從《經理人》商管 LAB 推出的線上課程「成為傑出主管的第一課」中，整理出 3 類常見困境與 8 個調整方法，協助你減少親自收尾的情況，讓部屬逐步承擔任務。
卡關 1：升了職，工作方式還停留在員工階段？
心法 1：少說「我來做比較快」
許多新手主管都有這個經驗：部屬做了半天，成果仍有一段差距。眼看期限快到了，只好把工作拿回來，心裡還想著：「早知道一開始就自己做。」
這次或許能趕上期限，部屬則少了一次完整處理工作的機會。等到相似任務再次出現，主管仍得從頭教起。因此，交辦時要先說清楚成果要求，並約定中途回報的時間，避免到了最後才發現方向有誤。
試著這樣做： 挑一件風險較低、經常重複的工作，告訴部屬完成標準，並約定一個中途回報點。
心法 2：讓部屬有機會說明自己的成果
有些主管習慣代表團隊參加會議。簡報是主管做的，會議上被問到細節時，回答的人往往也是主管。實際負責的部屬很少有開口的機會。
如果部屬已經熟悉工作內容，下次可以讓他參與報告。主管在會前陪他確認內容，到了現場，再讓他說明自己的判斷。即使回答得不夠完整，主管也能從旁補充，部屬則能累積面對提問的經驗。
試著這樣做： 下次開會，安排一段時間讓部屬報告自己負責的項目，會前和他討論可能被問到的問題。
心法 3：別再找標準答案，領導力從自我反思開始
遇到管理問題時，新手主管往往急著找一套方法，希望立刻知道該怎麼交辦工作，或如何處理團隊衝突。管理工具可以提供參考，主管也要留意自己在壓力下的反應。
西北大學凱洛格管理學院教授哈里．克雷默（Harry Kraemer）長期提倡透過自我反思培養領導能力。比方說，部屬提出不同意見時，你是否常在對方說完之前就開始反駁？回頭檢查這類反應，可以幫助你在下一次對話中多聽一會兒。
試著這樣做： 每天收工前，回想一個需要調整的反應，寫下明天遇到相似情況時準備採取的做法。
卡關 2：忙著追進度，沒有弄清楚部屬卡在哪裡？
心法 4：一對一談話別只問「做完了嗎？」
主管和部屬談工作，最常問的是：「進度到哪裡了？」如果答案是「還在做」，談話往往就停在這裡。
然而，「還在做」沒有說明工作卡在哪裡。可能是優先順序不清，也可能正在等待其他部門回覆。確認進度時，多問一句目前最花時間的是什麼，主管才知道是否需要出面協調。
試著這樣做： 安排 15 分鐘談話，問部屬：目前最花時間的是哪件事？有哪個地方需要我協助？
心法 5：別因為不好意思開口，就把工作留給自己
看到部屬手上已經有不少工作，有些主管會想：「算了，這件事我自己處理。」偶爾幫忙可以解決眼前的問題，次數多了，工作便逐漸集中到主管身上。
交辦前，可以先了解部屬目前的工作順序。如果他沒有餘裕接下整項任務，就縮小範圍，讓他先負責其中一部分。主管也能藉此觀察他的執行情況，再決定下一次可以交到什麼程度。
試著這樣做： 交辦前先問：你目前手上最急的是哪件事？這項新任務可以從哪個部分開始接手？
心法 6：說清楚主管何時會介入
工作交出去以後，主管仍要掌握必要資訊。若等到期限前才詢問進度，此時發現方向有誤，通常已經沒有多少時間調整。
交辦時，除了說明成果要求，也要讓部屬知道什麼情況需要回報。雙方事前約好檢查時間；碰到超出部屬權限的問題，再由主管出面處理。
試著這樣做： 交辦時補上一句：預算在 3 萬元內由你決定；需要更換供應商時，先和我討論。
卡關 3：每天都在追工作，相同問題仍再次發生？
心法 7：別用加班處理可以交給流程的問題
如果同一份月報經常填錯相同欄位，主管每次都重新檢查，也很難防止問題再次發生。此時可以把容易出錯的步驟整理下來，留給下一次執行時參考。
以月報為例，可以直接在欄位旁註明資料來源與計算方式。負責人填寫時就能當場確認，主管也不必每個月重新說明。
試著這樣做： 選一項經常出錯的工作，請負責的成員記下最容易弄錯的地方。下一次執行時，再確認這份說明是否有幫助。
心法 8：先問「你怎麼想？」再提供答案
部屬來問問題時，主管通常已經知道該怎麼處理。直接告訴他答案可以省下幾分鐘，類似問題下次出現時，他仍可能回來等主管決定。
這時可以先請部屬說明手上的資訊，再問他打算怎麼處理。聽完他的判斷，主管便知道他缺少哪一項資訊，也能針對那個部分提供建議。
試著這樣做： 部屬帶著問題來時，先問：你目前傾向怎麼處理？為什麼？
升任主管後，原有的專業能力依然重要，日常工作也開始加入任務分配與成果確認。主管還要花時間培養部屬，讓自己逐漸從執行工作的位置退開。
經理人
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1. 5W1H ＋任務分級法： 協助主管說清楚成果要求，並依照任務難度決定授權程度。
2. 帶人授權 Check List： 透過 18 個評量表，檢查自己的領導方式及目前的團隊狀況。
3. Z 世代溝通範本： 整理主管常遇到的對話情境，提供交辦、提醒與回饋時可以參考的說法。
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