如何指出下屬的問題，又不讓他覺得被責罵？主管必學「溝通5步驟」

員工做不好，主管該怎麼教？讚美激勵經營顧問，日本讚美達人協會特別認證講師中村早岐子於《向下讚美》一書中，將「讚美學」化為7大領導原則、9種真誠讚美、5種理性檢討，只有當「讚美」和「檢討」取得平衡，才能激勵人們成長，就能成為令下屬信任的領導者。以下為原書摘文：

讓下屬維持動力的檢討方式

大家常說最近年輕人的抗壓性很低。因為他們不習慣遭到責備，所以如果不分青紅皂白的加以指責，部下很容易感到挫折，有時甚至會演變成惱羞成怒的狀況。所以，重點是必須採取能夠讓部下理解，並且維持動力的檢討方式。

首先，就像讚美一樣，檢討之前也要有心理準備。如果你自己的態度不夠堅定，或是抱持著「先罵他兩句看看」這種模稜兩可的心態，你的話語就無法真正傳達給對方。請帶著勇氣與熱情，以毅然決然的態度面對部下。

檢討時，可遵循以下幾個基本步驟：

STEP1：確認事實

「OO，你現在有空嗎？」可以像這樣先把部下找過來，然後，跟他確認：「提案的期限已經過了，但你好像沒有交出提案書？」這個時候，千萬不要劈頭就罵「你還沒交出來吧，你到底還想不想做！」重點是要先搞清楚事情的緣由。

STEP2：聆聽對方說明情況或理由

確認部下確實沒有交出提案書之後，可以跟部下說「這樣啊，如果是有什麼原因，請不要客氣，儘管告訴我。」這時可以溫柔的看著部下的眼睛，展現願意傾聽的態度。如此一來，部下便會敞開心房，主動說明自己的心情和當下的情況。

STEP3：明確傳達責備的理由

「原來是這樣，因為沒有蒐集到充分的資料，無法寫出有說服力的提案書，所以覺得煩惱。很抱歉，我沒有注意到這件事，不過因為提案書是有期限的，你應該早一點來找我討論，不然會造成客戶的困擾。」

理解部下的煩惱，並針對身為上司，卻沒能及時察覺這件事，向他表達歉意。然後，再傳達你想說的話。比起只是單方面的進行指導，先一步道歉，部下更能對你敞開心房。如果部下無法跟你坦誠相對，不管你說什麼，他應該都無法接受。

STEP4：讓部下思考改善方案

「那你覺得接下來該怎麼辦？」請提出問題，然後引導部下自己找出答案。如果總是以「由上而下」的姿態提出指令，部下就變成只等著上司下指令的員工，不去思考問題的本質、不主動情報的搜集，也沒有自主性。

如果是很急迫的案件，或許只能採取這樣的辦法，但是如果想帶動部下成長，防止組織弱化，要盡可能讓本人自己思考解決方案。

STEP5：以笑容作結

當部下說出自己思考的方案時，請給予讚美，並加以肯定：「太棒了！不錯喔！就用這個方法！可以請你把內容整理出來，明天之前提出嗎？我非常期待喔！」讓他可以立刻著手準備並繳交提案書，然後，以笑容作結。

不過，事情並非到這裡就結束了。之後，要繼續觀察、追蹤部下的狀況，看他是否遵守約定，行為是否已經改善。如果對方確實履行了承諾，或是有所改善，即使只有些微進步，都請務必給予肯定，並以溫暖的話語鼓勵他。

如此便能幫助部下建立自信，邁向下一個小步驟。不要檢討後就撒手不管，而是要透過這樣的循環，讓部下踏上成長的軌道。不管是讚美還是檢討，本質上要做的事都是一樣的。

POINT

• 檢討的時候，請創造一個能夠愉快的以微笑收尾的過程。
• 不要在檢討結束後就撒手不管，必須進行後續的觀察、追蹤。

（本文摘自／向下讚美：給對情緒價值，不尷尬的職場溝通術／寫樂文化）

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