條列式報告、太多動畫都 NG！貝佐斯：開會用 Word 比簡報更有效率！

亞馬遜除了網路商務，還跨足 Kindle 電子書、影音平臺、雲端運算服務（AWS）、無人商店，至今仍持續開發並同步展開多種事業，各式短期、長期、跨部門企畫不斷增加，但還是能快速取得巨大成效。

到底這些企畫如何有效率地發想、定案，又如何穩步開展？關鍵就在於亞馬遜特殊的開會方法，以及背後反映的管理風格與領導守則。

禁止條列式報告，必須寫出能當場讀懂的文章

最常見的會議報告，就是 PPT 簡報裡以條列式註明要點的形式。非常多企業及團體採用這個方式。

然而在亞馬遜則幾乎看不到 PPT 或條列式的會議報告，這是因為亞馬遜規定會議報告必須以敘事形式書寫。通常是以 Word 製作，印好之後在開會時發放。

這份報告通常在開會前或會議時才發放，所以無法要求與會人員事先讀過報告。因為報告製作的必要條件是「必須寫出當場閱讀就能理解的文章」。

為什麼亞馬遜會禁止以重點條列或 PPT 簡報當作會議報告呢？原因是一旦以重點條列的方式來寫，閱讀時容易因人而異，產生不同詮釋。

另外，發表者也常會穿插說明種種想法及研究，日後要回想完整內容幾乎是不可能任務。我想你應該也很難鉅細靡遺地回想上週開會的內容。

這個缺陷在重點條列的 PPT 更加明顯。例如 PPT 上寫著「提供最佳的顧客體驗」，簡報者當天口頭說明了具體要做什麼來達到這個目標，而所有與會人員也都聽到了，但日後重新檢視這份報告，或是其他沒有與會的人看到這份報告，又會是什麼情況呢？通常會發生「我記得說了這樣的內容吧？」「要表達的應該是這個意思吧？」等任意解釋的情況，難以絲毫不差地接收報告原本的訊息。

這些誤解，即使一開始只是小小的偏差，卻很有可能隨著時間經過而產生極大的差距，最後造成難以修正的巨大偏離，無法達成預定成果。

在小規模的組織中，每天見得到彼此，能夠隨時確認職場的狀況及彼此的想法，應該比較不會發生這樣的問題，但是隨著組織規模變大，彼此的狀況不再那麼顯而易見，無法頻繁地一一確認。

貝佐斯整個星期要經手的報告想必超過數十件，因此條列式所衍生的問題，他應該比其他人更感到困擾吧？

除了內容會偏離以外，PPT 條列式報告還有一個問題。

要寫好幾頁的文章，是相當勞心勞力的工作，條列式的 PPT 比較容易立刻完成。不需要在意頁數，把想到的內容列舉在投影片上，開會當天再一邊播放投影片，一邊加上適度的口頭說明即可。換句話說，有可能是急就章而完成報告。

但是，要好好寫出一篇文章，在閱讀時能夠前後邏輯一貫，避免自相矛盾，必須從一開始就掌握住一致性。因此，必須反覆推敲斟酌，使用正確資訊並重複校對。想必貝佐斯也是期待這樣仔細檢討推敲的過程，因而制定這個規則。

亞馬遜會議重要的是報告內涵，而不是外觀

此外，為了使 PPT 看起來美觀，很多人會花心思加入動畫效果。就算只是條列文字，也可以藉由動畫吸引觀看者的興趣。但原本就很厭惡做白工的貝佐斯，覺得加這些動畫只是浪費心力。

因為亞馬遜要求必須以文章的形式寫會議報告，所以理所當然亞馬遜人需要具備寫作能力。

剛開始禁止條列式報告時，多數員工原本就太擅長寫文章，據說連貝佐斯也常抱頭苦思。後來在錄用新進員工時，文章寫作能力就成了篩選條件之一。

被錄用的人，從日常的實際工作中，參考其他人寫的文章，透過重複書寫練習，來熟練身為亞馬遜人必要的文章寫作能力。

（本文出自《亞馬遜會議》，三民出版）

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