會議時間安排也暗藏玄機？做好 2 件事，就能減少干擾、提升效率！

我想先介紹心流（flow）的概念。這是指完全沉浸在一項任務、全神貫注在一件事情上，專注力因此高到不可思議的一種心理狀態。 在體育界，這通常被稱為處於得心應手的狀態。

「心流」一詞是心理學家米哈里．契克森米哈伊（Mihaly Csikszentmihalyi）近五十年前發明的，他把這個概念描述成一種特殊經驗，「出現這個經驗的人們非常投入一項活動中，其 他事物在當下似乎都不重要；這樣的經驗非常令人享受，以至於人們為了做這件事，就算可能付出巨大的代價也在所不惜。」最初的研究把焦點放在創意類職業，發現心流狀態與高品質的工作成果有關。

心流狀態與工作品質高度相關

近年來，從管理人員到知識型工作者，對心流狀態的研究已在無數行業中得到檢驗。無論從事何種行業，結果都相同：心流狀態與工作中的生產力、滿足和幸福感有關。

反之，缺乏心流狀態的經驗則與負面結果有關。

例如，一項研究發現，無法達到心流狀態的人會有一種混亂感、對工作環境掌控較少，以及整體無助的感覺。另一方面，研究證實，打斷一個人的心流狀態會造成壓力、影響工作效率，以及導致更多挫敗感。 顯然，心流是工作的時候應該力圖達成的狀態。

但我們為什麼要談論心流呢？因為特定的會議安排方式可以提高實現心流（及減少干擾）的機率。假如把會議集中在同一個時段，像是全部安排在早上，便能在下午增加實現心流的機率。這是因為，此舉減少因會議分散在一整天所造成的干擾和任務轉換。倘若會議分得很散，會議之間就很可能沒有足夠的時間讓你完成重要工作、進入心流，或提高生產力。

我和我優秀的博士生莉亞納．克里莫（Liana Kreamer）曾進行一項研究，便支持了這個觀點。研究發現，當會議集中在一起、而不是分散在整個工作日時，受試者回報的預期生產力、成就感和正面感受都比較高。

實現心流？先集中會議時間

此外，一項針對軟體工程師所進行的研究發現，大多數受訪者都認為，在開始任何工作相關的任務之前，先完成所有的每日會議會比較理想。如此一來，下午時段就變成實現心流的好機會。第二理想的選擇是，把會議集中在下午時段的前半部，因為午餐時間是工作日的自然間斷時間。這樣一來，實現心流的好機會便是上午時段。

採取集中會議的做法時，需要考慮兩件事。

第一，一定要在會議之間安插簡短的休息時間，以便恢復體力、伸展、上洗手間，並為下一場會議做準備。要做到這點，其中一個方法是縮短會議時間。例如，30 分鐘的會議可以縮短為 25 分鐘。

第二，如果你很努力地把空閒時間集中起來，想增加實現心流的機率，那就在行事曆上鎖定這個時段，把它變得神聖不可侵犯。 一定要好好保護心流的時段。

雖然從心流的角度來看，將會議集中在一起似乎是最多人支持的做法，但仍有受訪者表示更偏好分散會議，即使這樣做會犧牲心流。他們提出以下的理由：

• 防止接連不斷的會議所造成的會議倦怠。
• 有時間在會議之後放鬆，同時思索會議內容或做筆記。
• 有時間準備下一場會議。
• 有時間在兩場會議之間完成工作或檢查信件，以免工作愈積愈多。

顯然，在安排會議時，不同的人會有不同的偏好。上述理由絕對可以理解，但我真的認為將會議集中在同一個時段，中間安插短暫的休息時間，就足以緩解這幾點。儘管如此，雖然我因為科學文獻而推崇集中式的會議，但是如果有人覺得不適合自己，那也無妨。

無論你偏好哪一種方式，至少要考慮把會議安排在自然間斷時間（如午餐時間），以便減少任務轉換的情形。這是因為，我們的認知能力無法做到立刻轉換任務和重新專注，這些都需要花費時間和心力。

（本文摘自《高成效一對一會議寶典》，天下雜誌出版）

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