明明有做計畫，逼近期限就手忙腳亂？高效工作者都懂的「工作三階段」
D 主任是凡事都要事先規劃好才安心的類型。每天早上按照時段決定好該做的業務後，才正式開始工作。看著這樣的 D，同事們總說：「他是認真喜歡計劃。」
遺憾的是，收獲的成果與計劃的投入程度老是不成正比。D 主任的口頭禪是：
「我以為可以全部做完的⋯⋯」
「差不多快做好了⋯⋯能不能麻煩再給我一點時間？」
隨著截止時間逼近，必須趕快處理的業務開始堆積如山。明明每天都按照優先順序整理、安排妥當，真的不明白一到期限就手忙腳亂的原因為何。於是，D 主任向自己一直視為職涯導師的 L 經理尋求建議。D 尤其好奇 L 經理每天都得與各部門職員開會，同時又能準時處理好業務的祕訣。
工作要劃分成三階段
L 經理先是瀏覽了 D 主任的待辦清單與行事曆，隨後便拿出自己的行事曆給 D 主任看，並要他指出兩者間的差異。
L 經理的行事曆上，每項業務間是有空檔的。不過，每個空檔的時間長度不一樣。此外，也能在行事曆上見到「移動」、「出發」等詞。L 經理向完全看不懂規劃標準、差異何在的 D 主任，解釋了關於工作三階段的概念。
根據他的說法，所有工作的執行都必須歷經三個階段：
第一階段：透過準備過程暖身的時間。 這是掌握業務性質、構思處理方法與研究資料的階段。如同運動前需要暖身一樣，工作時也需要這樣的準備功夫。
第二階段：執行過程。 這是根據第一階段整理出來的結果，正式投入工作的階段。此時，可以進行多方面的嘗試，像是修改資料的視覺效果、書面資料整體樣式等，亦可於過程中與組員、上司交流，藉以檢查工作方向。
第三階段：收尾。 配合約定的時間，進行收尾的過程。這是為了確認工作成果，與起初預期的目標是否吻合的最後檢查階段。
聽完上述的說明後，會不會有些懷疑，自己一直以來在執行工作時，是否遵循這三個階段呢？請放心，多數人在工作時都會無意識、自然地經歷這三個階段。問題在於，擬定計劃時卻忘了將三個階段列入考量。
那些說自己在工作時老是像被時間追著跑、無論計劃了多少都覺得時間不夠用的人，大部分都是有個傾向 — 只顧第二階段，也就是只想到正式開始業務的部分。D 主任也是如此。刪除了工作的第一與第三階段，僅將第二階段的所需時間列入考量的計劃，免不了陷入老是手忙腳亂的漩渦。
不要忘記「過渡時間」
根據工作三階段的概念，在正式投入業務（第二階段）前的準備時間（第一階段），以及替工作收尾並轉換至其他業務前的時間（第三階段），是不可或缺的；意即 「過渡時間」。
所謂「過渡時間」，指的是從現在轉換、改變至另一種狀態時需要的時間。舉例來說，試著想像一下需要開始執行新業務的情況。首先，必須藉由學習取得新知識，接著實際應用在適當的環境，並將其內化成完全屬於自己的東西後輸出。這時，改變需要的時間就是過渡時間。
如果是需要外出的行程，移動前往約定地點的時間也屬於過渡時間；如果是會議相關的行程，過渡時間即包含會後重新回顧與熟悉會議內容，藉此掌握下一步該做些什麼的過程。
懂得從規劃工作開始，就將過渡時間列入考量的人，非但能夠創造出色的成果，也經常得到「辦事速度很快」的讚賞 — 因為這些人勢必可以在約定的截止時間前，不慌不忙地完成工作。
這與提前十天完成的方法相當類似。原因在於，將準備階段與最終檢查時間一併列入考量，並且從容完成工作的原理是一樣的。提前完成工作後，預留修訂、改善，以及提高完整度的過程，亦屬於工作三階段的過渡時間。
高效工作者在完成一件工作時，就是像這樣連過渡時間都能考慮到。如果能與此同時善用提前十天完成的具體實踐方法，「設定自己獨有的期限」，即可更加俐落、完美地完成工作。
永遠比「正式的截止時間」要早
單純地考量過渡時間，並不代表就能在截止前完成工作。為了確保能提前完成並預留充分的檢查時間，需要另外設定包含過渡時間在內的非正式截止時間。換言之，即是 在正式的截止時間外，設定自己獨有的期限（deadline）。
雖然確切設計時間的方式會依照業務性質、截止時間的長短而有所不同，但建議將目標設定在提前最少兩至三天、最多一個月完成。雖說通常是要求在截止時間交出最終版本，但偶爾也會遇到，必須在此之前先交出意見回饋與修訂的情況。
如果期望在最終期限交出成品，為工作畫下句點，請自行在至少一天前繳交。其間，若能得到意見回饋，也可以再次檢討、改善，藉以提高完整度。假設不需要進一步修改，即等於多節省了些時間。
假設截止時間是六個月後的話，請將目標訂在五個月內完成。多餘的一個月，是完善成品的時間。萬一面臨突發狀況，導致比非正式期限更晚完成時，也會因為擁有寬裕的時間，而減輕情緒上的焦急。假設是必須在三天後繳交的書面資料，請將目標訂在最多兩天前，最少一天前完成。只要在最後的第三天進行最終檢查後，即可繳交。
所有工作都有期限，所以必須在期限內完成才行。為此，請在正式截止時間外，設定自己獨有的期限。同時，務必記住將過渡時間納入執行工作的每個階段。
工作該重視的不是只有目的地，逐步邁向目標的過程也很重要。過渡時間會因人、因狀況而異，因此請在制訂計劃時，審慎考量本人預期的所需時間。
將過渡時間列入考量的時間軸設計
假設在二樓工作的各位，收到下午三點必須前往同棟大樓五樓進行企劃進度報告會議。在規劃今天的工作日程時，該如何安排過渡時間呢？
預計前往會議地點的移動時間為五分鐘，因此，以於會議開始前五分鐘抵達現場作為規劃目標。研究會議資料的時間，可以根據準備狀態調整。
不過，這可不是該被省略的部分。換言之，計算第二階段的工作時間時，前後至少需要預留十分鐘，並且要將這點也一併列入行事曆。
倘若是在省略過渡時間的情況下調整日程，自然就只會聚焦於「會面時間」、「截止期限」。如此一來，很容易就會發生時間不夠用的情況，甚至導致自己成為無法遵守約定的人。
如果不想被貼上「失信」的標籤，務必在規劃行程時，多留意工作不同階段的過程與過渡時間。
（本文出自《哈佛日曆快十天》，幸福文化）
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