討厭同樣動作一再重複？善用「自動化」工具，讓你工作事半功倍

如果你必須重複同一個動作一次以上，那就別再浪費精力了，把它自動化吧！只要用對工具，透過自動化來提升工作效率其實超簡單：

密碼老是忘記？用 1Password、Dashlane 自動填入

我們都曾有過無數次這樣的經驗：花十分鐘填寫個人詳細資料，結果網站當機了、試了 5 個不同的密碼之後，終於決定點選「忘記密碼」、被迫得翻找出信用卡，只為了買個東西等等。線上表單真是網頁的災害。

不過，你可以找到一些很棒的數位工具，會在線上自動填入你的詳細資料（除了提升安全性之外）。

以記下使用者名稱和密碼而言，1Password 很好用。假如你要找的是比較全面性、會幫你填入詳細資料的工具，Dashlane 是我們訪談的創業家們最常推薦的工具。而且，這些工具也可以在智慧型手機上使用。

用這些工具，你唯一必須記得的就是你的主要密碼，也就是你網路上所有帳號的通關密碼。

設定自動篩選、回覆與刪除電子郵件！email 溝通更省力

你收到的電子郵件包含了豐富的資訊，如：收件者、信件主旨、日期等等，這些資訊，都能用來自動產生回覆，進一步讓你的生活輕鬆一些。

Gmail 和 Outlook 讓你可以設定許多自動篩選條件。以下，我們舉幾個你能如何使用的例子：

• 用紅色標籤凸顯你的老闆和 5 個重要客戶寄給你的電子郵件。 如此，你就可以在所有郵件中區分出最重要的郵件。
• 自動回覆特定的電子郵件。 例如，如果你常常收到詢問是否有實習工作機會的電子郵件，而你無法提供工作機會，你可以設定篩選條件，所有從外部電子郵件信箱寄出、信件主旨包含「實習工作」字眼的電子郵件，都會收到客氣回絕的自動回覆。這個功能在 Gmail 設定底下的「罐裝回應」（canned responses）可以找到；或者，在 Outlook 裡設定郵件規則時，選擇「用郵件範本回覆」（Reply with a template）。
• 自動刪除或封存不必要的特定電子郵件種類。 例如：出席確認，信件主旨寫著「接受邀請」的電子郵件。你只需要知道拒絕邀請的郵件，確認會出席的郵件就不用特別處理了。

補充密技：用 Mixmax 發揮 Gmail 最大潛能

Mixmax 可以完全發揮 Gmail 的潛能，我們訪談的許多創業家，甚至稱之為顛覆遊戲規則的工具。以下是它的一些主要功能：

1.稍後寄出（Send Later）

你可以設定 Mixmax 在你選定的特定日期和時間寄出電子郵件。例如，在今天快過完，而你不想惹惱同事的情況下。

2.設定通知（Set Reminders）

假如你寄出電子郵件後，沒有在指定的天數內收到回覆，Mixmax 可以傳送通知給你，讓你沒有負擔，不必靠自己記得要追蹤後續情況。

3.分享自己有空的時段（Share Availability）

只要點一下滑鼠，你就可以讓其他人看到你行程表裡任何有空的時段，在彼此的日曆上創建邀請。碰到要安排和對方開會、避免無意義的電子郵件往來的狀況時，這個功能就是相當寶貴的資源。

4.追蹤（Tracking）

Mixmax 讓你得知，你寄出的電子郵件對方有沒有讀、什麼時候讀取。如果你想確認是否要聯繫對方追蹤後續狀況時，或者純粹出於好奇，這個功能十分有用。

5.順序排程（Sequences）

Mixmax 讓你可以同一時間大量寄送電子郵件給數百位聯絡人，若之後他們沒有在設定好的期限內回覆，Mixmax 可以寄出你設定的個人化訊息，替你聯繫、追蹤後續情況。例如，你的個人化訊息可以這樣寫：

「嗨，，我發現你到現在都還沒回覆我的電子郵件，你是不是還需要什麼資料。」

假如你想來個突發奇想， 甚至可以在個人化訊息裡打個「碰！」或「嗶！」就好。對方會覺得這有點出乎意料，說不定還會提高回覆率呢。

基本上，你點了「傳送」之後，就可以放輕鬆讓 Mixmax 接手。Mixmax 的免費版本，可以讓你每個月使用大約 10 次，對於剛剛接觸的人就足夠了。免費版裡唯一沒有包含的是信件合併（mail merge）的功能，如果你想用這種功能，你可以用 Yet Another Mail Merge 這個工具，雖然它的功能沒那麼多，不過，還是一個很實惠的替代方案。

日常流程太繁瑣？交給 Zapier、Integromat 處理

日常生活裡，很多我們用到的流程，都是根據「如果這樣這樣，那就這樣這樣」的條件式陳述（如果 X 發生了，那就執行 Y）。舉例來說，如果你收到的電子郵件，是供應商每個月寄來的發票，你需要先回信確認你收到了這份發票，接著把它歸檔到 Dropbox 裡。我們可以輕易地自動化處理這種枯燥又重複的動作，以節省時間和精力。我們訪談的其中一位創業家，就成功地將 50 個以上的日常程序，變成自動化處理。

自動化工具之王就是 Zapier；這個工具可以和超過 1,000 個以上的應用程式連結，包含 Gmail、Google 試算表、Outlook、Expensify、Dropbox 和臉書，自動化你的工作，提升生產力。拿供應商的發票當例子，你可以用 Zapier，把從供應商寄出、內含發票的電子郵件設為觸發點，再把回覆信件同時將發票歸檔到 Dropbox，設為產生動作。你可以使用 Zapier 探索數千種可能組合，例如：在日曆中自動先安排搭機前兩個小時和降落後兩個小時，因為這些算往返時間。

和 Zapier 雷同的另一個選擇是 Integromat，它有一個比較視覺化的「拖放」（drag and drop）界面，有些人覺得，比起 Zapier，它更加完整且功能更為強大。

刪除資料、歸檔都不用自己來！靠 Hazel、DropIt 整理電腦

另一個我們要推薦的工具是 Hazel，目前只有蘋果電腦的版本可以用，使用 PC 電腦的人，可以試看看 DropIt。

Hazel 會自動根據你設定的參數，整理你的電腦，而不是連結不同的服務。例如，你的下載資料夾當中，有一個檔案超過了 1G 的大小，而且兩周都沒有開過，Hazel 可以自動刪除它。或者，如果有個檔案內含「發票」這個字，Hazel 可以製作一個複本，重新用日期和時間命名，自動把它歸檔進你的帳目資料夾。

跨硬體也能自動化！IFTTT 能連結你家的咖啡機、冷氣

如果你想更進一步發揮設備與軟體間的連接性，IFTTT（If This Then That，若A 即B）值得一試。這個工具的部分功能和 Zapier 一樣，不過，它還可以讓你連接家用的設備。這就真的有意思了。

假如有一陣子沒下雨，你可以自動替花園澆水；若是冰箱門忘記關，智慧型手機就會收到警訊；等大家都出門了，就關掉暖氣；一進辦公室，手機就切換成靜音模式等等。實質上，你幾乎可以完全自動化你的生活。至於這算是很酷還是很詭異，就見仁見智了。

（本文摘自《最高生產力工作法》，天下雜誌出版）