每天從早忙到晚，卻沒完成什麼？教你「1招時間管理」提升工作效率
你是否覺得時間不夠用？時間管理教練、職場效率專家張姣飛於《擺脫時間貧困》一書中，從時間管理的底層邏輯切入，整理出66個實用的方法與技巧，包括分配時間、目標管理、培養習慣、鍛鍊專注力等，幫助讀者精確掌控自己的一天24小時，讓工作和生活發生翻天覆地的變化。以下為原書摘文：
讓每日時間安排「頭輕腳重」
布盧瑪．蔡加尼克（Bluma Wulfovna Zeigarnik）曾做過一個著名的實驗：將自願參加實驗的受試者分為兩組，分別讓他們完成20項工作。其間，實驗者對其中一組受試者進行干預，使他們無法繼續工作而未能完成任務，而對另一組則讓他們順利完成全部工作。
雖然受試者接受任務時都處於緊張狀態，但順利完成任務者，緊張情緒逐漸消失；而沒有完成任務者，緊張情緒持續存在，並有加劇傾向，他們的思緒被那些沒有完成的工作干擾，心理上的緊張感難解除。
這種現象被稱為「蔡加尼克效應」（Zeigarnik Effect）。簡單地講，蔡加尼克效應就是一個人因為工作或其他事情帶來的壓力，導致心理上過度緊張。想像一下，如果你是一名正在參加一場重要考試的學生，拿到考卷後的第一道題就把你給難住了，那麼你一定會不由自主地開始緊張，或許就會沒有信心能夠寫完考卷。
工作中也是一樣，當需要解決的事情很多時，如果前面的任務完成得比較順利，剩下的任務通常也能很輕鬆地解決；但如果前面的任務遇阻，那麼我們必須集中全部的精神來應對它，後面的任務很可能就會被擱置。
那麼，我們該如何安排自己的日程呢？可以試試讓你的時間安排「頭輕腳重」。在剛開始一天的工作時，人們的注意力往往較難以集中，工作狀態欠佳，此時可以安排一些較為容易、花費時間少、不太需要花腦筋思考的工作，例如處理郵件、列印文件檔案等；然後再安排難度稍大些的工作，比如電訪客戶、制訂銷售計畫等。
待利用前面這些簡單的工作進行「熱身操」之後，這時我們已經完全進入工作狀態，注意力比較集中，屆時再來處理那些有難度且費時的工作，效率自然會更高。使用這種方法進行時間分配時，以下3個重點請務必格外注意。
- 任務較多時，一定要釐清輕重緩急，不能單從完成的難易度和花費時間來衡量。
- 頭輕腳重只是一種相對應的說法，並非是把所有小事都擺前面處理，而把最難的事情擱在最後，畢竟這樣一來，可能等你處理完所有瑣事後，整個人已然筋疲力盡，自是沒有時間和精力做那些較難處理且相對重要的工作。
- 頭輕腳重的時間管理法，比較適用於某些小的時間段，比如每一天當中的上午或下午，或是一周或一月當中的某幾天。我們可以把一個完整的時間段分成幾個小的時間單元，在每個時間單元中採取這種時間管理法，效果肯定會更好。每天記得預留一點彈性時間
讓你在工作和生活中更加遊刃有餘，凡事更順暢。時間是稀缺資源，有人認為讓自己整天都很忙碌，生活才會更顯充實。但人的精力畢竟有限，而情緒更是有起伏的，或許今天可以精實地工作一整天，但若天天如此，身體和心理肯定容易出現問題⋯⋯，也違背進行時間管理的初衷。
我們進行時間管理的目的在於，在有效時間內更加專注和高效地完成更多有意義的事情如果每天的計畫和行程都安排得太滿，超出能夠承受的極限，那麼這樣的時間管理肯定會讓你很不舒服，自然也就很難堅持下去。
我們常說「計畫不如變化，而變化不如主管的一通電話。」本來今天上午要寫完行銷方案，但卻因主管突然來電要你讓處理某個緊急任務或查資料，整個亂了套⋯⋯。等到你把主管交代的事情全部忙完，主管竟又開始詢問行銷方案的事情，害你只能說還差一點，尚未完成！
這時，主管不問緣由地數落你，說道：「年輕人辦事要注意效率啊⋯⋯」，這句話頓時讓你十分無奈和委屈，覺得主管太不近人情，但孰不知問題可能就出在你的時間管理上。
工作中遇到一些意外情況，其實很常見，處理這些事情同樣會佔用你的時間和精力。如果時間安排得太滿，缺乏彈性，很容易導致計畫因意外情況而中斷，屆時若無法如期完成任務，整個人就會感到緊張、焦慮和沮喪。
明智的做法應該是每天預留至少1小時的機動時間，工作時儘量提前完成這些必須完成的任務，這樣即使工作被打斷，也不容易產生焦慮和煩躁情緒。我們雖然很難預料，每天究竟會有哪些計畫之外的事情需要你去做，但如果養成預留一點緩衝時間的習慣，往往就能做到以不變應萬變。
例如今天突然有一位重要的客戶到訪，我們可把預留時間用來接待客戶，也可以用來應對計畫外的部門會議。當天工作完成了，若無其他計畫之外的事情要處理，那麼剩下的一小時也可用來處理一些瑣事，例如檢查郵件、處理一些文書工作、整理自己的辦公桌等等，就算是什麼都不做，好好休息一下，也是好事。
總之，千萬不要把自己的時間安排得過滿，這樣容易產生被時間牽著鼻子走的感覺，總覺得自己每天就是不斷地被時間追著跑，整個人被時間控制了，這樣的人生將變得毫無樂趣。如果懂得給自己每天預留一些自由時光，你在工作和生活中將更加遊刃有餘，一切自然會更順暢。
（本文摘自／擺脫時間貧困：時間管理的66個高效策略／時報出版）
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