「瞎忙型主管」每天都在救火、處理急件！真正有效率的管理者，會優先處理哪些事？

我們根據優先順序管理的概念，將管理者的行動模式分成兩種類型：「L 字型模式」與「Z 字型模式」。

L 字型模式的管理者活在「緊急度」軸上

大多數「總是很忙」的管理者，都是 L 字型模式的管理者。

他們會優先處理第一象限的工作，諸如處理客訴、整理當天必須簽核的文件、參加臨時會議、應付突發狀況、說服突然提出離職的下屬。這些事情既緊急又重要，不得不處理，結果，他們大多數的時間與腦力資源都被這些事情占去，弄得自己分身乏術。

處理完這些事情後，他們會接著處理緊急但不重要的工作（第三象限）。比如應對突如其來的電話、郵件、訪客、突然來商量事情的人，出席例會，參加沒意義的應酬，做一些臨時起意的工作。 最後，他們會處理不緊急也不重要的事情（第四象限）。比如瀏覽社群媒體殺時間、漫無目的地瀏覽影片或特定主題的資訊網站。他們做這些事情並不是為了取得必要的資訊，只是想休息一下或殺時間。

L 字型模式的管理者活在「緊急度」軸上。

他們工作主要著眼在「事後應對」，優先處理不得不處理的緊急事務，或是看起來緊急的事務。不僅如此，當他們按照第一→三→四象限的順序處理完事情，還會產生一種成就感。講難聽一點，就是「覺得自己做了很多事」。

但是，總是優先處理緊急的事情，並無法打造組織的未來。

每個人擁有的時間是平等的，一天都是二十四個小時。一旦因為緊急度軸上的事情而忙不過來，真正該做的第二象限工作，就只能犧牲睡眠時間來處理，或是「根本沒時間處理」。

Z 字型模式的管理者活在「重要度」軸上

另一方面，真正優秀的管理者，會採取 Z 字型模式。

他們處理完緊急且重要的工作後，會接著處理第二象限的工作。例如「招募未來需要的人才」、「為了開發新產品而研究資料」、「編寫工作指南」、「改善辦公室環境」、「擬定未來的業務策略」、「培訓團隊成員」，這些都是放眼未來的布局。

Z字型模式的管理者活在「重要度」軸上。

他們工作主要著眼在「事前預防」，總是在思考現在應該做什麼，對未來才有幫助，也明白自己真正該做的是第二象限的工作。 他們也理解各個象限的工作應該如何處理，並且實踐「第一象限→委任」、「第二象限→擴張」、「第三象限→減少」、「第四象限→捨棄」。

因為他們知道，加強事前預防，就能減少事後補救。 如果要比喻，這就像平常有沒有做好牙齒保健。

假如都不定期檢查，也不好好刷牙，突然牙痛，也不得不趕緊去看牙醫（事後應對）。要是平常就有定期檢查牙齒，就能減少突然牙痛的狀況了（事前預防）。換句話說，平時做好事前預防，即第二象限的工作，就能減少第一象限的事務。

委任能促進團隊成員成長的工作

L 字型模式的管理者，之所以無法轉變為 Z 字型模式，第一個原因，是他們不懂前述的時間管理原則。 第二個原因，則是他們的第一象限工作已經堆積如山，遠遠超乎第二象限。這導致他們總是優先處理第一象限的事務，無暇著手第二象限的工作。

唯一的解決辦法就是「將第一象限的工作委任出去」。

但是要注意，委任工作，不是將團隊成員當成自己的棋子，把自己不想做的工作推給他們。即便委任的是第一象限的工作，管理者也必須了解，委任的目的，在於「提供團隊成員成長的機會」。

（本文摘自《帶人，先讀這本書》，先覺）

延伸閱讀

稻盛和夫獨創的「阿米巴經營」：讓各部門盈虧自負，對公司有什麼好處？
黃仁勳、馬斯克的管理啟發：自己下來管，比找「懂管理」的人還聰明？
加入《經理人》LINE好友，每天學習商管新知