在公司推AI，同事一周就打回原形？他用「3層知識庫」把流程變成按鈕

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你有沒有在公司推過 AI？教同事怎麼下指令、怎麼寫 Prompt，結果一個禮拜後大家又回到老方法。

這期的客座分享者 Wesley，是凱鈿的資深 HR 經理。

他直接幫團隊做一套 HR Agent，例如新人報到流程、出勤管理、HR 規章和表單查詢入口、招募進度平台等，AI 應該引用的知識文件、查詢的 Prompt 等都封裝在網站裡，員工直接點選就可以用。

「即便是軟體公司，也不是所有人都能熟悉 AI。與其教他們寫 Prompt，不如直接做個按鈕。」

Wesley 怎麼一步步把知識拆層級、解構流程？我把他的實戰經驗整理成圖卡給你！

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AI 導入最大的阻力？不該是技術

Wesley 坦言，強迫每個人學寫 Prompt，只會讓一半的人放棄。AI 導入的終點，是讓使用者感受不到 AI 的存在，只看到「一個按鈕，按下去工作就完成了」。

第一層：把檔案變成 AI 的「參照文件」

Wesley 先整理 AI 執行任務時需要「查」的素材：職缺說明書、部門主管清單、表單範本、內部系統網址。他們原始文件就很豐富，只需要把檔案轉成 Markdown 格式。這層文件叫「參照型知識庫」，是 AI 回答問題和執行任務時的資料來源。

第二層：人先跑一遍，再教 AI 建立「動作文件」

光有彈藥還不夠，AI 還需要「動作流程」。Wesley 的方法：自己先照流程執行一遍，把每個步驟的觸發條件、輸入資料、處理邏輯、預期產出都寫清楚，做成「動作型知識庫」（Skill）。他特別提醒：千萬不要把給人看的 SOP 直接丟給 AI，斷點太多。

第三層：RD 建線上圖書館，員工下載就能用

Wesley 的公司由研發團隊建了公司共用的「Skill Library」，把高頻工作（費用申請、出差報告撰寫、合約）統整上架。員工只要把需要的 Skill「下載並安裝」到自己的 AI 工具裡，就能直接套用。流程需要更新時，員工在 AI 裡下指令，RD 確認後才統一更新，版本不會亂。

部門內共用：讓員工感覺不到自己在用 AI

部門需共用的知識與技能，Wesley 直接打包成網站介面，像招募自動化流程就直接做成一個系統，員工在熟悉的畫面上點擊，背後 AI 全自動完成。

知識庫沒建立和維護，直接做系統是災難

很多人想到 Agent 就是直接做個系統給大家用，結果 AI 頻繁出錯，才回頭發現：知識庫沒建好，AI 沒得參照，也不知道該怎麼動。第一層（參照資料）和第二層（動作流程）做扎實了，後續才能推動。

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