甘特圖怎麼畫？用 Excel 製作專案進度表，掌握３重點！
個人、團隊都適用，如何用Excel簡單畫出甘特圖、建立高效習慣？
製作甘特圖的3大重點：
- 列出專案中所有待辦的工作項目。
- 繪製執行專案所需時程。
- 要能清楚掌握專案內所有人的執行進度。
甘特圖源於1910年由亨利‧甘特（Henry Laurence Gantt）提出，在專案管理中是非常好用的時間管理工具。例如日本第一家製作汽車與零件的公司裕隆日產汽車（Nissan Motor），就是在組織內部充分運用甘特圖安排專案的企業。
甘特圖是什麼？
甘特圖基本原理包含：橫軸表示時間、縱軸表示任務項目，中間的長條則是計畫的開始時間與結束時間。
甘特圖有時又被稱作長條圖（Bar chart），但兩者間仍有差異。單純的長條圖並不能顯示每一條任務間的關聯，而甘特圖的特色是判斷多個任務之間預期與實際的進度落差。
透過甘特圖，專案管理者能清楚了解專案內所有任務的先後順序與進行時間，一眼明白何時該進行什麼工作。讓每項任務以最有效率的方式管理，降低執行時的不可預測性。
簡言之，甘特圖對專案管理的意義就在了解「完成這件事要花多少時間？」
如何應用大家耳熟能詳的Excel來繪製專案甘特圖？其實非常簡單！只需要5步驟：
專案甘特圖步驟1：列出待辦項目
步驟1，先在Excel內建立一個表格，在縱軸上列出所有專案待辦任務。
專案甘特圖製作原則：分割任務，決定順序
在確立「縱軸」的同時，需要判定每項工作是屬於「決定性任務」或「依賴性任務」。
「決定性任務」指的是這項工作應該優先完成，接續的工作才能按序實行，否則會導致任務中斷。而「依賴性任務」則是指依賴於決定性任務的工作。
例如，發放網路問卷調查時，必須等問題表列都完成，才能開始發放問卷。所以，擬定題項就是決定性任務，發放問卷就是依賴性任務。
如果發現任務之間有所衝突，需要考量哪個先進行，例如需要一起完成才能繼續執行專案的工作，就可以透過甘特圖，排定優先順序。
專案甘特圖常見誤區：沒有指派人選
專案甘特圖的常見誤區是，PM（Project Manager,專案經理）分割多項任務以後沒有明確指派人選。所有任務都應該要有明確的人力配置，並能在後續繪製的甘特圖上直接標示，一來是能訓練成員培養當責能力，二來也讓 PM能夠隨時找到溝通任務的窗口。
專案甘特圖製作步驟2～4：繪製時程
步驟2，將所有專案待辦任務都依序置於縱軸之後，就可以在橫軸展開欄位填上「開始時間」、「完成時間」、以及「任務天數」，並將「任務天數」設置公式為「完成時間－開始時間＋1」。
步驟3：將資料視覺化
3-1：選擇「開始時間」的區段後插入「堆疊橫條圖」
3-2：在圖表工具中點選「選取資料來源」
3-3：將「水平（類別）座標軸標籤」改為「縱軸」上的任務名稱
3-4：在「座標軸位置」勾選「類別次序反轉」以符合設定的任務順序
步驟4：從排程掌握專案工作進度，完成視覺轉換後，需要將實際工作時程展開
4-1：在圖表工具「選取資料」中選擇「新增」
4-2：在數列值中選擇「任務天數」
4-3：最後，將「開始時間」區段的長條圖改為「無填滿」
4-4：大功告成！
製作原則：計算時程，合理分配
在排定工作時程時，必須具備3項時間概念：「最可能完成任務的時間」（Most likely time）、「悲觀時間」（Pessimistic time）、「樂觀時間」（Optimistic time）。
最可能完成的時間是PM設定該專案的原始達成時間。悲觀時間代表完成一個任務所需的最多時間。樂觀時間是指任務順利完成所需的最少時間。
舉例而言，PM設定發放網路問卷調查預計15天。而根據過往經驗，發放問卷截止日之後，有效問卷未必足夠，就需要延長調查時間，則悲觀時間應為20天。若依照最順利的預期估算時間，10天就能達到預計調查人數，樂觀時間就是10天。
按照任務分配預計時程，就可以繪製甘特圖草圖。若是個人工作，應該優先確認每項工作的時程。而小組作業時，PM必須提醒所有成員牢記任務時間與上下游關係。
常見誤區：以單一項目來評估進度
使用甘特圖安排專案任務時，不能以單一項目的落後來評估整體的進度。因為甘特圖可以同時顯示多個任務要完成的時間，但是無法顯示工作量的輕重緩急。
專案甘特圖製作步驟5：確保所有人清楚進度
步驟5：共享權限，隨時用圖表溝通
有一種適用於個人工作者與PM的技巧，是使用不同的「色塊」強調工作的優先順序。舉個例子，發放網路問卷調查的專案，可用「黃色」表示製作問卷期，「藍色」表示發放問卷期，「紅色」表示研究問卷期，如此一來，不只線條可視化，還能透過顏色加深專案團隊的印象。並且要讓所有參與專案的工作人都能隨時查看甘特圖、掌握進度。
執行原則：廣而告之，必要才調整
當專案甘特圖畫好以後，工作者或PM並不能安心等待專案完成……
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