待辦清單（To Do List）怎麼做才能事半功倍？高效工作必備APP推薦

從億萬富翁凱文·奧利里（Kevin O’Leary），到Meta（原Facebook）前首席營運長雪莉·桑德伯格（Sheryl Sandberg），都靠To-Do List（待辦清單）攀上生涯巔峰。你也可以讓待辦清單成為你成功的踏腳石。

為何要寫To-Do List？
為什麼要寫下To-Do List？ 它對高效工作者的存在意義及重要性是什麼？

原因很簡單，因為──人非萬能。

曾入圍英國新聞獎最佳科學記者獎的作家海倫·湯姆森（Helen Thomson）在《難以想像：探秘世界最離奇的大腦》一書中指出，人類的短期記憶非常有限，最多只能記得7件事，維持時間僅15～30秒。

所以寫下To-Do List，就好比在大腦擴充無形的記憶體，讓你在同時處理多項事情之餘，仍能掌握箇中細節，並且可以清楚列好優先次序，讓工作更有效率。

像Meta前營運長Sandberg，就時常帶著一本螺旋裝訂筆記本，用來時刻提醒自己的工作安排。她每天早上會空出時間，將繁瑣的工作項目、行程寫下，定時掌握每項工作進度，並在完成後給自己一份獎勵，以提升動力。

每當完成一項待辦事項，她便會將它從To-Do List上劃掉，若完成一頁的工作事項，她會撕下該頁並開啟下一頁的任務。

全球首屈一指的學習軟件公司 SoftKey創辦人、擁有4 億美元身價的知名企業家凱文·奧利里（Kevin O’Leary）也透露，他總是根據To-Do List開始一天的工作。

O'Leary在上床睡覺前，會寫下隔天早上預計完成的三項工作，無關乎事情的大小，即使只是寄郵件、打電話或整理通訊錄，他也會清楚列下，並在第二天確實付諸實行。他曾表示，正是因為這些高效習慣，幫助他致富。

由此可見，To-Do List並非成功人士所獨有，反倒是成功人士因為使用此管理工具，而達到事半功倍。一般工作者加以使用，也有機會讓職涯跨步成長。

寫下To-Do List，從何處著手？
To-Do List並沒有既定格式，主要是按每個人的習慣及需求而定，但大致上皆會涵蓋4個重點：時間、待辦工作內容、完成度、備註事項。

曾獲《富比世》（Forbes）雜誌選為全美前5大高階經理人教練的管理大師大衛‧艾倫（David Allen），針對如何擬訂To-Do List來管理工作成效，提出一套GTD（Getting Things Done ）理論。

GTD，指的是「儘管去做」，意指若訂下一個目標，就要將所有的條件，例如時限、預算、資訊、任務等記錄下來，並且進一步將思考化成下一步行動（Next actions）。

根據Allen的理論，在擬訂To-Do List時，不該在目標欄位只粗略地寫下「召開專案會議」，而要細分成工作子項目後，再謄上待辦事項。因此列出的目標將會是「寄給部門同仁會議通知」、「列下討論議程」…。

此外，Allen建議，最好依據不同的工作環境羅列待辦內容。如此一來，在執行過程中，就不會因為切換環境、或轉換心情而浪費時間。而處理一項工作若花費不到2分鐘，應立即完成；如果可以委派，請將任務分配給其他人。

舉例來說，若你是社群工作者，可以將必須依靠電腦及網路環境才能完成的工作先列出，在同一時段一起執行，例如回覆Meta粉絲專頁私訊、與Instagram粉絲互動、收信及回覆電子郵件等。這些待辦事項的共通性在於都屬於「回覆型」的任務，集中處理將有助於大腦運作較不費力。

不過，一旦待辦事項具時效性，就必須改以優先次序為主，這時可以參考「艾森豪矩陣」（Eisenhower Decison Matrix)，快速決定事件的輕重緩急。

艾森豪矩陣是由第二次世界大戰時的五星上將杜懷特·大衛·艾森豪（Dwight David Eisenhower）所提出的快速決策方法，他認為所有任務皆可依照「緊急程度」跟「重要程度」分成四類。

1.緊急且重要：必須先完成的任務。（例如：舉辦成果展、重要合約簽署）

2.不緊急但重要：需為這類任務預留時間。（例如：成本計算、故障排除）

3.緊急但不重要：可尋找wiseman（貴人）或委託人脈協助。（例如：訂會議餐點、訂製合身正裝）

4.不緊急且不重要：有時間再來處理即可，必要時可移除。（例如：將桌上假花換成真花、鋪上紅地毯）

簡言之，在思考待辦清單時，必須同時掌握時效性、以及重要性，而在正式寫下各項任務時，要能拆解成實際可執行的內容，才能確保不會遺漏了某些工作。

擬訂To-Do List，3個NG不要犯
掌握上述要點，並不代表你能靠著待辦清單，使每項任務準確達標。許多人擬訂To-Do List時，仍會因為失誤，無意中因小失大。以下是《Cheers》所整理在擬訂To-Do List 時常見的3個NG點。

NG點1：任務清單太冗長

一天只有24小時，扣除工作之外，還得預留休息及吃飯的時間，若過於貪心想事事都做，恐怕最後樣樣做不成，因此任務清單最好每天不超過10項。

NG點2：沒有設定截止日

工作效率往往伴隨著適度的壓力，若所有的任務皆未設下截止日期，可能導致錯把享樂列為優先，導致工作被無限拖延，最後造成難以挽救的局面。

NG點3：未設適當的獎勵機制

切記，人不是機器，大腦的運作是需要給予回饋的；當你在設下困難的目標時，若有適當的獎勵，不僅做得更有動力，更有機會讓成果加速推進。

善用App工具，完成To-Do List更輕鬆
電腦玩物站長Esor Huang指出，談到任務清單管理工具，他推薦工作者可以參考在全球已有逾1,500萬用戶的「Any.Do」，這款APP不僅支援電腦、網頁版、iOS、Android等不同裝置，且操作簡單、容易上手。

打開「Any.Do」頁面，使用者可依個人需求開出不同的待辦清單，在安排任務時，可以依照內容的緊急與重要性來區分。最特別的是，針對拖延症嚴重的使用者，App還內建「管家」功能，適時提醒你的重要計畫，幫助你徹底落實「今日事、今日畢」。

另一款也是Esor推薦的App是「Remember The Milk」，在這款App中，使用者可以清楚看見自己「今天」、「明天」和「逾期」的待辦清單，有利於隨時調整工作的節奏與進度。

此外，App還能用顏色標註待辦事項的優先次序，讓落後的目標一目了然。使用者也可以輸入執行地點、任務被延期的次數等細節，使得這款App不只是提醒工具，也可當作執行筆記，讓你在每次完成任務後有機會反思改進。

撰寫To-Do List看似只是一個小動作，卻能將眾多龐雜的任務目標具體落實，化為一項項清楚的工作，在寫下來的同時，任務的執行細節也變得更清晰，透過減輕你的記憶負擔，讓更多心力專注在達成目標。

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