你是管理者，還是資深執行者？主管的工作有 3 種，很多人卻只做好第一種
前陣子，我和一位剛當上主管的資深同事聊到工作分派與管理。聊著聊著，我突然想到，很多人剛升上主管時，最不習慣的，其實不是工作變多，而是看待工作的方式必須改變。
以前當員工時，我們很習慣將「把事情做好」當成最重要的責任。主管交代什麼，我就完成什麼。今天有什麼工作，我就處理什麼。任務來了，我盡量把它做完、做好、做得漂亮。
這當然很重要。一個人如果沒有把事情做好的能力，也很難成為主管。但問題是， 當你成為主管之後，如果還是停留在「我把事情做好」這個層次，其實很容易變成一個比較資深、比較忙、比較會救火的執行者，而不是真正的管理者。
我通常會把工作內容分成三種。
第一種，是日常基本及例行工作。
也就是你一進公司、坐到位子上，不需要主管每天提醒，就知道自己應該主動完成的事情。例如：固定流程、報表、進度追蹤、日常回覆、例行維護，或是每週、每月都必須穩定完成出版編輯的工作。
這些工作是組織每天能正常運作的基礎。
如果第一種工作沒有被穩定做好，整個團隊就會一直處在補洞、追進度、處理基本錯誤的狀態。
第二種，是固定或非固定的年度專案任務。
這類工作通常是為了產生更高的成果，可能是增加新的收入來源，也可能是優化流程、改善產出，或是年度的特殊性重點規劃。
例如：開發新產品、調整銷售頁、規劃年度活動、推出新的內容服務，或主題式的專案規劃、年度重要暢品新系列設計。
這類工作，通常也是主管最需要投入心力的地方。因為專案任務不是把事情做完就好，而是要能把目標拆成方法，把方法拆成步驟，把步驟拆成可以被執行、被追蹤、被檢查的節點。
第三種，則是延伸或開創新型態業務模式的可能，也可能是為了預防未來改變所做的準備。
這一種工作，短時間內不一定會立刻看到成果，也不一定馬上被要求交出績效，可是它對主管來說非常重要。
因為主管不能只看今天。
而是要開始思考：如果現在的模式有一天不再有效，我們還有什麼選項？如果市場改變了，我們可以往哪裡移動？如果原本的收入來源開始下降，我們有沒有提早準備新的能力？
說穿了，這三種工作，其實就是三個時間軸。
- 第一種，是現在正在做的事。
- 第二種，是年度重要項目。
- 第三種，是未來設計的策略。
而當上主管之後，真正要調整的地方，也正在這裡。
以前，你可能是以第一種工作為主，第二種工作為輔。先把例行工作做好，再去支援專案任務，這是很正常的員工角色。可是當你成為主管之後，如果還是把大部分時間放在第一種工作上，就會慢慢出現一個問題：
你看起來很忙，也很負責，但團隊真正需要你推動的事情，反而沒有時間往前走。
所以主管第一個要練習的，不是把事情做得更多，而是要開始有意識地，把原本放在自己身上的第一種工作分出去。
這件事其實不容易。因為很多主管剛開始會覺得，自己做比較快、自己做比較準、自己做比較安心。但如果所有例行工作都還卡在自己身上，你就永遠沒有空間時間去處理第二種、第三種工作。你會一直在回覆、追進度、修細節、補漏洞，看起來每天都在解決問題，但其實只是讓自己留在原本最熟悉的執行位置。
成為主管後，第一種工作的責任並沒有消失，而是形式改變了。你不是不管例行工作，而是要把它變成可以被分派、被追蹤、被檢查、被穩定執行的系統：誰負責？什麼時間完成？標準是什麼？如果出錯，要怎麼回報與修正？
這些都要被整理清楚。因為主管不是把事情丟出去就好，而是要讓工作離開自己之後，仍然能夠按照進度完成目標。
當第一種工作慢慢從你身上分出去，你才會開始有時間空間，把第二種工作的比例拉高。
第二種工作，應該逐漸成為主管的主要工作。
因為主管不能只維持日常運作，還必須推動組織往前走。例如：改善流程、提高效率、開發新產品、調整服務模式、規劃活動、推動新的內容或業務專案，這些事情不會因為日常工作很忙，就自動發生。
它需要有人把目標拆出來，把方法想清楚，把資源安排好，也要在過程中不斷檢查與修正。
而第三種工作，雖然不一定每天都看得到成果，卻是主管必須慢慢養成的思考習慣。你要開始問自己：
- 現在的做法，三年後還有效嗎？
- 現在的收入來源，未來會不會變弱？
- 現在團隊的能力，能不能面對下一階段的變化？
這些問題，不一定今天就有答案。
但主管如果完全不想，就會等到變化真的發生時，才發現自己只能被動應付。
所以，主管的工作比例必須重新調整。
- 第一種工作，要從「我親自完成」慢慢變成「 我管理它被完成 」。
- 第二種工作，要從「我有空再做」變成「 我主要推動 」。
- 第三種工作，要從「以後再想」變成「 我心裡一直保留的策略意識 」。
這就是角色與責任的轉換。
你不再只是那個把事情做完的人，而是要成為讓事情被正確安排、被持續推進、被有效完成的人。
我發現主管最大的挑戰，不是事情變多，而是你必須願意離開自己最熟悉的位置。
當你開始這樣想，主管的意識才會慢慢形成。
（本文授權轉載自城邦文化第一事業群總經理黃淑貞Facebook）
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