取消誤傳信件、追蹤已讀７個隱藏版Gmail功能，你都會用嗎？

Gmail是現代職場生活中不可或缺的工具之一，不管是跨部門溝通還是與客戶聯絡，都常常使用它。不過，你真的了解Gmail嗎？除了基礎的寄信、收信之外，它還有不少隱藏版的實用功能，例如收回誤傳信件，以及查看信件是否被開啟等。

搞懂這些隱藏小功能，勢必能減少工作上不必要的麻煩、增進辦事效率。《HOW WOW》、《Huffington Post》網站整理有關Gmail的隱藏實用功能如下：

1. 取消誤傳信件

寄送電子郵件最尷尬的事，莫過於傳錯對象，或在信件未完成時不慎送出。不過，在Gmail，這是可以補救的！

首先，點選Gmail頁面右上角的齒輪按鈕，選擇「設定」，接著在「一般設定」中，將「取消傳送」功能開啟。未來只要在寄送成功通知出現時，點選「復原」按鈕，就可將寄出的信件收回。

不過，要注意的是，取消功能只限於信件發出後的30秒執行，意即若你太晚發現，錯誤就難以挽回。

2. 追蹤郵件是否被讀取

Facebook Messenger、LINE都會顯示對方是否「已讀」，那麼，可以得知寄出的信件有沒有被讀取嗎？答案是肯定的！

透過加裝瀏覽器擴充外掛「Sidekick」，不只可以追蹤信件有無被查看，還能確實得知收件人閱讀時間及次數。當然，收件人也不會知道你有加裝此功能。

3. 運用「.」及「+」製造分身帳號

由於Gmail不認定ID內「.」及「+」後方的內容，使用者可以透過這兩個原則，創建無數的分身帳號。若信箱帳號為abcd123，但寄信至a.bcd123@gamil、ab.c.d123@gmail或abcd123+1、abcd123+1234567，同樣會進到原本的信箱中。

或許有人會問，創造分身帳號的用途為何？事實上，這招非常適合拿來管理跨區或多用途的帳號，例如申請美國帳號時，可於後方加上+us；申請日本帳號時，在後方加上+jp，而專門處理yahoo拍賣的，就加上+yahoo。不僅利於辨別，一旦被傳送惡意郵件時，也能立即得知是哪個對口散布。

4. 沒網路也能處理郵件

Gmail是職場生活不可或缺工具之一，老闆交辦事項、客戶聯絡資料都存儲其中，不過，若網路訊號不穩該如何是好？

為了預防在緊要關頭打不開Gmail，建議事先安裝「Gmail離線應用程式」，就可在離線狀態下讀取、回覆及搜尋Gmail信件。恢復連線後，離線期間所撰寫的郵件會寄出，而封存、加上標籤或刪除的郵件也會移至正確位置。

5. 延遲收信時間

是否常被不斷湧入的新信，打亂原本的工作節奏？事情忙到一半，卻還是忍不住點開信件，處理一些瑣碎的溝通項目。

「固定收信時間」非常重要，可以讓例行事務更順暢進行，提升工作效率。在瀏覽器安裝「Boomerang for Gmail 」擴充套件，可以暫停收信功能，並統一設定接收時間。

6. 設定「罐頭訊息」

每天總有回不完的信，但明明許多封都可以用制式的內容解決？點選Gmail頁面右上角的齒輪，在設定裡找到「研究室」頁籤，接著再啟用罐頭回應功能即可。

7. 郵件委派功能

若平日公事繁忙，沒時間處理信件時怎麼辦？點選「設定」中的「帳戶和匯入」或「帳戶」頁面，再從「授權以下使用者存取我的帳戶」選項中新增代理人帳戶，就可自己的 Gmail 帳戶存取權授予對方。

委派代表可代替你閱讀、傳送及刪除郵件，個人帳戶最多可以新增 10 位委派代表，公司、學校或其他機構專屬的 Gmail 帳戶，最多可以新增 25 位委派代表。

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※本文原刊載於《Cheers快樂工作人》，未經授權，禁止轉載。

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