【十分鐘開完一場會】LINE 前 CEO 的「聰明工作法」：有效防止會議拖長的訣竅
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公司行事曆打開總是滿滿的會議邀請？好不容易開完所有會議，也沒有時間處理自己的工作了，要怎麽跳出這樣的開會輪迴呢？LINE 前 CEO 建議，只要專注達成「會議的目的」，十分鐘就能開完一場會議。
文 / 森川亮，譯者 / 邱香凝
實在太多人以為開完會就等於完成一樣工作了。
尤其是大企業，公司內部總有協調不完的事，因此很多人光是開幾個會就過完一整天了。有些自己手頭也有業務需要執行的主管，常常因此沒有時間做自己的工作，為此傷透腦筋。我自己還是個上班族時，也常被無謂的會議奪走許多時間。
可是，「會議」充其量只是為了達成目標的方法之一，並非目標本身。開完會後必須產出成果，才能稱得上是「工作」。
從公司走道上窺看會議室內，經常可見一群人穿著看似高級的西裝，時而露出嚴肅表情，提出各種意見，時而在白板上寫滿什麼，看起來好像會產出很厲害的東西似的。
然而，實情卻是，在會議室內你一言，我一語的爭論，有時根本討論不出個結果，從頭到尾只是彼此推卸責任或爭搶功勞，這種內部政治攻防可說時有所聞。最糟糕的是，大家還以為這樣就算在「工作」。
不用說，那完全稱不上是工作。
會議的目的在於「整合意見，提出結論」。只要能專注達成這件事，十分鐘開完一個會也不是不可能的事。
如何在十分鐘內結束會議
從結論來說，要在十分鐘內結束會議很簡單。只要在開會前，事先將議題告知眾人，請大家針對議題思考，會議上只需當場提出各自思考過的意見，進行少數服從多數的表決，差不多十分鐘就能結束會議了，是不是很簡單？
以下是讓會議早點結束應該特別注意的事項。
1. 以「十分鐘開完一個會」為前提思考
許多人都有既定概念，認為「會議時間應該以一小時為單位」。但是，這樣只會往這一小時的「盒子」裡塞入各種議題，陷入只要任何一個議題有所進展就好的感覺。不只如此，還很容易帶入各種不必在開會時分享的話題，或是遇上某個會議成員特別愛講話，一個人就能唱三十分鐘的獨腳戲，浪費許多時間。但不管怎麼說，開會還是應該以產出成果為前提。
2. 該產出什麼，會議前就要讓所有與會者知道
到了開會的階段，與會者都要對「什麼是這場會議上非達到不可的目標」事先有所共識，讓參加會議的人都將思考聚焦在這點上才行。所以在會議前，我一定會事先將應該產出的「會議目標」寄給所有與會者。
3. 必須做出某種決定時，會議前就要將所有選項寄出
開會有一個相當重要的關鍵，就是透過自由討論決定什麼，是一件很花時間的事。就像一個沒有菜單的餐廳和一個只有三種料理可選的餐廳，當然是到只有三種料理的餐廳能更快決定要吃什麼。
我若主辦會議，一定會事前將「選項」準備好，並且用郵件方式通知與會者，如此一來，開會時只需要當場表決，再加上一點討論時間即可做出結論。
若主辦會議的是別人，而我需要在會議上提案時，我也會刻意採用提供選項的方式提案，不會只是提出單一結論，舉例來說，我會加上「有把握的話就採用A做法，沒把握的話就採用B做法」的說明，像這樣準備至少三種不同強度的選項，再請與會者從中做出決定。
如果有我自己最想執行的方案，我會把它放在三個選項的「中間」，將另外兩個選項設定得比較極端，這麼一來，就能引導與會者產生「選擇中間選項比較好」的感覺，進而選擇我想要的方案。要特別提醒，這時絕對不能準備四個選項，否則，與會者一旦對中間兩個選項猶豫不決，會議就無法按照你想要的走向進行了。
4. 事先腦力激盪，別等開會時才當場想點子
若舉行的是各自提案、腦力激盪的會議，務必要大家事前先思考點子。
只要先把題目出好，與會者無論在電車中或吃飯時都能思考，開會時再將此時思考得出的提案帶到會議上。這樣絕對比等到開會時才當場開始想效果更好。而當每個人都提出點子後，就要盡快統整選項，從中做出選擇，決定結論。
如果與會者屬於工作資歷較淺的新手，我多半會請大家事先將想好的點子提出，開會時印出來貼在白板上，這樣通常比較容易做出選擇。除了可以一次將眾人的意見收集齊全外，也比較不會被其他人的意見左右。
5. 一定要做出結論
再強調一次，做所有工作都需要有「產出」，如果沒有產出，就稱不上「工作」。舉例來說，如果在會議上針對兩個選項展開熱烈討論，最後卻說「因為沒時間了，下週再開一次會決定」，就是浪費時間。最有效的做法是從每個人提出的做法中，好好找出有疑慮的部分，做出「下次開會前，請○○提出該項做法可行的數據」，或是「這不是第一線工作人員能判斷的事，暫時先報告上級，等候裁示」等暫定結論，至少必須採取一種讓工作能繼續推進的行動。
那種連答案都給不出來，只會說「這提案不好，其他不用說了」這種自以為評論家的人，在職場上並無任何實質用處。
有效防止會議拖長的訣竅
1. 一場會議只訂定一個目標
我們常賦予一場會議太多任務。不僅想讓加入同一個計畫小組的人在會議上見面認識，又想分享情報、提案，甚至決定某些事項，如此一來，必定會造成與會者「目標意識」不明，產出不了好成果。
2. 若有複數事項要決定，就一個一個來
非得決定好幾件事不可時，通常只要推動其中一件事，就會造成另一件事得跟著調整。比方說，想改變產品搭載的機能，就得跟著討論銷售價格如何調整，這是無法避免的現象。可是，這麼一來，就容易使會議陷入沒完沒了的討論，因此會議一定要從重要性高的事情開始，一件一件來確定，才會有效率。
這麼做多少有些強硬，但就經驗而言，這是能最快得出結論的方式，就算無法在會議時間內做出所有決定，至少能確定一部分議題，精簡下次會議的議題。
3. 千萬不要以「全體贊成」為目標
沒有什麼比說服反對者接受提案更浪費時間的事了。開會的目的不是為了吵架或壓制對方，同樣地，會議也不是用來培養感情或是交朋友。對組織來說，開會最重要的目的就只是篩出最適當的做法，本來就不應該帶入自己的情感。
有些會議真的有必要開嗎？
如同前面所說的，會議的目的就是為了產出成果。因此，若從產出成果倒推回來思考，就會發現：很多會其實根本不用開。
如果會議的目的只是分享資訊情報，用電子郵件傳送其實就夠了，如果是想交流組員情感，舉辦組員聚餐更能達到目的。工作本來就應該根據不同目的，用不同溝通方式，不一定非得用「開會」這個方法不可。
舉例來說，我們公司就很少開例會。我們舉行例會的前提是，「討論事項必須與重大決策相關」，比方說，上架影片內容的編制會議、有關投資的決策會議等等，基本上，都是決定公司重大事項，議題都是與經營方向有關。
第一線運作的問題，通常不用開會討論，因為這類問題部屬會在問題產生的當下就互相溝通協調，當場解決。我們公司內部也很鼓勵採用這種解決方式。我自己也常用LINE 和第一線負責人保持一定頻率的聯絡，確認進度，以做到「有問題及早發現，提早解決」，不用開一般公司常見的「徒有形式，名存實亡的例會」。
有些公司可能常開「只用來聽取進度」的會議，其實掌握進度只要在雲端共享情報，真的完全不需要開這種會。當然，難免會有臨時需要召開會議的時候，這時，就要盡量留意前面提到的幾項重點，簡短快速地完成會議。
如何改變公司的「會議文化」
想在公司推動這樣的開會方式時，我相信很可能會遭遇阻力。因為有些掌握會議決定權的人就是喜歡長篇大論，很難開口要求對方發言簡單扼要，這種人甚至會意氣用事地表示：「難道你不想聽我說話嗎？」
如果你是握有會議主導權的人，就該盡量大力推動以十分鐘為單位的會議，讓大家能意識到盡量減少會議總量是好事。對於平常會議數量很多的人，光是這麼做，一天就能多出好幾個小時。和公司外部的人開會時，若也秉持一樣的原則進行，就能順利縮短更多的時間。
不過，有時還是會碰上相反的狀況。比方說，當會議太快結束時，有些人會說來不及消化太快得出的結論，也有人會表示聽不太懂，很難接受。但這麼一來，就算會議可以在短時間內結束，會後卻又得花時間對這些人說明，反而浪費更多時間。因此，就算麻煩，有時在會議上也必須讓大家感覺到「這是正式會議」（當然，如果只和注重邏輯、講求效率的對象工作，就不會遇到這種問題了）。遇到上述問題時，在會議中多留意，側耳傾聽這些人說的話，也是達到溝通效果的好方法。
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*本文書摘內容出自《10 分鐘完成每件工作》，由 天下文化 授權轉載，並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題。圖片來源：©fauxels via Canva.com。
（責任編輯：陳可錞）