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先處理待辦事項、還是先把瑣事做完?「番茄鐘工作法」要這樣才有效

快時代下,人類的立即注意力比金魚還短,連15分鐘的Youtube影片都嫌長,如何在每天8小時的工作中保持專注?你可以嘗試番茄鐘工作法。

番茄鐘工作法必知的3件事:

1.番茄鐘工作法的核心在於了解自己,起初你要像記帳一樣每天計時,知道自己能撐多久不分心。

2.每次只列3件一定要完成的待辦事項,並排出優先順序,以免因為無法達標而沮喪放棄。

3.事先告知同事、主管與朋友自己的時間安排,能避免專注時間被打斷。

想像此刻你正準備打開電腦撰寫今天要交的活動企畫,只打了兩、三行字,突然想起有封郵件尚未回覆,於是你打開信箱,花了10分鐘擬好回覆寄出;接著隔壁同事轉頭詢問你主導的專案細節,一個小時倏忽即逝。當你終於要回首專注思考企畫內容,主管昨天提到的新任務又在腦中揮之不去,你心中暗忖:「我該現在去問問他嗎?還是先寫完這份企畫書?」

如上述因為分心、無法將工作任務從To-Do List(待辦清單)上移除,拖延、工作效率低落的情況並不少見,CBS新聞指出,工作者平均每11分鐘思緒就會被打斷,每3分鐘就要切換一次工作,短暫的中斷,即使只有幾秒鐘,但根據統計,卻會讓人犯下高達2倍的錯誤。而思緒一旦中斷,平均要花 23 分鐘才能重新開始任務,可見分心的代價之大。

如何從不斷流逝的時間中,找回專注力?

由義大利人弗朗切斯科·西里羅(Francesco Cirillo)在1980 年代末期提出的「番茄工作法」(Pomodoro Technique)是選項之一。

什麼是番茄鐘工作法?
弗朗切斯科·西里羅在一次準備考試時,意外發現廚房裡的番茄鐘計時器能讓他不被外界干擾,由於效果非常好,於是他開始將其系統化,經過無數次修正後,他發現:

工作25分鐘、間歇休息5分鐘,是最能維持高效工作的方式,之後便流傳迄今。

這套工作模式就連被譽為「天才IT大臣」的數位發展部部長唐鳳都在遠距上班時採用。經《Fast Company》專欄作家實測後,更發現自己原本需花費一周40小時才能完成的工作,竟縮短到16.7個小時。

番茄鐘工作法怎麼做?

番茄鐘工作法,不光是設好鬧鐘、開始工作、等待鈴響之後休息如此簡單。任何高效工作術都仰賴有系統性的計畫,番茄鐘工作法也必須遵循以下4個步驟,才更有機會被實踐。

步驟1:明確訂定任務計畫

有一句話說:「要完成一場馬拉松的關鍵,不是你跑的多快、多久,而是你要知道終點在哪裡。」因此,當你想完成數個任務,最基本是要先搞清楚工作的目標,唯有對齊目標,你才能掌握工作的完成度。

步驟2:列出任務的先後順序

番茄鐘工作法的執行方式,分成兩個階段,首先、在紙上或電子平板上列出待辦事項,再來、按照25分鐘工作、5分鐘休息的規律,逐步完成清單上的任務。

值得注意的是,每經過4個番茄鐘(即兩小時),就要進行一次15~30分鐘的長休息,才不致精神耗損,有效保持專注、維持高生產力。

列出任務順序的原因,在於當你完成最重要且最緊急的事情後,自然能夠專注在下一個任務,

否則當你手邊做的是無關緊要的瑣事,很可能因為壓力心繫其他專案,結果什麼都做不好。

步驟3:給予自己適當獎勵

大腦是需要被激勵的,當你長期專注投入工作,很可能陷入思考疲乏,若能在每項任務後方,都加註對應的獎勵,更能激勵你在時間內完成目標,另一方面,對於長時間工作,也較不容易產生厭倦感。

番茄鐘工作法的3個常見雷區
許多名人都大力推薦的番茄鐘工作法聽起來簡單,卻有許多人無法堅持,究竟要如何避開雷區?

地雷1:沒找到適合自己的番茄鐘刻度

番茄鐘工作法25分鐘的設計,是由弗朗切斯科·西里羅嘗試將工作切分成小單位後,發現大腦能因此快速獲得成就感、持續完成任務的親身經歷所訂定。然而,面對不同型態的工作、不同個性的工作者,西里羅的最佳經驗未必適合所有人。

因此在剛開始執行番茄鐘時,確實地紀錄自己完成任務、休息,甚至偷懶的時間,才能真正掌握番茄鐘工作法成功的關鍵。

當你確實記錄個人的工作習慣,就能建立起一套工作規律,看出自己容易在何時或何處分心,例如,要耗費腦力的創意發想工作,很可能20分鐘就要喘口氣,而且容易休息超過預設的5分鐘,這個情況就可以調整成20分鐘工作、10分鐘休息,以達到更強的續航力與執行力。

地雷2:將瑣事放在待辦事項之前

做好一件事必須按部就班,若想一口氣做完所有工作,大腦反倒容易轉向做瑣事,並享受從中帶來的滿足感。久而久之,就會導致所謂的「拖延症」。因此,當你使用番茄鐘工作法時,要知道它是讓工作者心無旁鶩處理工作的方法,而非讓你一蹴可幾,所以要慢慢來、急不得。

此外,工作者應掌握一天工作的番茄鐘數量,提前盤點可能的突發狀況,待辦事項最好抓最重要的3件事來做,並排出優先順序。

地雷3:工作時想休息、休息時想工作

事實上,即使只有25分鐘,許多人還是無法專注,因此除了要適時調整時間長度外,還要提醒自己「過了多久」,而非專注在「還要多久」,才能騙過疲勞的大腦,不會一直想著要休息。另外,在專注時間時要盡可能營造不被打擾的氛圍,包括關閉手機通知,或是事先知會主管、同事及親友自己的工作安排,或是在電子郵件、通訊軟體的個人簽名檔上備註「專注時段」,以避免他人非緊急的打擾。

此外,專注休息也是訣竅之一。西里洛認為,最好的心態是,專注工作、認真休息。休息時跟同事的聊天內容應避免談談論公事,也別用這段時間回信或電話,以免無法脫離工作情緒,難以充分休息。

休息時段必須幫助大腦重新整合,做一些放鬆身心的活動,例如散步、吃零食、整理書桌,或乾脆發呆什麼都別做,都有利於下一次的專注。

讀完文章後,不妨按下計時鍵,開始你的第一個番茄鐘吧!

資料來源:FastCompany、Entrepreneur、多拿王愛講話、CBS

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