公司導入新系統的成敗關鍵：主事者不畏人言、毫不妥協的決心
財會人員的宿命，就是要應對老闆想要看到的報表數字。通常固定時間提供的基本報表，早已排入正常工作時程中，沒大問題，但是老闆總是想東想西，加上個性急躁，三不五時就會有特殊報表的緊急需求。
一般中小型企業，大多使用價格低廉的會計軟體，可支應單純的結帳及報稅，萬一老闆要求的特殊報表是 10 年的趨勢分析，財會同仁只好先努力找出手上留底的報表紙本或檔案，手工耗時整理數字後，用 Excel 排排站好。但是，分析理應蘋果比蘋果，若這 10 年間有組織變動，數字無法追溯，導致比對的數字成了蘋果比橘子，又不幸碰上對數字有敏感度的老闆，財會同仁肯定被臭罵一頓，有苦說不出。多年前，我就在樓梯間聆聽財會主管淚訴萬般委屈，控訴挖掘古早數字，毫無意義。
在會計軟體的簡易系統裡，除了基本報表外，很多管理用的報表，是透過手工製作後，儲存在不同的Excel檔案裡，只要是正常人，難免眼花犯錯，再加上檔案經過多人更新多次後，數字早已無法勾稽。重點是，時間一久或人員異動，根本搞不清哪個數字、哪個報表、哪個檔案才是最終版本，數字來源更是不可考。再加上，各單位主管總是習慣「出一張嘴」，要求天馬行空的報表，財會人員只能抱怨著為何不能在系統上按幾個鍵，立馬就能產出正確的報表交差。
ERP＋客製化程式，反提高失敗機率
反觀較昂貴的 ERP（enterprise resource planning，企業資源規畫）系統，串聯採購、銷售、財會等基本流程外，還可搭配周邊如人資系統、簽呈系統、客戶資料 CRM（customer relationship management）系統等，資料從交易發生時輸入，一路順著流程，最終結果走入報表，不但可取代手工 Excel 運算及紙本表單傳輸，更能依各單位使用者需求，產出各式管理報表，在輸入同樣的條件下，任何時點或任何人按鍵跑出的報表，數字肯定一致，且每個數字的來源及變化，清楚易查。
此系統最大的助攻，就是減少人為輸入的錯誤，以及增加報表產出的效率。如果企業願意注入資源來升級會計系統，那麼，市場上有口碑的 ERP 系統，都是不錯的選擇。
我曾多次導入大小系統，為了配合新系統，必須調整同仁原本的作業模式，但是，同仁常為了堅持舊有的工作習慣，提出一堆新系統的缺點，自以為原本的工作方式比較好，不願意適應新系統。
如果主事者無法抵抗，以和為貴的解套方式，就是追加系統客製化程式，但是，經驗告訴我們，客製化比例愈高，導入新系統失敗的機率愈大。怎麼說呢？原本標準化系統，該有的作業程序，包括內部控制，皆已納入設計，經過萬般的測試，絕大多數的程式錯誤早已鏟除，堪稱千錘百鍊。反觀客製化程式，前無古人測試，後僅你家使用，bug 相對較多，甚至於打亂了原本符合內部控制的作業流程，弄得不三不四。
更糟糕的是，爾後廠商因優化功能而將標準化系統版本升級時，你還要花錢找人更新客製化程式，又再一次測試及除蟲後，才能順利串聯新版系統，倘若不願花錢，只好續用舊版本，時間一久，當廠商決定不再維護舊版本時，只怕你是欲哭無淚了。
關鍵不在測試幾次，在於主事者的心態
導入新系統，從規畫到上線，對財會同仁而言，最恐怖的是平行測試，因為要同時在新舊系統中結帳，只有這兩個系統結帳結果一毛不差，才稱得上「成功就在不遠處」。但實務上，絕大多數第一次平行測試的結果，兩個系統數字南轅北轍，根本搞不清差異原因為何，也抓不出是誰做錯了什麼步驟。
原本財會同仁結一個帳就要加班，現在卻要結兩次帳，還要找出即使小到 1 元的差異原因，繼續第二次或第三次平行測試，直到兩個系統結帳結果一致，這段期間苦不堪言。我就親身經歷同仁在新系統平行測試期間，因無法承受壓力而選擇離職，更惡劣的是，乾脆人間蒸發，聯繫不上，任性曠職擺爛。
由於平行測試太傷人，我曾霸氣選擇放棄平行測試，在一個時點，直接停用舊系統，改用新系統，這個決定很驚險，堵死了所有同仁的退路，幸好新系統最終上線成功，否則我這罪人恐要引咎辭職了。
我常說「只要有決心，一定做得到」，導入新系統的成敗，最關鍵的是主事者（project manager）的決心，要讓團隊知道，我們沒有回頭路，不成功便成仁。如果不幸導入新系統失敗收場，在我看來，下一個主事者會更好，革命才有機會成功。
龔汝沁
現任關鍵評論網媒體集團整合長及財務長，曾任城邦媒體控股集團總經理及財務長、資誠會計師事務所協理，具有台灣、美國、中國會計師資格。
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