職場新鮮人如何擺脫瞎忙？學會這幾招提升工作效率超有感

身為職場菜鳥（社畜）的你，常常覺得自己一堆事情要做，忙得不可開交嗎？但當被問到在忙什麼卻又無法具體回答，這時你可能已經陷入了「瞎忙」的狀態，身為過來人的小編今天要和你分享如何甩開「瞎忙」成為做事情有效率又可靠的人，同時推薦幾款實用 App，幫助你擺脫菜味，工作效率 UP UP！

你是瞎忙？還是真忙？

首先，對於初入職場的新鮮人來說，小編認為分辨工作瞎忙和真忙是非常重要的，因為如果無法辨別，可能會導致工作效率降低，以下提供幾種方法幫助你分辨，不妨先檢視一下自己究竟是「瞎忙」還是「真忙」：

• 忙了一整天，你是否無法確定今天自己做了什麼？
• 你是否花長時間做同一件工作，卻沒有什麼進展？
• 同樣的工作時間，你的效率是否比別人慢一些？
• 你是否每天加班卻無法準時完成重要任務？
• 您是否時常將大部分時間花在回覆或發送無關緊要的郵件、參加無效的會議？ 上述行為如果你符合三項以上，可能意味著你目前正處於「瞎忙」的狀態，以下就讓我們來探討為甚麼會瞎忙以及如何改善吧！

為什麼容易瞎忙？

遙想當初小編剛入職場也時常在「瞎忙」，通常會伴隨著低產出的工作方式和習慣，如：無效的會議、分不清工作的輕重緩急、優先順序、愛拖延、專注力不集中、缺乏時間管理等因素。

缺乏明確的工作目標和計劃

不懂得統整自己的工作，當你沒有制定明確的計劃或任務清單，設定任務優先順序，不知道哪些任務是最重要的，你可能會在不重要的事情上花費太多時間，而忽略了更重要的任務，從而陷入瞎忙的狀態。

專注力不足

身為職場菜鳥，當你同時處理太多任務，無法集中精力專注在同一個任務上，一心多用，很容易分散注意力，工作效率就會降低，隨著時間一分一秒流逝，到了下班時間就會感覺今天什麼事情都沒有完成。

拖延症患者

你也是拖延症患者嗎？什麼事情都拖到火燒屁股才開始動工，在工作上往往缺乏系統性的規劃，經常想到什麼就馬上就一股腦兒栽下去做，或是東做一點、西做一點，遇到困難也不會尋求同事協助，最終什麼事都沒有完成，等同事倍功半，花 100 分的力氣，卻只得到 50 分的成果。

如何有效改善瞎忙？

瞎忙有解嗎？當然有！根據小編這些年累積的工作經驗（教訓），整理了四種改善瞎忙的方式，希望能幫助你有效擺脫低效率的工作模式：

列出待辦清單

手頭上專案突然增加，職場菜鳥很容易因為慌張焦慮而亂了手腳，在任務處理上變得零碎，導致處理效率跟著低落，小編建議執行前先學會抓重點、列出待辦工作清單，並根據輕重緩急排列出主次來決定處理的先後順序，同時觀察自己完成這些事情的效率，持續改進修正，工作的效率就會越來越好囉。
這裡推薦擁有待辦清單功能的 Todolist App，內建智慧清單、多層級的子項目功能、優先級分類、標籤分類及強大的篩選器功能，還有提供與結合行事曆等功能，以及透過每天完成待辦事項，獲取分數、晉升位階，有種遊戲過關打魔王的成就感。
Todoist App iOS 點我前往 前往查看 Android 點我前往 前往查看

聚焦在單一任務

當你想迅速完成某一項任務時，不妨先暫停工作，讓自己能夠更加專注在最緊急重要的任務上，這樣做可以提高工作效率，避免分散注意力，你也可以透過番茄鐘工作法，制定任務完成時間並適時安排休息，比如「25 分鐘專注工作 + 5 分鐘小休息」不斷輪迴的模式來進行。
小編針對 iOS、Android 用戶推薦潮汐這款 App，是基於番茄工作法所打造的一款專注力養成 App，也就是利用每次工作 25 分鐘，間隔 5 分鐘休息的循環，讓用戶能在一段時間內集中專注於手頭的學習或是工作，來養成工作專注力，提升工作效率。
潮汐 iOS 點我下載 前往查看 Android 點我下載 前往查看

目標設定

不知道自己在忙什麼，很大的原因就是沒有目標、漫無目的，如果今天設定了不同階段的目標，大至生涯，小至年度目標、工作上的月目標、週目標，明確知道你要往哪個方向去，目標離你還有多遠，才能夠有效率地安排行動方針，擺脫窮忙的狀態。
工欲善其事，必先利其器，在開始規劃目標前，總是需要準備好工具，這裡推薦兩款習慣追蹤 App，能讓我們每天紀錄養成習慣的狀況，也提供運動、閱讀、學習、寫作等多種類別，內建提醒功能，時間一到就會立刻督促，另外還有分析報告，幫助你朝目標邁進。
習慣追蹤 App iOS 點我前往 前往查看 Android 點我前往 前往查看

時間管理

Everybody 一天都只有 24 小時，為什麼有人就是能拿出高績效？有人總是做不完？撇除自身工作能力不談，最大的關鍵便是時間管理，我們要知道「做得多不等於有效率」，因為不是每一件任務都同等重要，懂得根據輕重緩急分配對應的工作順序和時間，才能有條不吝的完成每項任務。
時間管理方面，小編最常使用的工具就是 Google 日曆，你可以選擇在睡前或是專注工作前抓個 5 分鐘，透過不同顏色分類，安排每項任務預計在什麼時段開始執行，花費多少時間來完成，並設定截止日期督促自己尤其重要。
Google 日曆 iOS 點我前往 前往查看 Android 點我前往 前往查看

結論

管理日常任務、養成更好的時間運用與專注力的 App 有非常多，以上工具是小編親身體驗推薦的，大家可以依照個人偏好來挑選。總結來說，想要有效改善工作瞎忙，提升工作效率，首先需要確定任務優先順序、建立時間表、適當的分配工作、聚焦單一工作並善用不同的數位工具提醒自己保持專注，透過這些方法，身為職場新鮮人的你可以更加高效的工作，令主管、同事們對你刮目相看。
待辦清單 App Todoist（iOS 版、Andorid 版） 番茄鐘 App 潮汐（iOS 版、Andorid 版） 目標設定 App Habit Tracker、Goal Meter 時間管理 App Google 日曆（iOS 版、Andorid 版） 延伸閱讀：
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