忙得要命，同事卻偏要來閒聊？想深度工作，3 個你該學會的處事之道
想把工作一次做到好，時間永遠不夠；把工作重做，時間永遠充足。 ── 傑克．貝格曼（Jack Bergman）
有些人一天可以完成很多事，是怎樣辦到的？《哈佛商業評論》（Harvard Business Review）報導過高效率員工的工作習慣。除了一到公司立即開始工作之外，這些員工一天當中也會定時休息，他們在每日行程中安排休息時間，使整體的效率更高。高效率的人甚至午餐期間也是只做一件事，他們好好享受午餐不工作。
把這個記下來！讓自己有一些休息時間，這樣完成的事更多。同樣的，當我們精神抖擻時，要投入工作中。即便如此，面對多到不行的工作時，要如何生存下去？
請記住這個做起來可能很難、但很有幫助的經驗法則：
如果有緊迫、艱鉅的工作是你想逃避的，在一天當中儘早去做。
咬緊牙根！為了自己好，要嚴以待己，知道嗎。把重要的工作延後做，可能加重你心裡的負擔，使得想要專心一志做其他事情變得難上加難。
祕訣一：把類似工作集中，整理成工作串
有什麼相關的工作是你平常上班時，一天可能會做上好幾次的？
以我自己為例，包括閱讀和回覆訊息，把東西（文章、要簽名的文件、該寄的信件）拿到大樓裡其他辦公室、回電話，並安排會面。
工作串的方式是把類似的工作找出來，把這些事集中在一天當中的特定時段一起做，而不讓同類型的活動一直打斷你的思路。
用工作串的方式可以節省時間，以下是一些幫助你成功的建議：
- 在你最清醒的時段來使用工作串的方法。
- 一天做一到三次的工作串。
- 決定花多久時間做工作串，並設置鬧鈴提醒你該停止的時間。
- 避免在指定時間之外，從事這些工作。
一天當中簡訊和電子郵件會不時地害你分心嗎？社交媒體的誘惑是否使你留連忘返，影響到工作，對即將到期的專案造成損害？
如果是這樣，也許你該嘗試工作串的方法。先從在白天限制自己去回覆訊息做起，一天分三個時段：剛到公司時、午餐時間前和下班回家前，各用 20 分鐘來做這些事。
也許你會對此表示懷疑，大家不是期望更快收到回覆嗎？我並不是建議你每周才回一次電子郵件，一天回三次是合理的頻率。
此外，許多電子郵件因為大家一來一往的回覆，沒必要地過分冗長，例如，以下的回覆方式可以消除或減短對話串：
- 無需回覆。
- 感謝，今天就到此為止。
- 如果有變動，才需回覆。
- （某某同事）可以處理此事，不必傳副本給我。
- 這樣很好，到時見。
- 接下來幾個小時，我不會上線。
- 可聯繫（某某同事）來安排。
這樣做可以防止之後有突發情況。即使當期限就快來臨時，我早上開始工作時還是會從我的行程檢查起，並努力地看完從昨天開始累積的訊息。
假設你已經幾天沒進辦公室了，回來時出現堆積成山的訊息、文件和螢幕上閃爍不停的提醒燈，等著你處理。別驚慌，我有一套辦法處理這種特別的情況。我稱為 1×10×1 方法，這是從工作串演變而來的。
先快速看過待辦的事項，並立即處理任何可以在一分鐘或更短時間內解決的事情。這可能包括快速回覆電子郵件、簽名同意專案、回覆語音留言或回答時間安排。接下來，處理可以在不到十分鐘就完成的工作。儘早在當天解決這一類工作，其餘的工作是要花上一個小時的時間來處理。接下來幾天，把這些事整合至你的時間表。
最好是趁辦公室事情還沒一件件都冒出來之前，在早上盡可能快速辦好工作。
祕訣二：「我在忙！」善用便利貼提醒他人勿擾
不起眼的便利貼是你的第一道防線。無論你是有自己的辦公室、還是在小隔間，或是在開放空間的辦公室裡工作，便利貼是你的朋友。把你的想法寫在便利貼上，把它貼在門上、入口處，或是桌子的旁邊。
以下兩張圖，是為了提醒別人自己正在忙的便利貼範例。這時幽默和輕鬆會有益，藝術表現純粹為附加效果。
為了提醒別人自己正在忙的便利貼範例。 寶鼎文化
這樣不會讓你永久不被打擾，最長大約維持 90 分鐘。 最好限制你密集專心一志的時間，在你累垮前，就應該喊卡。這樣你會更有效率，也更熱衷於工作。
若要讓別人好辦事，你可以在便利貼上寫下工作結束的時間，例如：「請下午 1:30 後再來！」
並非所有的打擾都是一樣的。沒空談天說地，和真正需要你幫忙時卻不伸出援手，兩者是不同的。
辦公室的門戶開放政策受到好評，但是我反對，因為這樣會讓人預設你是歡迎和期待別人來打擾你工作的。對於門外漢來說，門戶開放政策意味著你的門（真實或象徵意義）永遠對不速之客敞開，你神奇地隨時對任何人都有空。在現實中，這是不可能的。對所有人隨時都有空，代表無法專心陪伴某人。
如果我在你的辦公室，而雷蒙跑進來要和你討論，你怎麼可能把注意力放在我們身上？你沒辦法，所以你是在浪費大家的時間。
在你的線上行事曆或在你辦公室入口處，放上會談登記表，表明你的辦公時間。是的，真的有人這麼做，而且是有用的。
祕訣三：把彈性工時排進你的時間表
當你為每周該做的事項安排進度表時，至少每天排進兩個半小時的空檔，預留給工作串和突發事件。
我稱之為彈性時間，這麼做需要紀律，我看過那些超級忙碌的資深主管，也都使用這套方法。安排連續不間斷的會議會害你深陷絕望，永遠有追趕不上的會議。你還可以使用這段開放時間，專心來做長期的專案。
把「沒有排事」的時段看成實際有排事的時段，除非發生急事，不然不能動用。 這也是安排彈性工作時間的部分原因。
你可以採用家醫診間的做法。如果你想預約做不緊急的每年基本體檢，他們可能會告訴你下一個可供掛號的日子是一個月後的今天。但是，如果你早上 8 點打電話過去，說你發燒頭暈，你可以當天早上就掛號，因為內科在行事曆中預留緊急狀況的掛號時間。
對於忙碌的職業人士，這是個理想的模式。你並不需要為愛聊天的同事放下手邊的工作。然而，如果你的行程滿檔，就無法騰出空來處理意外情況，而意外情況是一定都有的。
對於職場混仙怎麼辦？他們摸魚，三不五時晃到你辦公室，也沒有明確的討論議程或離開的打算。如果你的位置是在開放的辦公空間，根本沒有任何隔間防線，那該怎麼辦？
我有法子罩你，專於一事並非仰賴完美的辦公環境才能達成。有個混仙跑到你辦公室，興奮地講最新夢幻足球選秀的新聞，但你正在趕工，你可以這樣回應：
- 抬頭看看他，並表示你很忙，就低頭回去做事
- 微笑並指著耳機，用來阻擋不必要的談話回他：「很酷，但我有很多事要做。」
- 並回頭做你的事
實際情況是，有很多方法和說詞可以讓你避開混仙，你只要去做就是了。你可以一邊告訴他們，現在你沒空聊天，一邊表現愉快的神情和溫暖的笑容，這樣就很夠了。
有些人在開放辦公空間工作，會感嘆專於一事是不可能的。畢竟，到處都有讓人分心的事，而辦公室卻沒有畫分空間的界線。別灰心，比起經常切換任務的人，專於一事的人有更強的能力去阻擋分心。
專於一事需要投入心力和個人責任。我們無法為了要專於一事，就要求環境得要清幽。我們無法因為周遭紛擾的人和事，就隨之起舞。如果你周圍談話的人太多，可以掏錢買台白噪音的機器。一台的價格很便宜，還可以用很多年。而當你達到心流的狀態，外在的干擾就不會影響到你。
當你就是無法集中注意力時，該怎麼辦？大多數開放的辦公室會有一些安靜的房間。如果有需要，就去使用。
使用這些方法可以減輕干擾，同時讓大家知道，你暫時離開是有理由，而且不會耽擱很久。人們會尊重你對時間的安排，還有其他的好處是，你比較不會收到非緊急的訊息。
讓大家知道什麼時候你會回覆他們，並且確實做到，藉此表示你對他們的事情認真以待。 請記住把你的語音信箱和電子郵件的自動回信功能設定外出模式。這樣比試圖表現你有空，實際卻心不在焉，還更為有效和尊重。
練習、練習，再練習
把表現很好的情況記錄下來 寶鼎文化
專於一事是可以培養的習慣。選擇能增強你專於一事的方式，要挑選實際的事情，例如管理沒有預約前來的訪客、關閉社交媒體、指定時間規畫每日工作、開會時保持專心，或用工作串方式處理電子郵件。把表現很好的情況記錄下來，每周能有四天表現很好就是勝利。經過 15 個工作日後，給自己一些獎勵。當然，你處在當下的能力提高了，這本身已是最好的獎勵。
（本文整理、摘錄自《專一力原則》，寶鼎出版）
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