เปิด 5 Tools ออฟฟิศยุคใหม่ที่ไม่ใช้ไม่ได้แล้ว

ออฟฟิศในยุคโควิดคงต้องพบเจอกับความเปลี่ยนแปลงแบบก้าวกระโดดในช่วงปีที่ผ่าน ชาวมนุษย์เงินเดือนตั้งแต่ระดับน้อง ๆ ไปจนถึงหัวหน้ารุ่นใหญ่ ต่างก็เจอความท้าทายเมื่อต้องทำงานอยู่กับบ้าน ไม่ว่าจะเป็นการติดต่อสื่อสารกันภายในทีม การจัดตารางงาน หรือแม้แต่การแยกแยะเวลางานกับเวลาส่วนตัวออกจากกัน แน่นอนว่าปัญหาเรื่องของการทำงานนั้นกระทบเป็นวงกว้างไปทั่วทั้งโลก ซึ่งก็ต้องขอบคุณเหล่านักพัฒนาและบริษัทมากมายที่กระโดดเข้ามาสร้างสรรค์เครื่องมือใหม่ ๆ ที่ช่วยให้ชีวิตการทำงานง่ายขึ้น และยังเป็นการปฏิวัติรูปแบบการทำงานแบบออฟฟิศยุคใหม่ที่ทำงานที่ไหนก็ไม่เกี่ยง ลองมาดูกันว่ามีเครื่องมือตัวไหนที่น่าสนใจกันบ้าง

monday.com จัดทุกตารางให้ไม่พลาดอีกต่อไป
เชื่อว่าปัญหาระดับชาติเรื่องหนึ่งของบริษัท คงหนีไม่พ้นการวางแผนงานและการติดตามงาน ซึ่งปัจจุบันก็มีเครื่องมือที่เข้ามาช่วยให้การสื่อสารนั้นง่ายขึ้น อย่างโปรแกรม Monday ที่ช่วยให้ทุกคนในทีมทำงานร่วมกันได้อย่างเป็นระบบ โดยสามารถติดตามงานของตัวเองรวมถึงเพื่อนในทีมว่าวันนี้มีงานอะไรที่ต้องทำบ้าง  หากมีจุดไหนที่ติดปัญหา ระบบยังแจ้งเตือนอัตโนมัติให้ทุกคนรับรู้ได้ ซึ่งถือว่าเป็นตัวช่วยให้คนในทีมเข้าใจสถานะของงานได้เป็นภาพเดียวกันมากขึ้น ช่วยให้การจัดการโปรเจ็กต์เป็นไปได้อย่างลื่นไหล และหากใครมีงานอยู่หลาย ๆ โปรเจ็กต์ ก็ยังสามารถติดตามทุกงานได้จากที่นี่ที่เดียวโดยไม่ต้องเช็กตารางตรงนั้นที่ ตรงโน้นที จึงช่วยประหยัดเวลาทำงานไปได้พอสมควรเลยทีเดียว

Nectar ทำดีได้ดี HR รู้ หัวหน้าเห็น
เครื่องมือตัวถัดไปถือเป็นอีกตัวหนึ่งที่เหล่า HR ต้องรักและหัวหน้าทีมน่าจะสนใจ เพราะช่วยเสริมสร้างประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานผ่านรูปแบบ “Recognition & Reward” ซึ่งก็คือการให้รางวัลและชื่มชมพนักงานที่ทำงานได้ดี รวมถึงพนักงานที่จิตใจดีช่วยเหลือผู้อื่นด้วย อย่างเช่น หากเพื่อนร่วมงานช่วยเรารีวิวเอกสาร เราก็สามารถแท็กชื่อเพื่อนคนนั้น และโพสต์ลงในกลุ่มพร้อมกับให้คะแนนความดีของเพื่อนได้ทันที ซึ่งคะแนนในที่นี้ก็ไม่ได้ไก่กา แต่สามารถนำไปแลกของรางวัลอย่างวอชเชอร์ไว้ซื้อของได้อีกด้วย (ฟีเจอร์นี้ยังใช้ได้เพียงบางประเทศ) นอกจากนี้ยังมีในส่วนของ “People Analytics” ที่ช่วยให้ทีม HR และแอดมินสามารถวิเคราะห์ได้ว่าแต่ละทีมมีส่วมร่วมในการทำงานมากน้อยแค่ไหน และจุดไหนที่สามารถปรับปรุงให้พนักงานเข้าใจและดำเนินงานตามวิสัยทัศน์ขององค์กรได้ดีขึ้นอีกด้วย

Canva เป็นกราฟิกฯ ได้ง่าย ๆ สวยเด่นทุกสไตล์งาน
Canva เรียกได้ว่าเป็นเครื่องมือสร้างคอนเทนต์และเอกสารที่ได้รับความนิยมเป็นอย่างมากในขณะนี้ เพราะนอกจากจะใช้งานได้สะดวก ง่าย และฟรีแล้ว ก็ยังมี template สวย ๆ และรูปแบบเอกสารให้เลือกใช้มากมาย ทั้งการทำเฟซบุ๊กโพสต์ แบนเนอร์ เรซูเม่ หรือแม้แต่โลโก้บนเสื้อ ก็ได้สามารถออกแบบได้ครบจบในที่เดียว ซึ่งนอกจากจะสร้างงานได้ง่ายหลายรูปแบบแล้ว Canva ก็ยังมีรูปแบบฟอนต์ สติกเกอร์ และของตกแต่งที่สามารถสร้างสรรค์ได้ตามใจ ที่สำคัญคือยังสามารถใช้ทำงานร่วมกับคนอื่น ๆ บนโลกออนไลน์ได้โดยไม่ต้องกังวลเรื่องไฟล์งานหายอีกต่อไป เพราะระบบจะบันทึกงานให้เราโดยอัตโนมัติ จึงสามารถเก็บงานหลาย ๆ โปรเจ็กต์ไว้บนออนไลน์โดยไม่ต้องดาวน์โหลดเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ของเราให้เสียเวลา

Facebook Workplace เล่นเฟซไปด้วย ทำงานไปด้วยได้แล้ว
ในที่สุดเฟซบุ๊กก็ผันตัวมาทำเครื่องมือสำหรับคนทำงานที่จะช่วยในการติดต่อสื่อสารและเชื่อมต่อทุกคนในบริษัทเข้าด้วยกัน ที่ไม่ว่าจะอยู่กันคนละจังหวัดหรือคนละประเทศ ก็สามารถร่วมงานกันได้ง่ายสุด ซึ่งจุดเด่นของเครื่องมือนี้อยู่ตรงที่ว่าเฟซบุ๊กจะนำฟีเจอร์ที่คนส่วนมากคุ้นเคยอยู่แล้ว เช่น หน้าฟีดข่าว การไลฟ์สด หรือการโพสต์ มาใช้ แปลว่าพนักงานที่สามารถเล่นเฟซบุ๊กได้ ก็จะสามารถใช้งานเครื่องมือตัวใหม่นี้ได้ง่ายดายโดยไม่จำเป็นต้องเรียนรู้อะไรอีกเยอะแยะ ส่วนฟีเจอร์สำคัญ ๆ นอกจากจะสามารถส่งข้อความไปหาเพื่อนร่วมงานที่ต้องการได้อย่างสะดวกรวดเร็วแล้ว ก็ยังใช้โพสต์วิดีโอและรูปภาพเพื่อส่งสารไปยังผู้คนในหลาย ๆ ระดับและแผนกได้ อย่างเช่น ถ้าบริษัทมีมาตรการใหม่ในเรื่องการ Work from Home ก็สามารถโพสต์รายละเอียดให้พนักงานในทุกระดับได้รับรู้โดยทั่วกัน นอกจากนี้ยังสามารถใช้เป็นแพลตฟอร์มในการกระตุ้นให้พนักงานได้มีส่วนร่วมและมีสิทธิ์มีเสียงมากขึ้น โดยใช้เครื่องมืออย่างสร้างทำโพลล์เพื่อเปิดโหวตและรับฟังความเห็น หรือการแสดงความรู้สึกผ่านไอคอนอีโมจิ ร่วมถึงฟังก์ชันการแปลอัตโนมัติ ที่ไม่ว่าพนักงานชาติไหนก็สามารถจับใจความเนื้อหาได้ทันที เรียกได้ว่าเป็นการนำจุดเด่นหลาย ๆ ด้านของเฟซบุ๊คมาปรับใช้ในโลกการทำงานของคนยุคใหม่ได้ดีทีเดียว และยังช่วยสานฝันให้ใครหลายคนได้เล่นเฟซบุ๊กไปด้วย ทำงานไปด้วยได้ซักที

Quillbot ช่วยเขียนอีเมลภาษาอังกฤษให้สวยแถมดูโปรเฟสชันนอล
ภาษาก็เป็นอีกด่านหนึ่งที่หลาย ๆ คนยังรู้สึกไม่มั่นใจ โดยเฉพาะในยุคนี้ที่ภาษาอังกฤษเป็นภาษาสำคัญในการทำงานและการสื่อสารระหว่างกัน Quillbot เป็นโปรแกรมที่ช่วยแปลงประโยคภาษาอังกฤษของเราโดยยังคงใจความสำคัญเดิม แต่เปลี่ยนรูปแบบและคำศัพท์ที่ใช้ รวมถึงช่วยเช็กไวยากรณ์ให้ถูกต้องอีกด้วย ซึ่งหมายความว่า เราจะสามารถสร้างประโยคใหม่ที่สวยขึ้น กระชับขึ้น แถมถูกหลักไวยากรณ์ได้อย่างรวดเร็ว โดยโปรแกรมนี้ใช้เทคโนโลยี AI ในการเลือกคำศัพท์และเขียนประโยค ซึ่งความเก่งของเทคโนโลยีตัวนี้คือเราสามารถเลือกระดับภาษาได้อย่างที่ต้องการ อย่างเช่น ภาษาพูดไปจนถึงภาษาระดับทางการ รวมถึงสามารถเลือกความสั้นและยาวของประโยคได้อีกด้วย การใช้งานเจ้าบอทตัวนี้เปิดให้ใช้ผ่านเว็บไซต์ของ Quillbot ได้โดยตรง หรือจะใช้เป็น plug-in เข้ากับโปรแกรมที่ใช้ประจำ ๆ อย่าง Google Doc หรือ Microsoft Word ก็ย่อมได้

เครดิตภาพ : วรารัตน์ สังข์ศาสตร์

เรื่อง : ชนนิภา คณาพรชัย