開會成效看得見！ 從「建立期望」啟動會議 激發部屬主動成長
身為主管，你是否聽到一對一會議就皺眉頭？覺得流於形式、浪費時間，更怕踩到地雷惹來後患。作為部屬，你聽到一對一會議就眼前一黑？難道我出了什麼問題嗎？到底要怎麼準備才好？根據研究顯示，全球每天有高達2到5億場的一對一會議，相當全世界每天投資在一對一會議的金額為12億5千萬美元！儘管有如此龐大的投入，但會議成效卻往往難以讓人滿意。
為了將這些會議轉化為有意義的成長，為我們帶來實際效益，《高成效一對一會議寶典》作者史蒂文．羅吉伯格將他向管理者、團隊成員蒐集來的種種數據，以及對多家知名公司領導人採訪，集結出執行一對一會議的最佳方法於本書，希望讓一對一議會議成為你解決複雜工作問題的舞台，以及為團隊成員帶來活力、產生正面影響的重要時刻。
班．富蘭克林曾說過一句至理名言：「沒有做好準備，就是準備好要失敗。」在你走進會議室、進入視訊會議，或開始散步會議之前，你需要做好準備。首先，複習上次與部屬召開一對一會議時的筆記。你們上次討論了什麼、這次一對一會議應該繼續哪些話題，有沒有任何項目該進行後續追蹤？重要的是要記住並強化一對一會議之間的連結，才能維持衝勁，並放大正面成果。
心理建設也是事前準備的一部分。這就要帶到我最喜歡的研究發現，那就是畢馬龍效應（Pygmalion effect），又稱作羅森塔爾效應（Rosenthal effect）：「當我們期待他人做出某些行為時，我們的行為方式可能會使預期的行為更有可能發生。」
比方說，如果老師對學生的期待很低，他們會以某種方式對待學生，像是不花時間好好解釋課堂內容。如此一來，學生的表現就會很差，證實了老師一開始的期望。換句話說，原本很低的期望變成了真正的現實。同樣的效應也會發生在正面的期望。進入一對一會議時，心中相信部屬想要成長、改變、學習和發展，領導者便很可能出現認真聆聽、合力解決問題、同理、支持和鼓勵的行為。
反之，假如你不相信部屬會成長，而是覺得恰恰相反，認為他們就是不會或無法改變，這便很可能導致相反的行為（不鼓勵或不支持），因為你已經假定這些行為不會有任何幫助。這直接違背了一對一會議的宗旨。這兩種情況都很可能發生所謂的「自我應驗預言」（self-fulfilling prophecy），亦即你的行為很可能帶來與最初的預期相符的結果。
請記住，如果對方真的是個很糟的員工，你應該長時間記錄和處理這個問題，必要時將他解雇。但大多數時候，情況並非如此。因此，在召開一對一會議時，你需要抱持正面的期望，才能實現這些會議及部屬的所有潛力。
現在來談談一對一會議真正的開頭階段。首先，快速帶過與工作無關的話題、點出成就和給予讚美，這樣會愈聊愈起勁，同時培養心理安全感。你也應該對部屬這個人表現出興趣。議程最好已事先擬定最終稿，但如果沒有也沒關係，只要在開頭確立就好。關鍵在於，確保每個人都了解會議想要達成的結果，以及如何達到目標。如果議程事先已擬定好了，還是要詢問是否需要做出任何更動，再往下進行。
這時也很適合問：「在結束我們的聚會之前，有什麼是絕對必須討論到的？」這樣你才能最適當地安排時間的優先順序。最後，如同前面說過的，我喜歡快速提及過去的一對一會議（或許可稍稍關心上次談到的某個問題或議題），讓部屬知道這些一對一會議對你很重要，你完全投入其中。
在開頭的部分，也應該定期強調你希望一對一會議會出現的某些準則，如坦率、積極參與、開放及對資訊透明的承諾等，為豐富真誠的對話奠定基礎。