AI 會議紀錄怎麼做？從寫作原則、工具挑選到自動化提示詞完整教學

每次開完會，你是不是也在對著一頁密密麻麻的筆記發呆，不知道該從哪裡下手整理？會議紀錄寫得不好，不會讓你被稱讚；但寫不好，肯定會被主管質疑！

這篇文章會告訴你，一份「有用」的會議紀錄該長什麼樣子、Gemini、ChatGPT、Claude 這三款你可能已經在用的 AI 工具怎麼幫你做記錄、動手前該留意哪些法規與隱私眉角、記錄做完之後還要處理哪些事，以及如何把這整套流程設定成自己專屬的提示詞，讓 AI 自動整理成信件草稿，你只要看過確認就能寄出。

目錄

• 好的會議紀錄長什麼樣子？先搞懂邏輯，AI 才幫得上忙

• Gemini、ChatGPT、Claude：3 款 AI 工具怎麼用來做會議紀錄

• 想邊開會邊錄音、散會就有紀錄？

• 使用 AI 工具前，這 2 件事要注意

• 會議紀錄做完之後，還有 4 件事要做

• 設定專屬提示詞，讓 AI 自動整理成信件草稿

• 快速選擇建議：我到底該用哪一個？

• 常見問題 FAQ

好的會議紀錄長什麼樣子？先搞懂邏輯，AI 才幫得上忙

在把工作交給 AI 之前，得先知道自己要的成果長什麼樣子，不然再厲害的工具也只會產出一堆「看起來完整、但沒人會回頭看」的文字。

1. 重點放在議題，而不是發言內容。

很多人習慣把每個人講過的話盡量記下來，結果紀錄變成「發言流水帳」。真正該記的，是每段發言背後對應的「問題」，以及這個問題最後得到什麼答案。把核心議題用一句疑問句寫在開頭，例如「這次活動的目標是什麼？」，收到紀錄的人才能一眼看懂會議在解決什麼。

2. 用「Topic ＋ Next Step」取代逐字記錄。

不必列出會議提到的所有文字，而是針對每個討論項目，記下討論結果（Topic）和後續行動（Next Step）——誰負責、做什麼、何時完成。這也是為什麼紀錄要在 24 小時內完成：拖久了連自己都會忘記結論，準確度直線下降。

以一場「官網改版會議」為例，逐字記錄可能寫成「小陳說首頁很亂，經理也覺得要改，小林建議先做手機版」，但套用 Topic ＋ Next Step 之後，會變成：

• Topic：首頁改版方向
• 討論結果：確定優先改善手機版瀏覽動線，桌機版第二階段再處理。
• Next Step：小林／完成手機版線框圖／8/14 前

同樣的內容，後者才是收到紀錄的人打開就能直接執行的版本。

3. 會後行動，比記錄本身更重要。

紀錄的目的是推動事情往下走，不是留存。與其糾結「這句話是誰說的」，不如把會後行動放在最顯眼的位置：誰、何時、完成哪個任務。沒有清楚下一步的紀錄，等於白寫。

掌握這 3 個原則後，不管用哪款 AI 工具，下的指令都會更精準。因為你要的不是逐字稿，而是一份有議題、有結論、有行動項目的文件。

Gemini、ChatGPT、Claude：3 款 AI 工具怎麼用來做會議紀錄

市面上有不少專門做會議紀錄的訂閱制工具，但如果你本來就有 Google、OpenAI 或 Anthropic 的帳號，其實不用另外花錢，也能把會議紀錄這件事處理得不錯。這 3 款工具的定位不太一樣，選錯了會白繞一圈，以下分別說明。

Gemini：Google Meet 內建筆記＋Gemini Notebook，中文會議要選對路線

Google Meet 有個「幫我做筆記」功能，開會時能即時記錄、自動存成 Google 文件，會後還會寄摘要連結給與會者。但這項功能目前不支援繁體中文，官方只列出英、法、德、義、日、韓、葡、西 8 種語言，且一場會議只能處理一種語言，全程中文的會議目前派不上用場。

中文會議建議改走 Gemini Notebook：

• 建一份 Google 文件當「提示詞規則」，寫清楚要輸出的格式（例如核心目的、關鍵觀點、最終決策、待辦事項、待討論事項五個區塊），並註明「請嚴格依據內容分析，不要加入推測」。

• 開新筆記本，把提示詞文件和會議錄音檔一起上傳。

• 勾選兩份來源，下指令請 Notebook 依提示詞分析錄音檔，產出會議紀錄與通知信草稿。

兩條路徑都需要 Google AI Pro（每月 NT$650）或符合資格的 Workspace 方案，人名與專有名詞仍需人工核對。

ChatGPT：Record 模式直接錄音轉逐字稿

ChatGPT 的 Record（錄音）模式能在對話框直接錄下會議，即時轉錄、自動生成摘要，還能請 ChatGPT 進一步改寫成信件或專案計畫，隨 Plus 方案（每月約 US$20）附贈，Pro、Business、Enterprise、Edu 也都能用。

要注意的是，官方說明中心目前只列出「支援 macOS 桌面版 App」，Windows 何時開放請以官方公告為準；官方也明言「英文表現最佳，其他語言準確度會有落差」，中文會議品質需自行測試。

Claude：不是錄音工具，是「已有文字紀錄」之後的整理好手

先澄清一個常見誤解：Claude 本身無法直接把音檔轉成逐字稿，它是文字型語言模型，不像 ChatGPT Record 或 Gemini Notebook 能吃音檔。Claude 的強項，是在你已經有逐字稿、筆記，或分散在 Gmail、日曆、Drive 裡的會議資料之後，透過 Claude Cowork 自動彙整成結構化紀錄，甚至設定排程每天固定執行。

用法是：在 Claude Desktop 開啟 Cowork，授權 Gmail、日曆、Drive 外掛，下指令請它讀取明天行程、在 Drive 找出相關文件、在近期信件摘出待確認事項，整理成會議前準備資料；會議結束把逐字稿存進指定資料夾後，也能讓 Cowork 讀取整理成正式紀錄。Cowork 需要 Claude Pro 以上方案（每月約 US$20，約合 NT$648）。

官方與實測用戶都建議，不要一開始就設定自動排程，先手動執行三到五次，確認輸出品質與分類邏輯都穩定後再開啟定時執行，避免錯誤在沒發現的情況下累積。

3 款工具比一比

工具 怎麼取得會議內容 中文會議可用性 費用（台灣） Gemini（Google Meet 筆記） 會議中即時記錄 不支援繁體中文 Google AI Pro NT$650/月 Gemini Notebook 上傳錄音檔＋提示詞 支援繁體中文 同上，或免費版有限額度 ChatGPT Record 直接在對話框錄音 可用，但官方未保證中文準確度 隨 Plus 方案附贈，約 US$20/月，僅 macOS 桌面版 Claude Cowork 讀取既有逐字稿／筆記／信件，不接受音檔 可指定「請全程以繁體中文輸出」 Claude Pro 以上，約 US$20/月

想邊開會邊錄音、散會就有紀錄？先搞清楚哪些工具真的做得到

4 款用法裡，只有兩個是「開會當下就在錄、結束馬上有結果」的即時模式，其餘都是「先有錄音檔或文字，事後才處理」：

• ChatGPT Record：真正的即時工具。開會前在 macOS 的 ChatGPT App 按下 Record，它會邊錄邊轉逐字稿，不論是實體會議、Zoom、Teams 都能錄（官方僅開放 Google Meet 行事曆自動加入，其他平台要手動按開始），按下「Send」的瞬間就會產出摘要與待辦事項。

• Google Meet 幫我做筆記：同樣是即時模式，且不限線上會議，實體會議也能用，但前面提過不支援繁體中文，中文會議等於用不到這個即時功能。

• Notebook、Claude Cowork：都不是即時工具。Notebook 要先有錄音檔才能上傳分析；Claude Cowork 更進一步，連音檔都不吃，只能處理已經轉成文字的逐字稿或筆記。

換句話說，如果你的會議是全程中文、又想要「散會就有紀錄」，目前最貼近的做法是用手機或錄音筆錄音、開會現場同步用手寫或打字簡單記下關鍵字，會議一結束立刻把錄音檔丟進 Notebook，用前面的三步驟流程處理。雖然不是「邊開會邊完成」，但可以壓縮到會議結束後幾分鐘內拿到初稿。

常見誤區提醒：不是「有錄音才能用 AI 整理」，如果你習慣開會時打字做筆記，一樣可以把筆記貼給 ChatGPT、Claude 或 Gemini，請它依照 Topic ＋ Next Step 格式整理，效果不會比逐字稿差，甚至因為筆記已經是你篩選過的重點，AI 誤判的機率更低。逐字稿的完整度也不等於紀錄的品質，前面提過，會議紀錄要的是結論與行動項目，不是每一句話都留下來。

使用 AI 工具前，這 2 件事要注意

工具怎麼選只是第一關，實際動手錄音、上傳會議內容之前，還有兩件容易被忽略、但真的出事會很麻煩的事。

錄音前，先確認過與會者同意了嗎？

想邊開會邊錄音，別忘了先處理同意問題。台灣《刑法》第 315-1 條規定，無故用工具竊錄他人非公開的活動、言論或談話，可處三年以下有期徒刑、拘役或 30 萬元以下罰金，且屬告訴乃論；如果你本身是會議的參與者，法院多半不會以此罪論處，但錄音目的仍須正當，例如留存會議紀錄、保全證據等合理用途。實務上比較安全的做法，是在會議開始前口頭告知「這場會議會用 AI 工具錄音整理紀錄」，尤其是有外部客戶、廠商參與的會議。

OpenAI 官方在 ChatGPT Record 的說明中也明白提醒使用者「錄音前務必確認當地法規並取得適當同意」。以上僅為一般性資訊整理，不構成法律意見，如果會議涉及敏感內容或外部單位，建議另外諮詢公司法務。

會議內容會不會被拿去訓練 AI？三款工具各自怎麼說

公司會議常涉及尚未公開的專案或客戶資訊，上傳前值得先弄清楚各家的資料規範，以下是官方公開說明整理：

• Gemini（Workspace 版）：官方明確表示，透過 Workspace 帳號使用 Gemini 產生或讀取的內容不會用於訓練公開模型，資料所有權仍歸企業／使用者本身。

• ChatGPT：錄音檔僅用於轉錄，轉錄完成後即刪除；免費版、Plus 與 Pro 若開啟「Improve the model for everyone」設定，逐字稿與摘要可能被用於訓練模型，可在設定中關閉；Business、Enterprise、Edu 工作空間則預設排除在訓練資料之外。

• Claude：Cowork 的對話紀錄存在本機裝置，不會上傳到 Anthropic 伺服器；官方建議涉及財務、人事等敏感任務，執行前先確認公司的資料政策。

免費／個人版與企業版的資料規範可能不同，實際使用前應以帳號內顯示的最新條款為準，尤其是會議內容涉及客戶或第三方資訊時。

會議紀錄做完之後，還有 4 件事要做

紀錄寫完不代表工作結束，這份文件真正發揮作用，是在送出去、變成大家的共同依據之後。這四件事，其實都可以直接寫進前面的 AI 提示詞裡，讓工具一次到位，不用每次手動補做。

1. 寄給與會者確認共識。 完成後先發給所有出席者過目，請他們確認有沒有誤解或遺漏。沒人提出異議，這份紀錄就等於代表大家的共識，日後若專案方向有變動，也有依據可以對照。

2. 把提醒事項標註清楚，不要埋在段落裡。 重要的注意事項、限制條件，用粗體或獨立區塊標示出來，不需要重讀整篇才找得到重點——這正是前面提示詞範本裡「待辦事項」單獨成一個區塊的原因。

3. 個別提醒該追蹤的人。 每一項待辦都該對應明確的負責人和期限。與其把整份紀錄丟給所有人，不如額外針對被指派任務的人單獨提醒一次，確保責任不會因紀錄太長而被忽略。如果團隊固定用同一個提示詞範本，甚至可以請 AI 依負責人分類，各自整理一段給不同的人。

4. 整理下次會議要討論的事項。 沒討論完、或衍生出的新問題，用疑問句列在紀錄最後，當作下次會議的起點，省去回想「上次討論到哪」的時間。

設定專屬提示詞，讓 AI 自動整理成信件草稿

前面提到的工具用法，都可以濃縮成一份「專屬提示詞」，每次開完會套用同一套邏輯，不用重新想該怎麼下指令。要先說清楚：這裡教的是「自動整理成草稿」，不是「自動寄出」——草稿仍會停在你的 Gmail 草稿匣，確認內容無誤後才由你按下送出，這一步不建議跳過。

第一步：把格式需求寫成固定提示詞（適用於 NotebookLM，貼在提示詞文件裡）：

依會議定位微調提示詞。 前面提過會議可分成「決策」和「腦力激盪」兩種定位，提示詞也該跟著調整：決策會議要在「最終決策」區塊額外要求「請列出達成共識的項目，以及是否有人持保留意見」；腦力激盪會議則該把「最終決策」改成「請列出會議中提到的所有方案，不要篩選或評斷可行性」，避免 AI 自作主張刪掉還沒定案的點子。

第二步：加一段自動整理成信件草稿的指令。 用 Claude Cowork 的話，授權 Gmail 外掛後，可比照官方教學的自動化邏輯，寫類似這樣的指令：

第三步：手動跑三到五次，確認品質穩定後再排程。 這一步不能省略——不管是 Notebook 還是 Claude Cowork，第一次跑出來的結果通常需要微調，等輸出格式和分類邏輯都符合需求，再設定定時執行。

AI 自動化不等於把判斷外包出去。它做的事，是把「整理資料、回想結論」這類準備工作從待辦清單移走，最終要不要寄出、內容是否正確，仍需要你把關。

快速選擇建議：我到底該用哪一個？

3 個工具、多個注意事項看下來，若還是拿不定主意，可以照這個順序快速判斷：

• 公司已經有訂閱哪一個，就先用哪一個。 不用為了做會議紀錄另外多花一筆錢，Gemini、ChatGPT、Claude 的整理能力對這個任務來說都夠用。

• 全程中文會議、預算允許：選 Gemini Notebook。目前是三者中唯一同時「支援繁體中文」又能處理錄音檔的組合。

• 已經在用 macOS、想要真正的「開會結束就有紀錄」：選 ChatGPT Record，但先實測幾次中文辨識的準確度，抓一下自己能接受的門檻。

• 會議資料分散在 Gmail、日曆、Drive，想要自動化串接、追蹤後續動作：選 Claude Cowork，但要有心理準備，它不負責錄音轉逐字稿這一步，得先有文字紀錄餵給它。

• 只是偶爾整理一次、不想訂閱任何方案：用免費版聊天介面，手動打字或貼上逐字稿，一樣可以套用文中的提示詞範本。

常見問題 FAQ

AI 做的會議紀錄可以直接寄出去嗎？
不建議。AI 辨識語音時遇到專有名詞、人名或多人搶話仍可能出錯，寄出前務必人工核對一次，尤其是待辦事項的負責人與期限。

公司會議內容涉及機密，用這些工具安全嗎？
三款工具的資料規範不盡相同，詳見上方「會議內容會不會被拿去訓練 AI」段落，受規範產業建議先諮詢公司 IT／法務。

沒有訂閱付費方案，可以用免費版做會議紀錄嗎？
三款工具的免費版都有額度或功能限制，例如 Claude Cowork 需 Pro 以上、ChatGPT Record 需 Plus 以上。偶爾整理一次會議，也可以用免費版聊天介面手動貼上逐字稿下指令，只是省不了錄音轉逐字稿這一步，得自己先打好文字。

多人會議搶話很嚴重，AI 分得出誰在講話嗎？
ChatGPT Record 官方說明支援多語者辨識，會自動標記「Speaker 1」「Speaker 2」，事後可以自行改成真實姓名；Gemini Notebook、Claude Cowork 因為處理的是文字而非音檔，語者辨識的準確度取決於你提供的逐字稿本身有沒有標註發言者，若逐字稿沒有標名字，AI 很難自動判斷是誰說的。多人會議建議選擇有語者分段功能的錄音工具，或至少在筆記中簡單標註誰講了關鍵的那句話。

AI 整理出來的待辦事項，跟原本開會講的不一樣怎麼辦？
這通常代表提示詞不夠明確。可以在提示詞裡加一句「若內容未提到負責人或期限，請標示為『待確認』，不要自行指派」，避免 AI 因為找不到明確資訊就自己腦補，這也是文中 Gemini Notebook 提示詞範本裡已經寫入的規則。

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參考資料：

• 夠不夠專業，看你寫的「會議紀錄」就知道！正確的紀錄 3 技巧｜經理人
• 會議紀錄不是越詳細越好！該被寫下的重點，是這 3 件事｜經理人
• 開會浪費時間？用特製會議紀錄格式開一次有效會議｜經理人
• 告別痛苦會議紀錄！3 步驟用 NotebookLM 自動生成會議紀錄與通知信｜經理人
• Claude Cowork自動化教學：摘要信件、整理會議資料與周報｜經理人
• Google Meet 的「幫我做筆記」功能｜Google 官方說明
• Google AI Pro 與 Google AI Ultra 訂閱頁｜Google 官方
• ChatGPT Record｜OpenAI 官方說明中心
• 偷偷錄音合法嗎？台灣法律完整解析｜陳哲瑋律師事務所
• 中華民國刑法第 315-1 條｜全國法規資料庫

本文初稿由 AI 協助整理，編輯：支琬清

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