「身兼多個專案」代表很有能力？ 研究打臉：多工不只浪費時間，還會讓人變笨！

我經常聽人吹噓「自己同時處理多項任務」的能力。相信你也不陌生。就算你不會四處張揚自身能耐，身邊肯定也認識這樣的人：他們能同時扛下三個專案、能一邊開車一邊講電話、甚至靠著大聲抱怨每天有多少事情要忙，來彰顯自身能耐有多強。這種「炫耀忙碌」的行為，已經成為工作文化的一部分。現在，你甚至會在徵才條件看到這種要求：「必須同時兼顧五個專案。」

兼顧多方看似吸引人，尤其在這個資訊從上千種管道湧入、急件不斷激增的時代。我們都想成為三頭六臂的超人，也告訴自己絕對做得到。但不幸的是，我們根本做不到。而且我們愈以為自己做得到，實際上的表現就愈糟。

多工能力只是表象

一個非常貼切的例子，就是日常生活常見的多工行為：一邊開車一邊講電話。研究結果非常明確：一邊開車一邊講電話的人（即使是用免持聽筒），肇事率就是比專心開車的人更高，更別提那些一邊開車一邊傳簡訊的蠢蛋。當你看到美國國家公路交通安全管理局（NHTSA）的數據，這個問題更是令人心驚：每年有超過三千人死於因手機「分心」的駕駛人手中，並造成數十萬人受傷，整整數十萬人！

這就是「多工」留給我們的代價。

可怕的耗損

這時，過去針對軟體專案所累積的大量研究再度派上用場。請記住，業界之所以會去做這些研究，是因為他們每年不斷浪費數億美元，產品卻愈做愈糟。於是，出於工程師的本性，他們開始檢視數據，將所有事物量化。傑拉爾德・溫伯格（Gerald Weinberg）寫過一本探討電腦軟體開發流程的經典名著，叫做《溫伯格的軟體管理學》（Quality SoftwareManagement），其中有一張非常棒的圖表（見圖2 ）。

那些標示為「浪費」的灰色區塊，就是我們自找的任務切換成本。沒錯：如果你手上有五個專案，你整整有75%的工作產出其實毫無用處，意謂著你一天有四分之三的時間等於被沖進馬桶裡。這就是為什麼你無法用相同的速度，一次寫完直列和橫行的數字與字母。這是大腦的生理限制造成的結果。

科學家哈洛德・帕施樂（Harold Pashler）把這個現象稱為「雙重任務干擾」（dual-task interference）。他在1990 年代中期做過幾次簡單的實驗，並證實這一點。他讓第一組受試者做一件非常簡單的事，例如看到燈亮就按按鈕。接著，他讓另一組人做同樣的任務，但再加上另一件簡單的事，例如根據燈光顏色按下不同的按鈕。只要加上第二個任務，不管任務多簡單，所需的時間都會翻倍。這代表大腦本身的結構存在著處理瓶頸：人類一次只能思考一件事。他推論，大腦必須耗費一定的心力來「打包」當下的程序，接著進入記憶中提取另一個程序，然後再執行新的任務。每一次切換任務，都在耗費時間。

所以結果是，你根本無法多工。你一次只能全神貫注在一件事上。一邊開車一邊講電話時，就算你們只是在閒聊等一下要順路買牛奶，你還是會對前方的車輛視而不見。你的大腦就是無法同時處理這兩件事。近年有研究利用功能性磁振造影（fMRI）來繪製大腦思考時的活動圖。數據顯示，只有在大腦的左右半葉各執行一個程序時，才有可能同時思考兩件事。但即使如此，掃描結果也指出，這些思考並非「同時」發生，而是大腦按照順序，在不同任務間快速切換。基本上，大腦有一套控制機制，所以你無法在腦內和自己太過激烈的爭奪主導權。

那麼，回到工作上。這對順利完成工作會有什麼影響？來看看一個典型的團隊。今年他們決定執行三個專案，姑且稱為 A 案、B 案與 C 案。他們規劃完一整年的工作，決定先做一點 A 案、再做一點 B 案，接著再做一點 C 案，所以他們的行事曆看起來就會像圖 3。

如果採取傳統策略，試圖同時處理所有事情，他們必須熬到7 月底，才能完成這三個專案。但如果採用 Scrum 的做法，一次專注將一個專案推進到「已完成」階段，就能將切換情境的成本降到最低，並於 5 月初完工。

他們沒有縮減專案規模，也沒有減少工作內容。純粹只是專心做完一件事，完成後再處理後續項目，所需的時間就只剩下一半多一點。足足省下一半的時間。

那麼，另一半的時間跑去哪裡？純粹是浪費掉。沒有多產出任何東西、沒有多省下一塊錢，也沒有落實任何創新。那只是在浪費生命，毫無意義的瞎忙。

多工只會增加成本

這就是多工的代價。我們都生活在一個無數事物爭奪時間的世界裡。身邊的人對我們有各種要求：一通緊急電話打來、孩子放學回家、老闆走進辦公室。但我希望你意識到，切換情境有其成本。這項成本不容忽視，你必須盡可能將其降至最低。

事實上，已經有研究證實，多工不僅浪費時間，還會讓人變笨。倫敦大學在 2005 年做過研究（雖然只是一項未經同儕審查的小型研究，但仍有參考價值），專門測量多工會讓人變得多笨。精神科醫師葛林・威爾森（Glenn Wilson）找來四名男性和四名女性，分別在安靜的環境與會讓人分心的環境（如聽得到電話鈴聲、收得到電子郵件）下，測試他們的智商。測試期間，他同步測量受試者的膚電傳導、心跳與血壓。有趣的是，在令人分心的環境中，受試者的平均智商下降超過十分。

（本文摘自《SCRUM：用一半的時間做超過兩倍的事》 ，天下文化）

延伸閱讀

「瞎忙型主管」每天都在救火、處理急件！真正有效率的管理者，會優先處理哪些事？
年底又在瞎忙？真正偷走你時間的不是忙碌，是你的「性格」！
加入《經理人》LINE好友，每天學習商管新知