英文信一發出就後悔？4個精準AI指令生出專業商務英文信，這個小技巧讓你每天都能進步
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AI x 英文系列又來啦。今天的分享來自巨思校園大使星彤。
他在學習英文的過程中發現，過去的學習方式很容易讓人寫出生硬、教科書式的英文。
但在商業溝通的情境裡，英文不是越正式越好。適度口語化、簡短自然，反而能降低距離感，也更容易營造輕鬆協作的氛圍。
他的解法是：在給 AI 的指令裡，把「溝通情境」交代清楚。對象是誰、目的是什麼、想要什麼語氣。
這些說清楚了，AI 才能從通用的正式範本，升級成分寸合宜的版本。如果你手邊有英文信草稿，可以試試看他設計的提示詞。
1. 不要只說「改成外商風」，交代背景與目的
很多人在下指令時，只會籠統地說「請幫我改成外商風格的英文信」，這對 AI 來說太過模糊了。在讓 AI 動筆前，你應該先說清楚：你要寫給誰？ 收件人是合作夥伴、內部同事，還是第一次接觸的客戶？同一件事情，面對不同對象的語氣拿捏會有很大的落差。此外，也要明確指出這封信的目的是什麼？ 這樣 AI 才會知道在整封信中，哪幾句話應該加重語氣來達到你的目的。
2. 設定具體的「語氣錨點」
與其跟 AI 說「改成自然、口語一點」，不如給予更精確的語氣設定。例如，你可以使用 「professional yet casual（專業但不失輕鬆）」 這樣的指令。這是外商非常常見的語氣描述，當你給出具體的風格錨點時，AI 就能更準確地從資料庫中對應到合適的句型與用詞。
3. 直接提供「禁止清單」，拒絕老派罐頭句
有時候我們不希望信件看起來太過制式或死板，但如果你只對 AI 說「不要太死板」，效果通常不好。最有效的方法是直接給 AI 一個「禁止清單」。舉例來說，你可以明確指示：「避免使用 Please kindly be informed 或 I hope this email finds you well」。直接給你不想看到的具體範例，絕對比使用形容詞來描述更有用。
4. 叫 AI 說明「它改了什麼」，把 AI 當作寫作教練
最後這個技巧，能幫助你越寫越好！
在要求 AI 修改信件的同時，你可以順便要求它附上 2-3 點的「修改說明」。你不需要每一次都仔細研讀這些說明，但透過這些解析，你可以慢慢了解 AI 改動句子背後的邏輯是什麼、為什麼它選用這個單字而不是另一個。長期下來，下次你自己寫信的時候，英文語感自然也會跟著進步。
提示詞範例：
我要寫一封英文 email 給 [合作夥伴/同事/客戶]，目的是 [中文說明目的]。 幫我把下面草稿改成「外商科技公司常見的英文商務 email 風格」。
要求：
1. 語氣 professional yet casual，專業但不要太僵硬。
2. 內容簡潔、清楚、有行動導向。
3. 保留原意，不要自行新增資訊。
4. 可以加入 1–2 個道地商務片語（例如 circle back、loop in、on my radar），但只在語境自然時才用。
5. 避免老派句型，例如 "Please kindly be informed" 或 "I hope this email finds you well."
6. 最後附上：修改重點說明（2–3 點即可）。
我的草稿如下： [貼上草稿]
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