只回一個「？」超沒禮貌！這 3 種地雷訊息，最容易惹惱同事和客戶
近幾年，我到企業與公家單位演講時，聽過不少成員提問、分享過一些職場溝通狀況，加上個人多年來的工作經驗，我發現有些人在公務往來時，會不自覺使用三種特別容易讓人不爽的訊息。因此這節將幫各位避雷，以免莫名就被同事、主管或甲方乙方討厭！
不該回傳的第一種訊息：「收」
的確，這是個步調愈來愈快的世界，加之可能工作繁忙、一堆雜事彷彿無性繁殖般不斷滋生，讓我們愈來愈講求效率、節省時間。因此，當在職場收到對方傳送的資料、檔案時，有些人會快速回覆這句（精確來說是這個字）。
諸君，若你是傳訊的人，看到同事或新人這樣回覆，感覺如何呢？當你仔細說明、花時間通知對方，卻被一個字回應，若覺得「這人也太沒禮貌」而小小不爽，別懷疑自己是否脾氣差、器量小，你的負面感受是人之常情。
我能理解簡潔的「單字回應」很方便又省時間，但也得提醒各位，這很容易讓人解讀為「不耐煩」、「不用心」以及最直覺的「沒禮貌」。退一萬步來說，這真的有幫我們省下多少時間嗎？ 比起「造成負面印象」甚至「破壞職場關係」，省那幾秒鐘完全是得不償失、毫不划算的交易啊！
調整技巧
當然不用回對方「已經確認收到無誤，再次感謝您的通知，本人將準時出席會議、與爾等共同討論」這種落落長、文謅謅的句子。只要運用前面教過的「四大武器」，就可以只多付出極低的時間成本（幾秒鐘而已），就能讓互動更順暢、營造好印象。
1. 多幾個字： 「收到」、「收到囉」
2. 標點符號： 「收～」
3. 表情符號： 「收 👍」、「收 👌」
這些都能讓職場夥伴有更好的感受，也避免對方腦中出現「沒禮貌」、「跩屁啊」的聲音。
不該回傳的第二種訊息：「可」
另一種「節省時間」的訊息，就是當對方詢問或確認事情後，直接回覆「可」。
當我們用「可」來回應時，很容易給人一種「上對下」、「主管對下屬」的感覺，然後讓對方心想「是怎樣？」、「很了不起？」、「還真是高高在上呢」。同樣地，這種「單字回應」為你省不了多少時間，卻給同事或客戶留下負面印象，真的不划算啊。
調整技巧
當然也不用回對方「感謝您的詢問，已知悉所需。您所提的時間，經確認沒問題，期待與您當日碰面」。這樣回，對方可能覺得你上班喝茫了，或擔心你最近是否壓力過大，甚至是懷疑你被盜帳號，等會就要跟她借錢了。調整方式跟前述一樣，只要花幾秒鐘即可：
1. 多幾個字： 「可以的」、「可以喔」、「沒問題」
2. 標點符號： 「可以～」、「OK ～」、「OK ！」、「沒問題！」（「～」語氣較為和緩，「！」則給人明確、有精神的印象。）
3. 表情符號： 「好喔 👌」、「沒問題 👍」
不該回傳的第三種訊息：「？」
多數人網聊的習慣之一，就是字數不會太多，即使在職場聯繫、公務溝通也如此，讓人第一時間不太理解意思。有時同事、客戶天外飛來一個訊息，若過於簡短或缺乏前後脈絡，更讓我們滿臉困惑，忍不住「蛤？」了一聲（請支援黑人問號梗圖）。
面對「不知你在說什麼」的情境，咱們自然要問回去，弄清對方意思才好辦事啊。但請避免這種「懶人回應」：
當對方沒頭沒腦傳來訊息，讓你實在不知在問什麼、很難回應，記得不要只傳「？」回去（不論幾個問號）。這很容易洩漏你的不耐煩，並傳遞「你在問什麼鬼啊？」的潛台詞。 即使你根本沒這意思，仍高機率被對方如此解讀或誤會。
調整技巧
請善用前文教過的提問技巧，可先運用「封閉問句」快速幫對方聚焦、確認討論方向。
這邊提醒大家，通常人們沒那麼喜歡透過網聊來處理公務。更精確說，「職場溝通」本來就不像「日常聊天」那樣輕鬆有趣，訊息的往來容易讓人煩躁。這種情緒未必是針對你這個人，而是對工作壓力的一種投射； 白話翻譯就是，你可能會掃到颱風尾，甚至被當成情緒宣洩的出口。
所以若需要詳細說明、討論，建議以語音、視訊或當面互動為主；若只能透過文字訊息，那記得活用前面教過的「表情符號」與「標點符號」、「輔助字」等技巧，避免對話過於生硬、嚴肅。
前述是職場或日常對話中，頻率較高的三種「短回應」，其他例如「嗯」、「喔」也最好盡量避免。這類短回應的出現，除了省時省力（？），也有些人覺得這種回法「很帥」、「屌爆」、「很有個性」，但網聊做為人際溝通的一環，我們不可能「只顧自己爽，不管對方感受」。
這種「做自己」，在旁人眼中往往被視為沒禮貌、自以為是、自我中心、難相處甚至很白目。或許我們省了時間、得到自我滿足，卻可能在對方心中留下差勁印象，不只破壞關係，還可能影響職涯發展。真的血虧、一點也不划算啊。
更重要的是，真正的「做自己」，必然兼顧個人界線與尊重對方，這才是建立正向關係的核心原則！
（本文摘自《用指尖聊出好關係》，采實文化）
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