想到跨部門協作，我就感到心很累—破解跨部門合作的挑戰與策略
想到跨部門協作，我就感到心很累—破解跨部門合作的挑戰與策略
跨部門協作是現代企業中不可或缺的運作模式，但它同時也是最常讓人心累的挑戰之一。無論是員工還是主管，都可能因為 溝通不順、責任不清、目標衝突 而陷入無止盡的爭論和困擾。當協作變成只「分工」而不是「合作」，員工的工作壓力上升，企業的運作效率下降，導致內耗嚴重。
在本篇文章中，我們將從 員工視角、企業主視角、HR（共享人資長）的角色 三個層面探討跨部門協作的困境，並提供實務建議，幫助企業打造高效合作的文化與機制。
1. 員工視角：跨部門協作為何讓人心累？
問題與影響
對於員工而言，跨部門協作的最大困難來自於：
- 目標與資源不匹配。
- 自己的KPI與其他部門的目標不同，導致合作意願低落。
- 部門之間對於工作內容的優先級認知不同，導致協作時程經常被拖延。
- 責任不清，變成「多做多錯」。
- 沒有明確的權責分工，導致員工在專案中不確定自己的角色，做多了可能被怪責，做少了又被指責不積極。
- 當問題出現時，沒有負責單位，最後變成「甩鍋文化」，員工承擔額外壓力。
- 溝通障礙。
- 各部門有自己的術語與工作方式，彼此之間很難用相同的語言溝通。
- 開會時，總是沒有結論，或者協議好的內容，後續卻無人執行。
- 缺乏跨部門信任。
- 員工往往只熟悉自己部門的同事，對其他部門缺乏了解，容易產生誤解與不信任。
- 部門間的「本位主義」強烈，認為自己的工作最重要，不願為他人讓步。
解決之道與實務建議
1、明確權責分工——ARCI法則
- A（Accountable）：專案負責人——對成果負最終責任。
- R（Responsible）：執行者——實際負責執行任務的人。
- C（Consulted）：被諮詢者——提供建議但不直接執行的部門。
- I（Informed）：需被告知的單位——保持資訊透明但不需直接參與。
2、建立跨部門績效獎勵
- 設計與跨部門合作相關的KPI，例如「專案完成率」「跨部門合作滿意度」等，確保部門間協作不是額外負擔，而是有獎勵可獲得。
3、跨部門溝通培訓
- 透過內訓或外部講師，讓員工學習如何進行 有效對話、跨部門協商、衝突管理，提升溝通效率，減少誤解與摩擦。
2. 企業主視角：為什麼跨部門合作會變成內耗？
問題根源
- 組織結構不利於協作
- 許多企業仍採用傳統「垂直管理」，但現代工作需要「矩陣式管理」，才能讓跨部門合作更順暢。
- 決策流程繁瑣，效率低落
- 許多企業在跨部門協作時，需要層層上報，導致決策速度緩慢，員工士氣下降。
- KPI設計不合理
- 企業給每個部門設計的KPI，可能是 各自為政，甚至是 彼此衝突 的。例如：銷售部希望接單數量最大化，但生管單位的目標卻是讓每一張訂單都達交，交期就會拉長，銷售部肴望交期縮短，兩者可能會互相拉扯。
- 缺乏數據與系統支持
- 許多企業沒有良好的 專案管理工具 或 數據儀表板，導致跨部門合作的數據不透明，每個部門各說各話，互相推卸責任。
解決之道與實務建議
1、導入「協作KPI」
- 除了個別部門的目標外，增加「跨部門協作績效指標」，確保員工與部門之間有共同的努力方向。
2、改善組織結構，導入矩陣式管理
- 讓專案負責人可以直接向多個部門請求資源，而不是只能透過層層匯報。
3、決策流程簡化，賦予專案負責人更多權限
- 讓專案負責人可以快速調度資源，而不是事事請示高層，減少時間浪費。
4、推動企業內部信任與文化
- 鼓勵部門間的交流活動，例如舉辦 跨部門共識營、內部分享會，建立跨部門的情感連結與默契。
3. 共享人資長如何幫助中小企業提升跨部門協作？
許多中小企業沒有完整的人資團隊，因此透過 共享人資長 的專業，可以有效改善跨部門合作問題：
共享人資長的幫助
- 制定跨部門SOP與ARCI模型
- 設定 明確的權責分工，避免內耗與責任不清。
- 設計跨部門管理及獎勵機制
- 讓跨部門績效與員工獎勵直接掛鉤，提高員工參與度與合作意願。
- 培訓主管與員工的溝通能力
- 教導員工 如何跨部門溝通，讓跨部門溝通更有效率。
- 導入數位化管理工具
- 協助企業選擇適合的 專案管理工具，提高跨部門專案的執行力。
結論
跨部門協作是企業運作的關鍵，但若沒有良好的機制與文化，將導致 溝通障礙、責任不清、KPI衝突，進而影響企業成長。透過 清晰的權責分工、合理的獎勵機制、數位化工具，企業可以大幅提升跨部門協作的效率與成效。特別是中小企業，透過 共享人資長 的專業輔導，可以快速建立適合自身的協作模式，減少內耗，提升團隊戰力。
＊轉載不得修改內文及必須標明出處來源於《生活講堂》
作者介紹 /共享人資長 王郁婷
資深人資顧問，專精於人才管理、績效獎酬設計、跨世代溝通，致力於幫助企業提升管理效能，打造高效 HR 架構。作為共享人資長推廣者，她透過靈活且專業的顧問服務，協助企業建立透明、公平的人才發展策略，降低流失率、提升組織競爭力。在《生活講堂》中，郁婷以專業見解與實務案例，幫助企業與 HR 找到最適合的管理解方，真正落實「以人為本」的企業經營理念。
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