受不了部屬回覆訊息慢吞吞？不想成為雷包主管，請避開這 6 大管理盲點
在職場上，我們都不是孤身一人：同事除了常在你需要專注時搗亂，還會製造不少噪音。
主管也一樣，他是不是會要求你必須在二十分鐘內回覆訊息？我知道，這種人確實存在；或者你的主管老是突然丟來新任務，甚至要求你立刻完成？企業文化對我們的工作方式有顯著的影響，也是決定我們要受多大壓力，以及多少人退出這個職場的重要因素。
缺乏專注力的知識型工作者，就像沒有顏料可用的畫家。 正如油漆公司應該為工人提供品質優良的油漆與刷具，知識密集型的企業組織也應該創造合適的環境，讓員工能保持專注。保持專注的權利理應獲得保障，因為這是提升生產力並減少職場壓力與疾病的首要途徑。
造成分心的領導方式
話先說在前頭：主管扮演著很重要的角色。
他們要負責為團隊規畫方向、提供有助於完成工作的資源，優秀的主管也能讓團隊凝聚在一起。但並不是所有主管都會在週日下午研讀有關人類大腦如何運作的入門書籍。有些主管儘管出於善意且不吝付出，卻反而造成阻力，讓你更難完成待辦清單上的任務。以下是一些最常見的管理痛點：
一、工作永遠少一件
主管們大多擅長開發並推動新計畫，但他們最重要的職責應該是判斷哪些專案要暫緩，用荷蘭暢銷作家法蘭絲．范．勒夫（Frans van Loef）的話來說，就是「卸載」。持續啟動新專案，卻不先理清雜亂的現有工作，不僅會造成反效果，還會導致工作量過大。
正如范．勒夫所指出的：「管理者往往沒有充分意識到，比起構思和啟動專案，執行明顯要複雜許多。」
暫停某些專案，可以立即釋出空間、減輕工作負荷，並讓部屬更專注。堆積專案並不是什麼奇怪的事，因為大多數人其實並不了解自己所屬的組織到底有多少產能。第一步最好能先釐清團隊成員正在忙什麼，會議日程與紀錄應該能提供充分的資訊，足以幫助管理者全面性地了解情況。接著根據組織的首要目標，將活動分成三類：執行中、暫停、終止。
關於「這是個好專案嗎？」這個問題，我們往往毫不猶豫地回答：「是！」結果，優秀的專案堆積如山，卻反而拖累了生產力，導致工作量大到不健康的程度。更核心的問題應該是：「在這些專案裡，哪一個最重要？」管理者的職責就是判斷哪些工作應該擱置，並優先處理最有意義的專案。主管最不該說出口的話就是：「這些專案全都得完成，而且最好能立刻完成。祝各位好運！」
如果主管沒有告訴你哪些專案該執行、哪些該擱置，那就由你出聲提醒。請盡可能清楚表達：「如果你要我做 Y，我就沒有時間處理專案 X，哪個比較重要？」
簡單至上：工作簡化得越徹底，大家越能保持專注。
每季設定一個首要目標，其他目標則不超過五個。如果某項專案不在這份清單內，就立刻放下，不要再做。如果這項專案真的令人難以放棄，那就先擱置，日後有機會再回頭處理。
我常問自己，接下來三個月我「不會」做什麼。雖然永遠不缺想法和熱情，但每項專案都有其代價，不論是時間、金錢，還是無法投入到其他專案的注意力，這就是所謂的「機會成本」。正如生產力大師提摩西．費里斯（Timothy Ferriss）所說的：「選擇做什麼，比怎麼做更重要。」所有快速成長的公司都有一個共通點：專注於唯一最重要的目標。
二、期望立即獲得回覆
有些主管期待團隊成員能在收到郵件後數分鐘內回覆。 但這種不成文的默契背後，卻隱藏著極高的代價。
對大腦來說，整天掃描收到的新訊息是非常沉重的負擔。如果期望部屬能立刻回覆電子郵件，就該同時接受他們在其他工作上花費更多時間，且更容易犯錯。要求人們既能迅速回覆訊息，又能保持全神貫注，根本不切實際──只能二選一。
在我看來，確立制度並設定明確的期望，是管理者的責任。例如：在管道 X 收到的訊息必須於三十分鐘內回覆，其他訊息的回覆期限則是二十四小時以內；同時，主管也要負責執行這項政策，而以身作則永遠是明智之舉。
當主管未能明確說明期望時，員工通常會為了禮貌或上下關係而中斷自己的工作，只為優先回覆上司的電子郵件。於是儘管部屬的回覆速度很快，卻得花很多時間才能完成工作。
三、工作一再被打斷
延續前面提到的觀點，我認為組織每天應該給員工至少一小時不受干擾的專注時間，以處理自己的工作。工作越複雜，員工需要的專注時間就應該越長。
管理者應該積極推動「專注時間」，尤其是當員工必須負責回覆客戶或同事的問題時，更是如此。沒有人樂見因為某人正處在專注時間，而導致業務完全停擺，這表示主管必須事先決定誰負責在什麼時候接電話，誰又負責回覆緊急電子郵件等。
請讓尊重專注時間的心態深植於公司文化：專注時間是神聖不可侵犯的，除非遇到真正的緊急情況，否則不可打斷。正如某位客戶的實例：「我發給每個人一把水槍，當他們在專注時間被同事干擾的時候，就可以往對方身上噴水。」
四、缺乏自主性
人們多半以為，員工缺勤的主因是工作負荷過重，但根據荷蘭應用科學研究院（TNO）的研究發現，缺乏自主性（意即對自身工作缺乏掌控權）的影響更為嚴重。事實上，有高達四四％的職場相關疾病肇因於此。 由於缺乏自主性是很關鍵的壓力因素，這也使得它間接影響到專注力。
當員工對自己的行程、行事曆與任務握有更多掌控權，工作時的幸福感就會更高。即使只是提供簡單的選擇，也能產生奇效：「你想先做專案 A，還是比較想先從專案 B 開始？」
五、鼓勵長工時
工時是衡量生產力的簡單指標──至少當大多數人還都在工廠工作的時代是如此。如同前面所說的，坐在辦公桌前的時數與生產力之間其實是負相關。在現代，主管的職責應該是確保部屬遵守下班時間，然後回家充電。
千萬別誤會，我非常贊成努力工作，也贊成全力衝刺、實現自己最遠大的目標。但首先應該問問自己：達成目標的最佳策略是什麼？在我看來，每天工作十小時，回家後還得繼續處理工作郵件，絕對不是正確的方向。
我們必須摒棄「長工時很酷」的想法。事實正好相反，長時間工作意味著你沒有控制權。 很多時候，我們仍將「忙碌」與「有生產力」畫上等號，但現實根本不是這樣。
由於大多數人早就習慣長工時，光是跟他們說「不必長時間工作」不會有什麼效果，不如利用「停止提示」來得有效，而且有很多方法可以做到這一點。我最喜歡的例子是阿姆斯特丹的一家設計工作室：他們的辦公室不僅光鮮亮麗，還融入了巧妙設計。如果你仔細觀察，就會發現所有辦公桌有一條連接到天花板的電線。儘管平時不太會注意到這一點，但六點鐘一到，所有桌子就會自動升上天花板。不論你是否正在傳送全世界最重要的電子郵件，六點過後，工作就結束了（連桌子都被「強制驅離」）。
還有一點值得思考：你不覺得一到下午五點，大家就會很神奇地開始感到疲倦，這未免也太巧合了吧？當你覺得精疲力盡，就是該回家的時候。繼續苦撐對生產力有害無益。在許多狀況下，企業組織必須徹底轉型，才有辦法接受這個觀念。主管不該再以工時為標準評估部屬的表現，而是要檢視實際成果。
以員工在辦公室待了多久來衡量生產力，早就是過去式了。
六、下班後的簡短郵件
如今我們透過智慧型手機，全天候保持連線，一天二十四小時全年無休，工作量也逐漸增加。不論同事何時傳來一、兩則訊息，我們總是隨時準備好回覆。當然，這是出於善意：我們希望能協助他人完成工作；更何況，緊急事件總是得處理，即使在假日也不例外‧‧‧‧‧‧對吧？
不盡然。 經常在休息時間或度假時收發訊息並不健康，請抗拒這股衝動。這麼做意味著強迫自己的大腦始終處於開機狀態，幾乎沒有時間休養生息。
我們公司有一項嚴格執行的政策：下班後禁止傳送與工作相關的郵件或訊息。在我看來，管理者應定期確保全體員工理解為什麼要切斷工作聯繫，並將這種做法融入企業文化。
下班後互不聯繫的協議固然很好，但還有其他更系統性的做法。例如在賓士公司，如果有人寄送郵件給休假中的員工，伺服器就會自動刪除，而休假中的員工永遠不會知曉此事。
給管理者：請勿過度重視生產力
主管往往會把重點放在成果與生產力。當然，達成目標有其必要，生產力也比創造力更容易量化。不過只注重生產力，未免太過片面，激發創造力也同樣重要。
要做到這一點其實很簡單：偶爾讓大家什麼都不做。意思不是讓他們有時間上網購物，而是真的什麼都不做。也許打一場桌球，或是很老派地望著窗外發呆，創造一些走神的時刻。就像設置專注工作區一樣，為了讓思緒漫遊，設立專屬的獨立空間效果奇佳，畢竟人人都需要有個能放心關機的地方。
（本文摘自《誰也偷不走你的專注力》，究竟）
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