如何讓你的團隊負起責任？
用言語表達你的團隊「沒有負起責任」，很容易會讓聽的人覺得是在威脅或輕視他們。如果你的本意是想促進改變，這就很難有效，而更重要的是，這無法讓你找出問題的根源。更好的做法，就是用領導人心態來處理這項議題。運用以下步驟做為指引，協助你開始談話、找出真正的問題，並執行一套可以解決這個問題的計畫。
要團隊成員「負起責任」，這種呼籲很容易會讓其他成員覺得你在指責團隊，會讓人灰心喪氣。
如果你的目的，是督促身邊的人創造更好的成果，比較好的做法是，用領導人心態和立場來處理這個議題。運用以下步驟做為指引，可以協助你開始談話、找出真正的問題，並執行一套可以解決問題的計畫。
步驟1：從內省開始
如果某項工作造成你的壓力，一般人常見的直覺反應，是「向外」指責別人。但你如果想和某個看起來「就是沒把事做好」的人進行有意義的溝通，首先應該想想，自己是否也是造成問題的原因呢？你不應該問：「為什麼他們沒把自己的事做好？」，而是要問：「是否我可以換個方式做，說不定有所幫助？」
「自覺」是強大的領導力量，而像這樣自我反省，也能幫助你進行更有效的溝通。
步驟2：打造安全的溝通環境
經過自省，覺得準備好可以溝通之後，在邀請對方進行會談時，請記得注意自己說話的語調。比較好的邀請方式，是先問對方是否方便安排時間，討論業務上遇到的某個問題。安排一個時段，顯示你願意花時間傾聽。此外，如果以業務挑戰來規畫討論主題，就能避免互相指責的風險，也能展現你尊重對方，要與對方繼續合作的誠意。
步驟3：確保雙方都清楚接下來要怎麼做，並對此達成共識
找出問題背後的原因之後，就可以直接表明，你進行這次談話的目的，是要處理這個問題，並確定雙方都同意未來的做法。不論你的目標是協助部屬如期完成工作，或是與其他團隊成員有效合作，重要的是，要確定你們雙方都了解問題所在、如何處理、預期目標，以及雙方該扮演什麼角色。
步驟4：努力幫對方達成目標
開始制定計畫的時候，要和同事一起設定務實的期望。只有這樣，才能確保雙方都有清楚的目標和成功的決心。不論你合作的對象是部屬、同事，甚至是上司，你都應該在達成共識之前，先問問對方及自己：考量我們目前手上的工作，這項計畫是否可行？只要任何一方覺得不可行，就應該回頭重新規畫。
不論情況為何，你都必須謹慎行事，包括在必要的時候調整工作、提供支持，或把工作轉派給其他人。
步驟5：定期追蹤並評量進度
雙方同意的計畫內容，務必要以文字記錄，才能在出現疑問的時候進行查閱。不要訂了計畫就放手不管，而是要找出一個適當的查核工具，定期檢視進度。可以運用的工具包括：對彼此角色及責任歸屬的書面紀錄、定期的進度會議、追蹤績效的指標、檢核清單……等等。
以上摘自〈你的團隊能負起責任嗎？〉，主題為「如何讓你的團隊負起責任？」。包括：步驟一，從內省開始；步驟二，打造安全的溝通環境；步驟三，確保雙方都清楚接下來要怎麼做，並對此達成共識；步驟四，努力幫對方達成目標；步驟五，定期追蹤並評量進度。
延伸閱讀：