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專案管理就跟談戀愛一樣!專家:用心計劃,但不執著於計畫

在AI時代,想要工作不被機器取代,練就專案管理力,就是你的競爭力!包括Amazon、IBM等知名跨國企業近年都在招募具備專案管理能力的人才。你,跟上了嗎?

讀完這篇文章,你可以學到:

  • 職場快速變遷,專案管理不再限少數人需求,所有工作人都應具備這項能力。
  • 專案管理是一種技能,也是一種態度,擁有開放的心態是關鍵第一步。
  • 專案管理不是要你執著於計畫本身,而是要保有彈性、靈活應變。

近年職場最熱門的關鍵字,當屬「專案管理」,在全球大缺工的趨勢下,享譽全球的管顧公司麥肯錫(McKinsey)便指出,優秀的專案人才彌足珍貴。

擁有成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士學位、具備全球通過率不到3成的專案管理師(PMP)證照的專案管理專家姚詩豪,正是因為精通專案管理,職涯三級跳。

他曾在美國知名工程顧問公司MWH擔任專案監控團隊主管,帶領7人團隊協助紐約市環境保護署(NYCDEP)建立大型專案管理制度;另也曾任造價高達台幣52億的高鐵台中車站前期專案規劃,統籌超過12,000個工作項目與數百家包商的時程進度。

姚詩豪在普錸資訊擔任顧問期間,曾協助台積電、宏碁等企業導入專案管理流程與資訊系統。

談起姚詩豪和專案管理的緣分,其實是誤打誤撞。他原本計劃大學畢業後當工程師,卻在派駐金門當兵後,職涯有了徹底轉變。

當時金門還是戰區,到處都是地雷,國防部委請外國團隊來「清雷」,姚詩豪因為英文不錯被指派當翻譯,負責與6、70位爆破專家組成的外國團隊溝通。

「有天我看他們執勤,發現警報聲一響,70個人全自動化、有人拉封鎖線、有人叫消防車、有人換上爆破服,有人把機械手臂開過來,各司其職,沒有一絲混亂,」姚詩豪形容,團隊就在這樣合作無間的狀態下成功移除砲彈,無人傷亡。

他好奇一問才發現,這群團隊成員都剛認識,卻能在短時間內就建立起工作默契,驚覺:「原來這就是跨國專案!」從此他篤定探究專案管理這門學問。

退伍後,姚詩豪先當工程師,並努力設法找機會學專案管理:「我很賴皮!只要聽到公司有專案的機會,就會拜託老闆讓我去參加,就算是端茶倒水、做會議記錄都可以。」

憑著無畏的好學精神,姚詩豪透過反覆的專案洗禮,愈來愈能掌握箇中精髓,如今擁有30年專案管理經驗。

「這幾年,專案管理能力變得比較像通識科目,而不是專業科目,」他觀察,隨著產業變化加劇,學習專案管理已成為銳不可擋的趨勢,好比一種新的團隊語言,讓你可以很快跟不同國家、不同產業的人一起工作。

想練就專案管理力,請跟著以下五部曲:

首部曲:開放心態,擁抱挑戰

「你想,以後的職場是變化更多、還是更少?」長年開課傳授專案管理技巧的姚詩豪不諱言,他常聽到學員抱怨,公司沒制度,客戶變化難測。但他認為,當今的職場本就不能用父母輩的經驗來思考,工作人都應該要建立開放心態。

他進一步說,專案管理不光是技巧,也是一種觀念,受過正統專案管理訓練的人,在面對變化時,心情是很興奮的,因為唯有面對變化,你才能有展現的機會、做與眾不同的事情。所以學習專案管理前,應秉持樂於迎接挑戰及面對變化的態度。

二部曲:對準目標,再行動

多數人剛接手專案會很慌張,凡事求助Google大神,但姚詩豪建議,千萬別這麼做。雖然網路資訊多,但未必切合老闆的期待,

他提醒,接到專案的第一件事不是急著「做」,而是去「聊」。

姚詩豪分享,他每次接到專案,都會問老闆至少10個問題,因為透過對談,才能把抽象的目標,化作具體的工作事項。好比要做行銷活動,跟老闆聊完後,你會發現,原來老闆期待8成預算在網路,2成在實體,其中網路又有9成是IG,那你的下一步就是要下IG廣告。這時你就可以上網找資料,參考別人怎麼做。

反之,少了「聊」這個關鍵步驟,很可能努力半天,最後成果卻被老闆打槍。姚詩豪透露,很多人會因此感到生氣,但事實上,你在專案管理的前期,就應該自己釐清具體的目標方向。

好比你要當廚師,做菜前,也要知道客人想吃什麼,假如客人想吃牛肉麵,可以先問他喜歡的麵條粗細、肉質口感,做起來就不易出錯。

三部曲:硬技術、軟實力,相輔相成

姚詩豪認為,專案管理就像扮演軍師,要能運籌帷幄,掌握部隊,才有機會出奇制勝。

他觀察,擅長專案管理的人,通常有兩種面向的能力,就是「技術」跟「藝術」:技術是一種硬技巧,你在拿到案子後,可以清楚羅列出專案的目標、排程、預算等;藝術則是一種軟實力,你要很有觀察力,去分辨客戶或主管最在意專案的哪個部分,例如,是案件不能延遲,還是預算不能超支。

換句話說,專案管理者要能聽見對方「沒說出口的話」。

因此,專案管理往往是企業評核人才的重要指標。「我在美國顧問公司工作時,當公司要升遷副總級的人,就會看他過去做專案的能力,」姚詩豪提醒,專案管理能力會是工作人升遷主管有力的敲門磚。

四部曲:練就心理素質,隨時迎接改變

姚詩豪強調,專案管理不是做完計畫照表操課就好,要不斷滾動修正。

「專案管理的英文翻譯是Project plan,但做專案管理的人,會說『Project planning』,因為專案永遠都在進行式,」他比喻,專案管理就像GPS(衛星導航),每幾秒就要跟衛星溝通,才能在發現目標偏離目的地時,馬上給出新路徑,讓目標從偏離的軌道中導正回來。

因此做專案時,務必要練就堅強的心理素質,告訴自己,不斷修正是很正常的。

五部曲:專案就像戀愛,別執著於計畫

姚詩豪也發現,做專案跟經營談戀愛有著異曲同工之妙的共通處──

用心計劃,但不能執著於計畫。

他舉例,若你用心規劃跟女友的約會,但女友臨時身體不舒服。你是要跟女友生氣,執著於走完計畫,還是隨機應變呢?若你執著於前者,恐怕適得其反。

他呼籲,專案管理存在許多理論,但執行時,必須忘掉那些理論。「就像你要做一道食譜,手邊只有美國鹽時,就不該傻傻地照食譜添加,因為美國鹽比台灣鹽鹹很多!」當你換一個情境,仍能彈性應變,才是真正的專案管理高手。

最後姚詩豪有感而發地說,人生其實就是一個大型專案,當學生時的專案目標是考上好學校,出了社會面臨職場、愛情、家庭關係,等同開啟新的專案,你會發現,變化是勢必會發生的,你唯一能做的就是調整心態,當你能換個視角,就會發現,人生充滿了各種契機和特別的體驗。

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