一手搞定智慧辦文與節能減碳！叡揚為公文系統樹立 AI 新典範
自 1996 年開始，叡揚資訊始終與時俱進地配合政府推動各項計畫，致力實現公文管理的輕量化、法規化、雲端化、行動化及智慧化。如今，紙本公文朝向電子化已成為趨勢，不僅公部門單位，許多與政府組織往來的企業也將電子公文做為溝通合作的必備工具。加上近年來 AI 化與智慧化的技術革新企業導入 AI 更能兼具智能與效率地呼應淨零碳排的急迫需求。自 2013 年開始投入 AI 研究後，叡揚資訊成功在 2019 年推出公文智慧助理「小鯨」，正式揭開 AI 智慧公文時代的序幕。隨著該公司陸續推出更多 AI 功能，進而讓客戶全面提升並感受從收文、分文到撰文、發文各階段的最佳化效率與品質。
台灣公文電子化推行已久，公私部門公文數位化程度之高，乃至所衍生的可觀節能減碳效益舉世皆有目共睹。叡揚資訊公文產品技術部副處長吳錦紅表示，除了公文簽核過程的省紙外，公文電子化推行後，更大幅減低了機關之間頻繁紙本公文信件遞送的驚人長期碳排放量。疫情期間，公文電子化獲得了更全面的普及。除了節能減碳的顯著效益外，比起往返時間以「日」計的紙本公文，只需幾分鐘就能傳送的電子交換能提升機關間的溝通速度，而且還能即時查找相關紀錄，整體辦文效率大幅提升。
根據擁有超過 16 萬電子公文系統使用者，以及近 2,000 家政府機關、金融、學校及民間企業用戶的叡揚資訊預估，該公司系統長年可省下 44 億張（高度約達 874 座台北 101 大樓）A4 紙，相當於少砍 20 萬顆樹木並減少 4.4 億噸的二氧化碳排放量，整體淨零碳排的效益讓人眼睛為之一亮。
打造行動自然人憑證簽核里程碑，帶動公文系統 AI 應用新潮流
隨著公文數位化的日漸成熟，電子簽核與 AI 智慧化成為公文系統的最大關注點。畢竟電子簽核一直被視為是公文電子化的最後一哩路，但偏偏人們對於電子簽核的安全性與方便性有所質疑。為了落實最後一哩路，叡揚資訊協助數位發展部建立零信任機制，率先將行動自然人憑證整合至其內部的電子公文系統。數位部長官即時外出時，也能便捷又安全地在手機或平板上透過行動自然人憑證進行電子公文的簽核。數位部人員也能隨時隨地透過該機制登入系統、簽收電子公文，真正實現了安全與高效兼具的行動辦公室。
再者，AI 智慧化已然成為當前公文系統的最大賣點，同時也是吸引公私單位願意全面落實電子公文系統，進而讓組織機關成為達成 2050 淨零排放目標一份子的最終助力。早在生成式 AI 大行其道之前，亦即機器學習及深度學習掀起第三波 AI 浪潮之際，人們便開始思考運用 AI 的自動化與智慧化功能來提升企業辦文效率。雖然過去可以土法煉鋼寫死在程式中的方式來實現一定程度的糾錯及分文自動化，但卻十分耗時費工。
有鑑於此，叡揚資訊自 2013 年開始投入 AI 的研究，結果發現 AI 不但能滿足自動化與智慧化需求，甚至能有效減少開發時程。時至今日，AI 應用已然成為業界公文系統的發展主軸與核心元件。吳錦紅表示，叡揚資訊除了持續開發公文系統專屬AI強項功能之外，也在嘗試研究當前火熱的 ChatGPT 等生成式 AI 如何協助使用者撰寫公文並降低撰寫負荷。
智慧公文助理「小鯨」來相伴，人人皆成辦文高手
目前叡揚資訊已在自家公文系統上推出涵蓋從收文、搜尋、簽核＼辦文到撰稿等不同電子公文處理階段的 AI 強項功能。首先，當系統收到新的電子公文後，會透過採用「自然語言理解」（Natural Language Understanding，NLU）技術的智慧分文功能自動依公文特性及辦理單位加以分類，其準確率可達 90% 以上，能夠有效避免分文負荷集中落在資深員工身上的狀況。
針對紙本公文，透過 AI 輔助式 OCR 光學字元辨識功能便能轉換成可編寫且經過詞彙校正與雜訊去除後的正確電子公文檔，進而加速紙本公文的處理速度。不僅如此，面對組織機關日積月累所產生大量的公文，可以採用以文找文或自然語言全文檢索的方式快速有效地找到特定公文。
叡揚資訊智慧公文系統並支援行動自然人憑證，組織機關得以隨時隨地透過行動裝置方便又安全地進行公文電子簽章，展現無與倫比的行動辦公室效益。此外，系統中還有一個十分吸睛的智慧公文助理「小鯨」，其為具備自然語言理解技術能力的聊天機器人，能適時發送待辦公文、公文稽催等通知提醒使用者，使用者還能直接對「小鯨」下達指令來尋找相關公文，整體辦文效率因而大增。最方便不過的，「小鯨」還可掛載在 Microsoft Teams 及叡揚資訊自家推出的企業即時通 iota IM 上（另外也提供客製化界接其他 IM 的服務），展現隨時隨地辦文的彈性優勢。
NLP 模型與例稿推薦加持，公文效率與品質與時俱進
由於公文撰寫的用字遣詞上會有特定格式及標準上的要求，許多新進人員難免會在撰寫上出現無所適從甚至內容出錯的狀況產生。對此，叡揚資訊透過預先訓練好的自然語言處理（Natural Language Processing，NLP）模型，便能從上下文判斷使用者所撰內文是否有錯誤並提供正確的推薦用字。該模型甚至加入行政院公報進行訓練，致使公文詞彙校正準確提升至 83.54%，對於普遍提升公文品質助益極大。
另外一個最貼心的功能莫過於例稿推薦功能，使用者完全不需從頭撰寫公文，只需在系統自動推薦的例稿上針對必要內容進行修改即可，堪稱提升撰文速度與效率的利器。最後，填寫分類號是公文撰稿時的必要工作，由於叡揚資訊系統 AI 能自動學習過往分類號選擇的邏輯，所以能為使用者省時省力地推薦分類號。
吳錦紅總結指出：「叡揚資訊智慧公文系統可做到全面線上簽核與電子交換，完美達到節能減碳的效益。在 AI 加持下的智慧公文，更能提升使用者的辦文效率與品質。」
（首圖來源：科技新報）