成為時間管理大師！掌握 4 大步驟，再也不怕工作做不完
每天工作都做不完，超時加班已成常態？這並非健康的工作狀態，懂得時間管理是關鍵。本文整理四大步驟，帶你從釐清重要任務開始、到用「時間箱」打造黃金行事曆，教你在不加班、不傷害身心健康的前提下，提高工作效率，不再被工作追著跑。
你是否常常會遇到以下情況：一大早到公司，看到一整天的待辦清單，覺得時間不夠用；或是在公司忙碌了一整天，卻發現還有一堆重要的工作沒完成？工作做不完、超時加班，這樣的情況似乎在企業間已是家常便飯。然而，這真的是一個健康的工作狀態嗎？
答案顯然是錯誤的。當一個人不知道該如何用聰明的方式工作，就會事倍功半。所以時間管理，是當代工作者都應當學會的重要技能。如何讓自己在不加班、不傷害身心健康的前提下，提高工作效率？《哈佛商業評論》整理了四大步驟，教你如何聰明地運用你的時間，不再被工作追著跑。
時間管理步驟1：別再使用待辦清單！時間矩陣幫你釐清重要任務
如果你連每天把時間花在哪裡都不知道，可能表示你其實並沒有把時間花在最優先的事情上。因此時間管理最重要的第一步，是釐清你的工作日程，寫下一份完整的工作清單。這份清單應當包含你所有的會議、工作任務，甚至是你的日常活動，將它們一件件從腦海中挖掘出來，並一一條列在紙上。
接下來你該做的，就是審視這些清單上所有的任務，並排定優先次序。
若你看著這些密密麻麻的待辦清單，卻不知道從何開始下手，這是因為，待辦清單常常會列出太多選擇，導致人們會優先處理簡單的任務，卻忽略了一些重要但不急迫的任務。因此，我們建議你使用「時間矩陣」，來判斷事情對你的重要程度。
時間矩陣是一個2x2矩陣，由xy軸切成四個方格，x軸代表緊迫性、y軸代表重要性。在這四個方格中，左上角是重要但不緊急的任務、左下角是可以被排除、不緊急也不重要的任務；右下角是緊急但是優先次序低的任務，右上角則是你當前最為重要也是最優先的事情。
當你依照時間矩陣區分出工作任務的優先次序時，你可以釐清每項工作的重要性和緊急性，並知道當前你最應該做的事情，就是右上角這些又重要又緊急的任務。
時間管理步驟2：學習說「不」，別讓他人偷走你的時間
當你已經明確釐清自己的工作日常，是否常常會發現，有些被列在工作項目裡的事情，其實都不是你的事情？比方說突然被同事委託了工作、或是同事休假需要你的幫忙，這些事情無疑會妨礙到你完成重要任務的時間，所以你必須劃清界線，來確保自己的時間是足夠的。
首先，想要幫助別人這件事情本身並不是一件壞事，然而當這樣的態度造成你工作過量，反而本末倒置。因此在別人詢問你是否能夠幫忙時，你應當先自我詢問：「我真的有多餘的時間來做這件事嗎？」如果答案是肯定的，那麼接受這項工作就沒問題。如果答案是否定的，那你就需要自我克制，禮貌地婉拒他的請求。
再來，當有人因為休假而需要你的幫助、你又無法拒絕時，那你該做的，便是注意自己需幫忙的合理範圍，並且請他人制訂好計畫。你必須要清楚一件事：你的同事有義務跟你交接清楚，並說明他不在時你需要承擔什麼責任。我們建議可以請休假的同事寫一封電子郵件，詳細列出目前需要你幫助的事項、專案的進度，以及接下來有哪些步驟、截止期限、關鍵聯絡人等。這樣你才能在處理額外工作時，不需要花更多心力弄清楚要做什麼。
時間管理步驟3：運用「時間箱」，打造你的黃金行事曆
多數人在安排自己的時間時，常常會使用「待辦清單」，來幫助自己了解每日該做的事情。然而，僅用待辦清單來規畫你的時間，其實並不能打造出你最佳的日程。與其使用待辦事項，不如使用「時間箱」，來安排你一天的行程。
時間箱，顧名思義就是將時間轉換成一塊塊的區間，條列在你的行事曆上。它是視覺化的、直覺的，且能夠讓你的同伴也了解你的時間規劃。運用時間箱，能夠讓你有三大好處：
1. 視覺化地呈現工作時長
舉例來說，當前熱門APP軟體Notion行事曆，便是使用了時間箱的概念。它可以把你每項任務所需花費的時間段用顏色標示出來，視覺化地呈現你的工作時長。透過時間箱，你能夠看到各項工作的相對位置，並能夠更好的掌握自己的時間。
圖／Notion行事曆；取自Notion官網。
2. 安排你的黃金時段
每個人一天中的「黃金時段」都不同，有些人可能是一大早的工作效率最佳，也有些人可能要到中午吃完飯後，才是他生產力最佳的時候。在對的時間完成對的事，能夠提高生產力，減少時間的浪費。因此，運用時間箱，將重要或是需要靈感的工作，配置在身心狀態最佳的時段，能夠幫助你高效地運用時間。
3. 有效地溝通與協作
在微軟、Google引領潮流下，共享行事曆已經成為團隊內、企業界的常態。如果把所有的時間箱都放入行事曆，這樣不只你自己，你的團隊或是其他同事也都能清楚的看到。透過時間箱，可以更方便地確認他人與自己的會議時間安排，別人也能夠確認你的行程安排對他們是否有影響。
時間管理步驟4：學會把你的時間箱「留白」
大多數人都會以為，最有生產力的人會把每天的行程都排滿。可是研究結果顯示正好相反。時間管理最大的迷思，就是把你一整天都塞滿工作，因為這樣做可能會導致你沒有多餘的時間來應對突發情況。
此外，如果你一整天都在工作，那麼你將不會再有其他時間留給個人生活，而這往往導致人的心理健康受影響，甚至會對別人的時間管理造成麻煩。
就像在學校時，除了上課時間外，課堂之間也會安排下課的時段，做為老師與學生的緩衝時間。因此，請從現在開始每日複習你的日程規畫，刻意安排一段「留白」的時間，在這段時間裡，你可以外出走走、或是跟其他同事交流，讓自己的大腦放鬆休息。有時這樣的留白，甚至會產生正面影響，畢竟出其不意的創意或靈感，往往都是在大腦放鬆時冒出來的。
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在資訊量爆炸、追求高效的時代，時間管理已是工作者不容缺少的必備技能。做好時間管理，不但能夠讓你在工作上更有生產力，還能讓你擁有更多的時間去追求自己的目標和享受個人生活。
《哈佛商業評論》建議，從現在開始重新審視你的時間規劃，策略性地拒絕他人，運用時間箱打造屬於你的黃金行事曆。
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