著名的時間四象限，是讓事情分別落入「重要又緊急」、「重要不緊急」、「緊急但不重要」、「不緊急也不重要」的 4 個區域。我剛出社會時，經常使用這個方法，也的確幫助我很多，使我對於輕重緩急的掌握度很高。
時間管理怎麼做？出社會後，時間四象限不管用了
然而，我的職務權責愈來愈大，事情愈來愈多，導致超過 7 成的事項都落在重要又緊急的區塊；我的待辦清單上，每打勾一件、會再冒出兩件，我開始覺得四象限不足以支持我成為時間的主人。
我擔任某零售通路自有品牌的採購經理時，曾為了推出一系列茶飲，參觀十數家飲料工廠。在規劃生產排程時，工廠提出需依據其生產排程下單的要求，我還有點不是滋味，認為供應商不就應該依據買方需求來進行生產嗎？負責窗口向我解釋，每次生產不同內容物時，所有的器械管道都須拆下來清洗，特別是管子彎角處，得用高壓水柱與高壓蒸汽來回處理多次，才能開始生產下一個產品。每回拆卸、清洗、組裝、確認，就要花上 4 小時；一天若來回拆 2 次，就會大大影響產量，雖不是不行，但必須增加成本報價，也就會影響到末端市場售價。
時間管理基本心法：不想被時間追著跑，一次做一件事最高效
這麼簡單的生產道理，卻深深影響了我。我相信很多人跟我一樣，過著被時間追著跑的生活，該準備的報告還沒動工、該做的溝通省不得、該回的郵件堆積如山；但我很幸運的是，在參觀飲料工廠時，悟出時間管理的精髓： 「一次生產一樣東西最高效。 」
後來，我把時間與金錢的連動概念加重，發展出「時間預算」來規劃並運用時間，以確保我的時間花在刀口上。因此，永遠在跟時間賽跑的狀態逐漸有了轉變，除了能判斷出輕重緩急，我對於時間的規畫精準度也愈來愈高。即便不在預期內的事件與對話仍會發生，但我總算能游刃有餘地安然度過所有任務。
這套「時間預算」管理法，無論是在我得支援 3 個主管的菜鳥助理時期、同時負責超過 20 個專案的顧問時期，或是帶領 250 人集團的總經理時期，都是夠用且適用的工具， 其中包含「時間塊、防波堤、安可曲」3 個元素：
時間管理進階工具：時間預算管理法，3 步驟掌握更多時間
時間預算管理法步驟 1. 將一周分為 10 個「時間塊」
據說比爾．蓋茲（Bill Gates）的行事曆是以 15 分鐘為單位，但是他有助理，我們沒有。我不建議一般人以 15 分鐘來切割時間，因為錯過行程的機率太高了，突然來一通電話、被老闆叫去問事情，就會讓我們因為無法遵照預定時程，而產生焦慮與沮喪感，最後對時間管理的概念失去信心。
經過反覆測試後，我認為塊狀規畫是最佳解法，亦即每半天為 1 個單位，1 周就會有 10 個「時間塊」。 「時間塊」規畫的重點是，盡量在同一個時段內集中進行同樣性質的事，以避免沒有產能的暖機時間。很多公司喜歡在周一開例會，那就讓你的內部會議盡量集中在同一天，上午開部門會議，下午進行一對一會談，或者討論專案相關進度。
工作性質中包含客戶服務的人曾問我：「我怎麼可能知道客戶哪天有空？」其實，客戶還是有機會被管理或溝通的，你可以試著每周二上午或每月第 1 個周三去聯繫客戶，時間一久，就像《小王子》裡小王子與狐狸的關係，你們會逐漸建立出一種習慣、一些默契；你會在不知不覺間協助客戶管理他們的時間。
時間預算管理法步驟 2. 預留兩個「防波堤」
工作中難免會有突發狀況，突然被叫去討論事情、客戶突然打電話要東西、身體突然不太舒服，這些事件的發生難以控制，但其實我們可以預測的，是絕對會有意外發生，因此應該將「意外」規劃進去。
我建議，你只能用掉 8 個時間塊，預留 2 個「防波堤」作為緩衝。這不是指意外只會在預留的時段發生，而是你在必須中斷既定行程去處理某件事時，之後仍有時間補回你原本該做的事，以降低你的煩躁感。
多年下來，根據我與很多人實際運用的經驗，是把這 2 個「防波堤」放在周三與周五下午最好，如此一來，每周會有 2 次追回進度的機會。這兩個「防波堤」是必要的存在，一定得留著。
20% 是很基本且還算健康的假設值，即使很難，你也得想辦法不要把行事曆塞得滿滿的。若你無法每周留出時間去處理問題小雪球，終有一天得付出巨大代價，處理更為棘手的問題大雪球。
時間預算管理法步驟 3. 最多 3 個「安可曲」
對有些人來說，加班是常態，特別是某些產業的某些月分，那就可以每周增加一些「安可曲」，亦即白天時間與人互動，另外將自己可獨立完成的工作排在 6 點以後。重點是，一周建議最多 3 次「安可曲」，其他兩個晚上和周末，你可以去運動、陪伴家人、放鬆、進修，如此才能走得更健康、更長遠。人不是機器人，沒有任何人能夠長年累月加班，還維持絕佳的身心狀態。
關於時間管理的能力，沒有奇蹟、只有累積。簡單的事情重複做，就會有力量。
在執行「時間預算」時，有一個心法頗為關鍵，那就是「GSD」（Get Shits Done，把狗屎處理掉）。如果說「GTD」（Get Things Done，把事情處理完）是每個人都該具備的能力，它的進階版或主管版就是 GSD。對，把狗屎處理掉！好吧，狗屎或許有點粗俗，把「棘手問題」處理掉吧！你該不會天真地以為，事情都會照著流程走、所有人都會相親相愛、客戶都會無條件地愛戴我們吧。
事實上，某個環節出現誤差，是非常正常的。沒有人喜歡意外，但若你直接預設會有意外的出現，那麼當意外真正發生時，你的情緒干擾可以降到最低，你就有機會更快聚焦於如何分析與解決問題。美國知名作家馬克．吐溫（Mark Twain）說：「每天早上先吞掉一隻癩蝦蟆的話，那一天就不會發生比這更糟糕的事了。」
（本文出自《複利領導》，時報出版）
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