你可能也有過這樣的經驗：你被主管交派了一項工作，需要在一周內完成。你制定了一份計畫，卻不斷地被其他事情分散注意力，總是想著「還有時間，等等再做」，一直拖到了最後一天，你才匆匆忙忙地趕工，最終交出了一個不甚理想的報告，讓你感到十分後悔。
上述例子其實就是「拖延症」（Procrastination）在作怪！拖延就像一個隱形小偷，悄悄偷走你的時間和效率，讓你陷入焦慮與自責的循環。因此，如何戰勝拖延的壞毛病，不再被時間追著跑，成為現代工作者極為重要的課題。
拖延症為何發生？
拖延發生的原因錯綜複雜，有時並非只是單純懶惰或時間管理問題，而可能是更深層的心理因素所導致。以下列舉幾個常見發生拖延的原因：
- 外在因素的干擾：人的大腦天生就會追求多巴胺的刺激，查閱社群媒體、觀看影音平台，或是被他人的談話所吸引，這些看似平凡的舉動，其實正巧妙地滿足了人腦對多巴胺的渴望，導致我們在處理事情時容易分心，進而拖延任務時間。
- 龐大模糊的工作：當工作指示不夠明確、目標範圍太廣泛時，我們容易感到不知所措，導致「任務癱瘓」（task paralysis），進而拖延工作。例如，假設主管交辦任務時，只說「請你完成一份經費提案報告」，但沒有說明報告的目標族群、原因、內容等，就會讓你感到迷茫，難以進行作業。
- 困難棘手的任務：人們往往會優先選擇處理待辦清單中較不重要的項目，卻拖延那些更為困難、具挑戰性的專案，這是因為比起困難、具有挑戰性的工作，熟悉、成效平平的工作通常更容易完成，也更有滿足感。然而這個習慣往往會導致我們拖延那些更重要、具高價值的任務。此外，面對龐大困難的任務時，若自身缺乏足夠的知識經驗，或是不確定該從何下手，也會導致拖延心態的產生。
- 無趣麻煩的任務：美國著名的精神科醫師愛德華．哈洛威爾（Edward M. Hallowell）曾說過：「人們從來不會拖延吃掉自己最愛吃的甜點。」當面對一項枯燥乏味或令人厭煩的工作時，人自然而然會產生抗拒的心理，並下意識地尋找其他更有趣、更能帶來愉悅感的事情來填補時間，進而養成拖延的習慣。
- 恐懼失敗的心理：當主管交辦工作項目時，有些人會因為害怕自己做不好、被他人批評，而不斷地拖延來逃避工作。此外，過去失敗的經驗，也有可能導致我們面對相似任務時，產生害怕、逃避的心理，進而拖延工作。
- 追求完美的心態：完美主義的人，總是希望把事情一次就做到完美無缺。然而過高的標準，反而會成為阻礙我們行動的絆腳石。有些完美主義者，會過度追求理想情況，不斷設想各種可能，導致任務一直停留在規畫階段無法開始。而有些完美主義者則是在開始作業後，因為成果始終達不到心中的標準，導致任務無法如期交出，專案時間被拖延。
當我們釐清拖延症發生的原因，了解自己為何拖延後，就能提出更好的解決方法，進而提高工作效率。
克服拖延症的6大方法
拖延雖然是許多人共同的困擾，但並非無法克服的難題。只要掌握正確的方法和技巧，人人都能戰勝拖延。以下提供6種解決方案，協助你有效應對拖延症：
1. 建立外部制約，讓你不再分心
若拖延的起因，是受到外界環境的影響，那麼首先你要做的第一件事情，就是主動限制這些會干擾你的因子。就如同前微軟大中華區副總裁蔡恩全曾經提過，「當我要專注做事時，我會把自己關在一個安靜的地方，不收訊息、不看信件，專心地處理完工作。」如果你也是容易分心的人，那麼或許你也可以嘗試用同樣的做法，關掉讓自己分心的手機，讓自己身處在安靜的環境中專心處理事務。
當你將外界干擾因素去除後，接著你應該養成習慣，以一致的方式安排「深度工作」（deep work）。也就是說，你每天需預留一段時間，全神貫注地完成你最重要的任務，並固定時間，持之以恆地進行。久而久之，當這件事情成為你的習慣後，你就能夠快速地進入專注狀態，不再受到外界影響。
現在市面上也有許多專注，能夠幫助你集中精神、提高效率，有效地運用這些工具，也能夠幫助你更好利用時間，不再拖延工作。（延伸閱讀：成為時間管理大師！掌握 4 大步驟，再也不怕工作做不完）
2. 龐大的工作不知從何下手？設立明確的目標
當今天你被指派的任務過於龐大模糊，讓你無從下手，這時回歸到基本原則就很重要。你應當向指派任務的人提問，詢問清楚工作的內容、方向等細節，確保自己了解這個專案。
接著，你必須設定好具體明確的目標，因為這能讓你清楚知道，怎麼樣才算是成功的完成任務。當你知道自己想達成的績效是什麼，請思考你該採取哪些具體的行動，才能達成你的目標。舉例來說，如果今天你想要減重，那麼你的目標比起「變瘦一點」，「減重公斤」會更為明確。至於行動方面，比起「少吃一點」，「七點後不吃東西」、「一個月內不喝手搖」，這些更加具體的規範，才能夠讓你明確了解自己該做什麼。條列清楚目標及方式，能夠持續激勵你完成任務，直到成功。
當然，你也可能在釐清所有任務及解方後，因為沒有經驗而退縮、猶豫不決。這時比起自己埋頭苦想，你可以參考過去成功的案例、請教有經驗的同事，或是諮詢專業顧問，幫助你制定可行的計畫，安排任務具體的步驟及進程，才能夠不拖延，按照計畫實行下去。
3. 困難的工作好想逃？拆分成小任務更容易！
若你是因為任務過於困難，導致你難以開始，那麼首先你必須先轉換思維。你可以利用「重新建構」（reframing）的技巧，盡可能思考你拖延的那項工作，與你能夠輕易做好的工作之間，有哪些相似，或是可以連結的地方。
接著，你可以將龐大複雜的任務拆分成一個個小步驟，並從簡單的工作開始著手，逐步建立信心和動力。正如史丹福大學的福格（BJ Fogg）教授所言，就算只是採取微小的行動，也能產生正向的動能，讓人更容易完成整個任務。例如，寄出電子郵件、查詢資料等等，從這些微小的步驟開始，都可以幫助你打破僵局，繼續前進。
最後，你應當學習接受困難的任務，讓自己習慣應對挑戰，就能減少拖延的心態。你可以嘗試每天安排一小段時間，努力進行具有挑戰性的任務，當你愈能夠接受困難的工作挑戰，就愈不容易拖延。
4. 工作無趣不想做？短期獎勵引起動機
我們常常會拖延，可能是因為距離完成目標太過遙遠，或是任務本身太過無趣，導致人喪失衝勁，拖延任務。要解決這個問題，短期獎勵是一個好方法。你可以將整個專案分成不同階段，並為每個階段訂下短期目標，當目標達成後，就犒賞自己一個獎品。透過短期獎勵的方式，不但能夠讓人產生對於任務的急迫感，還能夠因獲得獎賞而提起動力繼續前進。
雖然獎勵是個好方法，但要注意這個獎勵不應該與你的目標相衝突，不然只會讓你前功盡棄。例如：訂下每月減重兩公斤，卻在達成後大吃大喝。
5. 負面情緒好痛苦？學會自我疼惜（self-compassion）技巧
害怕再次犯下過去失敗的經驗，或是想要追求完美結果而焦慮，如果你是因為這些負面情緒而躊躇不前，那麼你應當養成自我對話的習慣，覺察內在情緒與想法，並且練習正念思考，以更友善、包容的心態對待自己。舉例來說，你可以尋找其他優秀的人過去失敗的經驗，來告訴自己人人都會犯錯，不要被過去的失敗困住。當你學會調整自己的心態，接納自己的不足，才能夠採取行動，不再被負面情緒拖累。
6. 自我克制好困難！向外尋求支援
除了自己嘗試解決問題外，向外尋求他人的幫助，也是克服拖延的好方法。就如同教授雷吉娜．康蒂（Regina Conti）所言：「其他人是外在動力的重要來源。」你可以尋找值得信賴的朋友或同事，告訴他們你的目標，請他們定期監督你的進度。你也可以加入一些共同工作的小組，讓自己保持動力，克服拖延。當你把目標與他人分享後，你的動力以及自我督促性也會加強，因為你會為了向他人證明自己，你就會更加努力達成它，而不是拖延。
有時拖延症的發生，可能是源於其他心理疾病。若是你的拖延始終難以克服，或是已經嚴重影響你的生活，那麼你就應該要尋求專業人士的協助，極早就醫治療。
結語
拖延是現今職場工作者普遍存在的問題。雖然看似無傷大雅，但長期下來卻會影響工作效率、生活品質，甚至是心理健康。因此，我們應當要正視拖延問題，了解自己拖延的原因，並採取有效的方法應對，才能夠戰勝拖延症，提高工作成效，擺脫後悔自責的牢籠。
延伸閱讀：