事情多到做不完？擅用 80/20 法則，把精力花在待辦事項中的「關鍵少數」

在所有的時間與生活管理概念中，最重要的無非是「八○／二○」法則，這是義大利經濟學家帕雷托（Vilfredo Pareto）於一八九五年首度提出，因此又稱為「帕雷托原則」（Pareto Principle）。

帕雷托發現，社會上的人口和財富很自然的分為兩類：百分之二十的「重要少數」（Vital Few），也就是財力與影響力比他人優越的人；另一種則是「不重要多數」（Trivial Many），即其餘百分之八十的人。

他還發現，所有經濟活動其實都受到「帕雷托原則」所支配，例如：你的成果有百分之八十決定於百分之二十的活動；你的業績有百分之八十來自百分之二十的客戶；你的利潤有百分之八十是由百分之二十的產品或服務所創造的；你的貢獻有百分之八十來自百分之二十的工作……等等。

這表示，如果你的工作清單上有十件事的話，其中兩項的價值將等於或大於其他八項的總和。

常被擱置的反而是「重要少數」

另外，還有一項有趣的發現，在十件工作中，要完成每一項工作所需要的時間可能一樣多，但其中一、兩項工作的價值，卻是其他工作的五到十倍。

而且在你所列出的十件工作中，往往會有一項的價值超過其他九項的總和——這項工作當然就是你應該先吃掉的青蛙。

猜猜，一般人最常、最可能拖延不做的是哪些事？這個答案令人感到相當失望。

因為多數人疲於奔命的往往是那「百分之八十」不重要的工作，也就是對結果貢獻不大的「不重要多數」；而擱置了那些最有價值，也最重要的「前百分之十或二十」的重要工作，亦即那些「重要少數」。

重點在於行動，而非達成率

你是否常會看到有些人每天忙進忙出，卻一事無成。這可能就是因為他們總是忙著處理那些低價值、不重要的工作，而拖延對公司與個人事業真正舉足輕重的那一、兩項工作。

你每天所能做的、最有價值的工作，經常都是最為困難且複雜，若能有效率的完成這些工作，就能獲得驚人回報。因此，若是你尚未完成那前百分之二十的工作，務必要果決的放下其餘百分之八十較不重要的工作。

在每次開始工作前，要先問自己，「這項工作屬於前百分之二十的工作，還是其餘百分之八十的工作？」

拒絕「先完成小事」的誘惑

切記，無論你選擇怎麼做，只要一再重複，終將成為牢不可破的習慣。

假如你選擇做低價值的工作來開始每一天，過不了多久，便會培養出總是先行處理低價值工作的習慣，這可不是件好事。

因為那些低價值工作會像兔子一樣不斷繁殖，讓你永遠趕不上。

處理任何重要工作時，最困難的就是起步。 一旦你真正開始進行一項有價值的工作，就會產生繼續做下去的動力。

你心中有個部分很喜愛投入在重要工作上的感覺，因為這些任務會讓你覺得自己與眾不同。而你的工作，就是不斷餵養這部分的心靈。

工作越重要，滿足感越強

只要想到要開始與完成一項重要工作，便會激勵你，克服拖延。

事實上，完成一件重要工作所需的時間，和完成不重要工作的時間是相同的。

相異之處在於，完成有價值且重要的工作，能讓你獲得無比的自信與滿足感。相對的，當你用同樣的時間和精力完成一項低價值的工作時，只會得到極少的滿足感，甚至毫無滿足感可言。

「時間管理」其實就是生活管理，也是個人管理，它其實就是控制做事的順序。

時間管理是在管控你下一步該怎麼做，而你永遠都擁有選擇下一步行動的自由。你在重要與不重要的事情中做出選擇的能力，便是決定人生與工作成就的關鍵因素。

高效率、高生產力的人，會自律的從眼前最重要的任務開始做起。

無論多麼困難，他們都會強迫自己「吃掉那隻青蛙」，因此，這些人的成就遠遠超過一般人，也比一般人快樂。你的工作方式應該也是這樣才對。

（本文摘自《時間管理，先吃了那隻青蛙【25年暢銷經典版】》，商業周刊）

延伸閱讀

Email 其實是你沒有效率的元兇！你該學會的「80/20」時間管理法則
其實工作不必這麼累！用這 10 種方式，你可以一分努力、十分收穫
加入《經理人》LINE好友，每天學習商管新知