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監控員工:遠距工作時代的必要之惡?

監控員工:遠距工作時代的必要之惡?
監控員工:遠距工作時代的必要之惡?

所謂「水能載舟, 亦能覆舟」,科技雖然是讓在家工作變成常態的大功臣,但科技其實也帶給在家工作者許多煩惱,當中最多人認同的,就是「科技監控」這個問題。這篇文章就來和大家分享我在遠距工作時,被英國僱主科技監控的經驗。

公司換手機,社群軟體幾乎全被禁

就在幾周前,我收到公司 HR 部門發的一封群組信,告知員工手冊內容有更新,主要變動是在使用公司手機那一章:員工在使用公司手機時,不得用於私人目的,而且公司會監控每位員工的工作手機。我看到這封 Email 時, 其實覺得沒什麼好大驚小怪的,因為公司本來就有權利監控公司發的手機,而理論上我們也本來就不應該將公司手機當成私人的在用。

讓我比較驚訝的是,收到這封信的一周後,我們又收到另一封 IT 部門寄來的群組信,標題欲蓋彌彰地寫了 “ Good News ” 二字,內容是通知大家公司要幫全體員工換新手機,所以號召每個人把我們的舊 iPhone 寄回公司。之所以說欲蓋彌彰,是因為這個消息一點也不是「好消息」──怎麼說呢?

第一,我們的工作手機一直以來都是 iPhone,新手機卻是 Android 界面,雖然大家對 Android 沒有成見,但用慣 iOS 介面的人,一下子要換到 Android,感覺大概就像一直用衛生棉的人,突然要被迫用衛生棉條那樣不自在吧!

第二點也是最讓大部分人最難以接受的是,手機用得好好的,卻突然被徵召回去,換來的新手機不但被灌了監控軟體,還被設定只能下載公司規定的 19 個 APP──對!你沒看錯,就是 19 個那麼少,而且裡面還不包括 Facebook、Instagram、Twitter 和 LinkedIn(讀者們乍看可能會覺得這很「理所當然」,但因為我們從事的是行銷顧問產業,所以觀察社群媒體其實也是工作的一部分)!我們少數能用的社群 APP 是 YouTube。

至於被允許下載的 APP,包括 Microsoft Excel、Microsoft Outlook、Microsoft Word、Microsoft Teams 等微軟的各種工具,以及各大航空公司和火車公司的 APP──畢竟後疫情時代,交通票券都數位化,若不下載 APP,出差時可能會面臨無法登機或上車的窘境。除此之外,路痴必備的 Google Maps、叫車必備的 Uber、線上會議必備的 Zoom 和 Slido 當然也在名單之內。反正每一個 APP 存在的目的都是為了工作,就連 WhatsApp 都是因為我們有許多客戶喜歡用它來交代工作,主管部門才勉強把它加進許可名單內。而或許是主管發現工作必備 APP 實在太多,近期終於放寬到 30 個。

「科技監控」與遠距工作脫不了干係

我雖然早就有耳聞公司有監控員工工作用手機的權利,但我在英國工作 10 年下來,還是第一次如此真實地感受到一台手機被人監控是什麼感覺。舉例來說, 每當我unlock手機, 馬上就會有一行字跳出來提醒我:“ This device belongs to your organisation “(這台裝置屬於你的組織);而且在我還沒有設定任何帳號前,手機系統裡已經有一個預設的陌生帳號,看來就是監控者的帳號,這種感覺真的很毛骨悚然。雖然我知道公司有 100% 正當的理由監控他們的財產,這種作法也在法律保障的範圍內,但試問現在正在讀這段文字的讀者們,你們願意自己手機裡的一舉一動都被別人掌握嗎?就算沒有做什麼違反公司利益的事,這種感覺也非常不好吧?!

公司雖然沒有說明為何他們決定要更換系統,但我認為多少和我們公司正式成為遠距工作模式脫不了關係,否則為何成立 20 多年來,從來不曾考慮監控員工的手機,卻在現在出現這種改變?

但既然公司的新政策是如此,對我來說最簡單的應變方式就是公事公辦,也就是說我只會在上班時間內開這支手機,讓同事與客戶可以找到我,其餘時間我都不會開機,更不會將它做任何私人用途。反正我有自己的私人手機,工作手機就讓它單純用在工作上。

不過世界上有兩種人,一種是會把工作手機和私人手機分開來的,另一種就是不會分開;而我屬於前者,很多人屬於後者,所以對他們來說,公司的新政策就像世界末日一樣。譬如我的直屬主管就沒有私人手機,她在公司服務的這 8 年多以來,一直都是把公司手機當成私人手機在使用,也因此這個新政策對她的衝擊非常大。她表示自己除了必須辦個新手機和新門號外,還得把自己所有私人對外的聯絡方式全都更新一次,包括銀行、水電公司、網路公司等。簡言之,各種她會使用的服務平台全都要更新個資,絕對是一件大工程。

監控雖合法,ICO 籲保留彈性

其實除了手機,公司發給員工使用的筆電也是一樣完全處於時時刻刻被監控的狀態,只要僱主有心,市面上充斥着各種監控軟體,包括可以同步追蹤員工的桌面動態、隨時可以做螢幕截圖或錄影,甚至能即時監視滑鼠被閑置了多久。所以如果有打混的員工利用上班時間追劇或看 YouTube 影片,或是離開電腦很長一段時間導致滑鼠沒有任何移動過的紀錄,老闆們全都能瞭若指掌。

根據 Prospect's 在 2021 年的調查,英國有 32% 的遠距工作者處於被科技監控的情況,而由英國政府主管的資訊委員會(The Information Commissioner's Office,簡稱 ICO)也表示,只要僱主有事先通知員工,並且未使用網絡攝影機(webcam),利用科技監控遠距工作者在家工作的情況是完全合法的。但資訊委員會也呼籲僱主,在做科技監控時應該要保留一些彈性,必須考量員工的工作過屬性,譬如設計類的工作可能不是 100% 都發生在電腦上,很多時候設計師很有可能是用筆在筆記本上做草稿設計,僱主當然就無法從電腦螢幕上偵測到員工的工作過程。

遠距工作時代的「必要之惡」

科技監控在遠距工作時代扮演了非常重要的角色, 它不只是用來監視員工是否有在上班時間打混, 更重要的目的是監控員工是否有在合理範圍內使用科技產品,而不是冒着中毒或被駭客入侵的風險下載對系統有害的軟體,或點入不該點的連結。畢竟實行遠距工作的企業高度仰賴科技,不能承擔科技癱瘓的後果,因此在完全看不到員工的情況下,科技控管有時是不得不執行的「必要之惡」。

雖然很多人可能覺得公司發手機、發筆電是一種福利,但請不要忘記,只要是公司的東西,公司就有權監控。如果你未來成為遠距工作者,或者已經在遠距模式下工作,建議你使用公司發的 3C 用品時小心謹慎,如果可以,最好還是儘量不要用做私人用途。

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※本文由換日線授權報導,未經同意禁止轉載

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