雇主不給薪資單、薪水晚發、工資清冊未保存》誤觸這3地雷重罰百萬！
勞工去上班最在意的就是薪水何時可以拿到，但如果老闆以為「按時發薪水」就好了，卻沒有注意到發薪水的大小眉角，一不小心將會觸法！舉凡「薪水晚發補發、未給員工薪資單、薪資單內容填寫不清楚、未保存5年」等，都是許多小公司老闆容易忽略的地方。
公司財務狀況多少會影響發薪日，只要不違反法令最低標準也就不違法，因此雇主、人資們務必了解勞基法中的「薪資發放規定」，以下整理3重點，避免您誤觸法令而受罰。
一、公司如何發薪水才正確？事後補發可以嗎？勞動部最新解釋這樣說
勞動部在前些日子(3月15日)針《勞基法》薪水發放規定發布新函釋，補充說明以下2點：
1️⃣依《勞基法》第22條第2項規定「薪水應全額直接給付勞工」。也就是說，若雇主在約定發薪日未給薪、或只發給部分薪資給員工，事後補發給差額，仍算是違反規定。
2️⃣ 又《勞基法》第23條第1項規定「工資除了當事人特別約定或按月預付，每月至少定期發給二次」，指為了保障勞工能維繫基本生活，雇主和員工約定發薪日期和頻率以「每月1次」為最低標準。
雇主約定以下發薪方式都可能涉及違法：
❌約定每2個月5號發薪（發薪時間間隔超過1個月）
❌約定每40天發放薪水1次（發薪時間間隔超過1個月）
❌每月上旬發薪（沒有明確約定日期）
❌約定15號發薪，15號先發一半薪水，下個月才補發剩下一半薪水（事後補發給差額）
《勞基法》規定適用所有僱傭關係的勞工，因此公司只要僱用正職、兼職、論件計酬員工，都應按照上面的規定來發給薪水，違反以上規定，可開罰2-100萬元罰鍰。
公司若迫不得已因為連續假期來不及計算出缺勤，或會計做帳等因素導致必須遲發薪水，實際作法也應該先取得員工個別同意，並說明延後發薪原因、表示歉意，這樣的做法也能讓員工比較能夠理解，而非直接公告晚發薪水，影響到員工家庭生計或財務上的規畫；反之，公司如果優於勞基法規定，採預先給付薪資的方式，例如每月1號、5號發給當月薪資，或是提早發給下2個月的薪資，也都是可行的。
二、 發薪日遇到例假日、連續假期怎麼辦？晚給會被罰嗎？
在勞動部這次解釋中，並未提及如果發薪日遇到國定假日，或連續假期等特定節日延後發放是否違法。雇主、人資可參考先前我們報導過的文章「1月發薪日卡到農曆過年，薪水何時拿的到？原來老闆因為這樣晚給不違法！」，內文提到若按《民法》第122條規定，雇主和員工約定發薪日當天遇到「星期例假日」或「國定假日」，順延到休息日結束的隔天再發放，並不違法。
因此假設公司和員工約定的發薪日是每月5日，而4月5日遇到清明連續假期(4月5日清明節)，則延至連假放完第一天上班日4月6日發薪是沒有問題的。
三、 老闆一定要提供薪資單給員工嗎？薪資明細內容應包含什麼？如何提供和保存？
(一) 薪資單內容應包含四大項目
根據《勞基法》第23條第2項及《勞基法施行細則》第14-1條規定，雇主應置備勞工工資清冊，並將發放工資、工資各項目計算方式明細、工資總額等事項記入，而工資清冊(薪資明細)內容應包含這4點：
1️⃣ 工資總額（本薪）
2️⃣ 工資各項目給付總額（包含全勤獎金、績效獎金、伙食津貼、職務津貼、加班費、特休補休未休完折現金額(註)等）
3️⃣ 依法令規定或勞雇雙方約定可扣除項目的金額（包含員工勞健保自付額、職工福利金、二代健保補充保費、代扣稅款、勞退自提金額、遲到時間換算金額、請假扣薪金額、法院強制執行金額等）
4️⃣ 實際發給員工的最後金額（扣除項目後員工能實領的金額）
薪資明細應提供的項目性質都屬於「工資」，也就是員工因為工作取得的報酬原則上都要列入；而若是「獎金」，例如：三節、年終獎金、公司額外發放的結婚津貼、生育獎勵等恩惠性給與，因性質不算是「工資」，就沒有強制須列入在薪資明細中。但是為了避免員工對獎金、扣薪計算有爭議，還是會建議雇主們一律放入薪資單中。
勞動部官網提供3種薪資單範本可以給雇主們參考，其中第3種範例是最為詳細的，包含「應發項目、應扣項目、加班倍率、特休未休折現、提撥退休金額等」都有列出。公司可以按照此薪資明細提供薪資條(單)給員工便一定不會出錯，而打工族、按件計酬勞，雇主也可以參考範例內容自行增減。
(二) 薪資單應主動發給員工
在約定發薪日，老闆除發放薪水給員工外，依《勞基法》第23條第1項規定，還要「主動」提供薪資單給員工。若未提供，或是還要員工自行申請、提供後還要員工繳回，都可能因違反規定被開罰2-100萬元，根據統計，去年就有297件雇主因為薪資單違法被受罰，且多數都是對法令不熟悉的小型企業主。
薪資單製作完成後，應在發薪時主動提供給員工；至於提供方式，早期店家、工廠多會使用薪資袋、薪水條等紙本方式發給員工，然而現在多電子化作業，因此只要是員工能隨時取得列印的方式都符合法令規定，例如電子郵件傳送、簡訊發送、通訊軟體、使用薪資系統等。
(三) 薪資單應保存至少5年
另外最重要的一點，薪資單不是做好給員工就沒事了，根據《勞基法》第23條第2項規定，雇主應將薪資明細只少保存「5年」，為了是將來員工對薪水有爭議時，例如確認薪水是否計算錯誤時，可以調出相關紀錄來確認，或是勞動檢查時能提供發薪的證明。
各位老闆、人資們，趕緊檢查手邊的薪資明細內容是否完整，若不詳盡也可趁這次機會好好檢視做調整，畢竟多數勞工們都十分重視自己領到的薪水數額，也會在乎自己薪水是否算錯了、扣錯了，相信您也不希望因為薪資明細提供的不清楚而被員工每天追著跑吧？
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註：《勞基法》第38條第5項規定提到，雇主應將勞工每年特別休假期日，以及未休天數所折成工資數額，記到薪資明細中，並每年定期將內容書面通知勞工。