跨部門溝通該注意哪些事項？以專案經理跟工程師為例
｜文／RUBY 大叔｜原文出處／專案經理跟工程師總「溝通不良」？這樣做降低無效溝通｜首圖／Pexels
時間過得飛快，2022 快要結束了，今年也寫了蠻多跟工程師職場相關的文章，從後台數據發現之前這篇「工程師面試二三事」瀏覽量又刷新高，看來大家很關心面試時如何表達自己及與面試官溝通等問題。有沒有發現，我們每天都在說話，卻覺得溝通好難，尤其 RD（Research & Development，技術 / 工程部門）跟 PM（Product Management ＆ Project Management，專案經理 / 產品經理）之間的溝通，經常一不小心就充滿火藥味。
我滑臉書時，曾看過同行 RD 長篇大論抱怨 PM ，說實話，我是非常有耐心也願意溝通的那種工程師，但偶爾也會有氣到想暴走的時候，雖然最後還是會乖乖燃燒自己的肝（淚），究竟如何讓 RD 及 PM 可以溝通順暢？這篇我特地找了公司一位年輕有為的工程師CY 葛格 一起來聊，因為我從來沒看過他跟 PM 或任何人有溝通問題，也沒看過他生氣，而且每位跟他合作過的同事都對他讚不絕口。
與 PM 一起工作最常碰到哪些「溝通不良」的事？
「PM究竟要不要懂技術？」這是一個萬年討論題，我跟 CY 葛格一致認為，最好多少還是要略知一二，才能縮小跟工程師的知識落差，但這不代表不懂技術就不能當 PM，只要有好的溝通能力，照樣可以解決問題。為何 PM 的技術知識那麼重要？因為它會影響到 PM 與 RD 溝通時的三個層面：
- 無法抓出正確的工作項目細節。若只抓出幾個粗略項目就拉時程給 RD，會漏掉很多隱性工作， RD 需要反覆來回確認，不但造成溝通問題也造成工作時間的緊張。
- 不知道在技術上要花多少時間。資深 PM 因經手的專案多或許比較有時程概念，但新手 PM 若對技術毫無認識，即便向 RD 詢問，也可能因敘述不清楚，無法獲得較精確的執行時間，為日後的溝通問題埋下伏筆。
- 不知道技術天花板在哪裡。除了 PM，有些無技術背景的老闆也會有此症頭，經常預算有限，想法天馬行空，向 RD 開出各種許願清單，要求他們上演不可能的任務。
雙方各做好「一件事」讓知識鴻溝變小
RD 盡量少說「技術名詞」
有時 PM 與 RD 在溝通時，經常會發生 RD 需要花時間解釋很多技術名詞，或因在溝通上講了太專業的術語導致雙方溝通時資訊不對稱。若碰到新手 PM，不妨減少技術用字，盡量以對方能聽懂的方式說明，或以相仿的功能及譬喻敘述，畢竟站在 PM 角度，他們也需要回頭跟客戶報告原因。最常發生的狀況是 RD 失去耐性，直接丟給 PM 一個交件時程，如果拒絕討論碰到的問題或進一步溝通，久而久之鴻溝就會越來越大。
PM 不當「傳聲筒」或「轉信機」
有些新手 PM 因為經驗不足，很容易把老闆或客戶的話直接複製貼上給 RD，交給 RD 判斷，彷彿只有傳聲筒或轉信機功能（大家是不是有碰過這種同事XD），並沒有消化吸收需求再 Brief 給 RD，或抓出重點協助 RD 過濾問題。其實開票給 RD 也沒有想像中困難，不必把需求寫得文情並茂，只要清楚交代「需求規格」即可，例如：如何設計、操作流程、重點有哪些等，最後再自己順一次開出的需求是否合理。
理解需求背後原因，才能精準溝通
只要能做到理解背後需求這一點，就能降低很多無效溝通。當不懂技術的老闆或客戶提出「希望品牌能經常與顧客在網路上互動」，若 PM 只是把這個大方向問題原封不動丟給 RD，RD 會很困惑。若能試著推敲這個需求背後原因，並幫助老闆及客戶梳理想法，就能讓溝通更精準一些，例如，或許只是需要「聊天機器人」，接下來，只要朝這個方向跟 RD 溝通就會順暢許多，也能節省溝通往返的時間成本。
不懂技術知識照樣可以當好 PM
雖然前面一直在暗示懂技術知識的 PM 更好，但不懂技術還是能當一個好 PM，在職場上大家都很忙錄，碰到問題時有些害羞的新人會不好意思開口，只要敢「開口溝通」跟「講重點」，就能逐漸從跟 RD 的溝通過程中攝取到技術知識，不斷提升進化！
最後，CY 葛格也分享一個自己的溝通訣竅—在收到需求時，不要每次都說「好」，要停下來，從不同面向反思再回覆，例如：技術上是否有難度、時程是否OK、有沒有好的使用者體驗⋯等，各種問題，這樣不僅幫助自己，也能幫助到Team Member。
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