職場信件潛規則！踩這「六大地雷」讓專業度大扣分
本分析報告使用《OpView社群口碑資料庫》，針對指定議題進行文本分析
觀測期間： 2024/02/25-2025/02/25
觀測來源： 討論區、社群網站、新聞、部落格、Podcast評論（已排除抽獎文）
在職場中，電子郵件可說是不可或缺的溝通工具。然而，許多小細節若稍有不慎，就可能導致訊息傳遞不清、影響工作效率，甚至讓專業度大打折扣。本次我們便針對職場信件的NG行為進行觀測，一起來看有哪些魔鬼藏在細節裡！
《Social Lab社群實驗室》本次透過《OpView社群口碑資料庫》追蹤近一年「職場信件地雷」話題的網路聲量表現，帶您了解網友熱議職場信件易犯的6大錯誤。
下班時間收到email好困擾 「沒有重點、缺乏排版」是大忌
觀察近一年內網友針對「職場信件地雷行為」的相關話題討論，發現「寄信時間不恰當」廣受網友詬病。有民眾分享同事習慣在假日或深夜發送工作郵件，即使以「不好意思假日打擾了」作為開頭，也無法減少對收件者的干擾，直言「是覺得破壞別人的假期很快樂嗎？」、「不太理解為何有人要星期日傳訊息，交待別人明天要處理的工作」。對此，有網友建議善用郵件排程功能，表示「發email也會設定週一上班時間」，以免影響同事的休息時間。
此外，網友普遍認為「內容冗長、缺乏重點」的信件不易閱讀，且會導致溝通效率下降。有網友表示自己使用手機看email的比例越來越高，「長篇落落長的內容很容易讓人感到疲勞」、「一次讀一大段文字很吃力」，針對這類討論，不少人認同「適當分段」可以增加易讀性，建議「每個段落的開頭清晰說明該段的重點」、「斷行很重要」，適當使用粗體或斜體標註關鍵字，也有助於收件者快速掌握重要訊息；不過，也有人提醒「若通篇標一堆重點，那整篇都沒有重點了」。
「寫錯收件者姓名」同樣被視為應避免的疏失。許多網友分享自己收到寫錯姓名的郵件之經驗，認為這不僅顯得不專業，也可能影響合作關係，直言「把對方名字打對應該是非常基本的事才對 」。一些常見錯誤包括拼寫錯誤、誤植對方姓名，甚至直接使用錯誤的稱謂。部分網友點出，在回覆郵件時，直接複製對方簽名檔中的姓名可以有效避免此類問題，這些細節雖然看似微不足道，卻可能影響收件者對發信人的印象，進而削弱工作上的互動與信任感。
雖然信件禮儀並非求學階段的必修課，在職場中卻是很關鍵的溝通技巧。除了上述應避免的NG行為外，發送郵件前確認用字遣詞合宜、善用CC（副本）與BCC（密件副本）並確保主旨清晰等，也都是能有效提升溝通品質的細節，讓工作更高效順利！