用 NotebookLM 整理 1 on 1 筆記！5 步驟教你去識別化＋套範本歸檔，免費帳號就能用

以前當主管的時候，跟團隊成員做完 1 on 1，紀錄總是散亂在不同筆記本，下次面談要回顧都很困難。

我有想過丟給 AI 整理，但這些對話常涉及個人隱私與工作狀態，有適合的工具嗎？

剛好，《一天一AI》召集來的分享者、新生命資訊服務公司的陳國芬跟我提到類似場景。

他們公司有高達八成的員工是重度身心障礙者，國芬的主要工作，就是長期追蹤、訪談這 40 位同事的健康、家庭與工作狀況，給予身心或辦公硬體上的支持。幾乎每個人、每個月都要 1 on 1，長期累積繁重的紀錄工作。

她選擇用 NotebookLM，建立一套安全又高效的「個案紀錄整理流程」。免費帳號就可用（付費帳號可存更多資料）。我把她的步驟整理成圖卡給你！

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步驟一：嚴守資安！檔名與文件全面「去識別化」

在使用 AI 處理任何內部資訊前，最重要的第一步就是保護隱私。國芬會幫每位同事設計一個專屬的「編號」，無論是語音檔名、LINE 截圖，還是來往的文字文件，全部都以編號來代稱。絕對不讓未經處理的真實個資上傳到雲端，從源頭把關資訊安全。

步驟二：一人一本專屬筆記本，資料絕不混用

為了避免 AI 產生幻覺或張冠李戴，請在 NotebookLM 中為「每位成員」建立獨立的筆記本。 在這個專屬筆記本裡，只放入去識別化後的乾淨資料。因為 NotebookLM 的特性是「只根據你提供的來源資料來回答與整理」，這樣就能確保 AI 不會把 A 同事的狀況跟 B 同事混在一起。

步驟三：上傳空白紀錄表範本，固定輸出格式

怎麼讓 AI 整理出你想要的格式？秘訣就是「給它範本」！ 國芬會事先設計好一份空白的紀錄表範本（內容包含：訪談日期、變化重點、下一步處理等欄位），並把這個範本上傳到每份 NotebookLM 當作來源資料。 每次完成 1 on 1 對談後，她只需要將語音轉文字的檔案上傳到該個案的專屬筆記本，接著點選那次的音檔和紀錄範本，請 NotebookLM 直接「照著範本格式」整理出重點。

步驟四：設定關鍵字，讓 AI 幫你「抓漏」高風險狀況

善用 AI 的篩選能力，請它整理紀錄時，把「受傷」、「住院」這類緊急或高風險狀況優先顯示。讓 AI 幫你做第一層把關，確保重要危機不漏接。

步驟五：AI 整理完，最後一道防線仍是「人工檢核」

雖然 AI 已經幫忙省下了大把時間，但它畢竟不是完美的。每份由 AI 產出的紀錄，國芬都會親自確認過一遍，把 AI 誤解或是過於冗言贅字的部分拿掉。經過人工微調後，最後儲存下來的就會是一份乾淨、精準且可以直接歸檔的完美版本。

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