想提升工作效率：一次只做一件事、先搞清楚狀況再動工！
明明很努力，結果卻差強人意；明明拚了命，卻還是趕不上期限，職場表現不上不下；請上司確認成果，卻得到一句，「你做得不對」，結果全部重做。小西社長曾是全公司工作能力最差的男人，靠著學習主管和同期最優秀的人，嚴選出57種超實用工作才能──《厲害的人都是這樣工作的》帶你一本學會思考力、溝通力、團隊力、會議力、筆記術、輸出力，快速摸清職場存活套路，擺脫庸庸碌碌，升遷加薪！
文／《厲害的人都是這樣工作的》 西原亮 著／三采文化 出版
真正的高手不會浪費多餘精力，而是從滿檔工作中做好該做的事！
搞清楚狀況再動工
我還在顧問公司時，有位超級優秀的同事，姑且稱他為A先生吧。他在前一間顧問公司非常能幹，曾以最年輕的身分升上總監一職，所以我想為各位讀者介紹他的工作方式。
之前曾有一個為應屆畢業生規劃研修課程的內部專案，上司要求我們一週後提出課程概要及草案。
我與優秀同事A，以及另外兩位同事B、C都接到上司指示，一週後要從我們四個人的成品中比稿，選出最優秀的版本。因此我才有機會親眼見識A先生是如何分配一週的工作時間。
B與C立刻按下電腦電源，點開PowerPoint，在第一頁輸入標題，然後製作研修課程的目錄與內容。應該有不少人都是這樣吧，馬上坐在電腦前開始工作。
反觀A先生一開始做了什麼呢？他先在A4紙上寫下研修課程的概要、目錄與內容。然後在接到上司指令後的兩小時內，和上司花了十五分鐘討論。
「雖然還不夠具體，但這次的研修目的應該是這個，那資料這樣編排可以嗎？」
他的第一步是先與上司確認研修課程的方向，避免與上司出現認知落差。他做的就是精準縮減工作範圍，排除冗贅的部分。最終，他還預想並列出了在完成企劃書的過程中，可能遇到的疑問。
他在紙上寫下企劃的具體內容後，先請上司協助確認是否正確，再依照上司的回饋修正。此時的他只是不斷地在自己與上司的辦公桌之間往返，完全沒打開電腦做資料。
另一方面，B與C則是不停用電腦製作與刪除簡報，完全未與上司討論。到了截止日前一天，A先生才打開PowerPoint，花了四個小時做資料。
最終簡報的結果如何呢？一如大家的想像，A先生製作的研修課程遠遠優於我們，完全符合上司的需求，還得到上司的認同。
A先生每天都在不斷思考該怎麼做，才能徹底排除無用的部分，花最小的力氣創造最大的成果，所以就算他同時執行多個專案，也從來沒有出現過品質不佳的問題。
釐清該將時間分配在哪個部分，徹底排除多餘的工作，你的工作產值就會顯著提升。
請大家一定要記得一邊設法省力，一邊創造成果這個心法。
單工模式
優秀的A先生還有一個值得一提的事蹟。他除了排除多餘的作業之外，還記得將工作切割成一個個微小任務。
B與C都是一邊用電腦找資料一邊思考，以多工模式工作。但是A先生卻是將工作拆解成思考、確認和製作等小任務，接著全力完成眼前該做的事。
仔細想想就會發現，我們很常一邊做別的事情，一邊工作。
．一邊開線上會議，一邊做其他事情。
． 明明該靜下心思考如何整理資料，卻突然在意檔案格式，忍不住動手調整版面。
．在工作的時候確認電子郵件、聊天室與社群媒體的訊息。
工作速度越慢的人，越是習慣一次做很多件事，結果就是每項工作都破綻百出，陷入進度拖延的惡性循環。
大部分的工作都可拆成思考、製作、書寫、溝通和傾聽的主要五大步驟。
比起同時多工進行，拆解成多個步驟的單工模式更能專心，也能以更快的速度完成工作。
拆解的祕訣就是依照任務性質或用腦程度區分，例如將待辦事項分解成釐清思考、搜尋資料和例行公事這類微小行為。
比方說，在思緒清晰的上午時段一口氣解決需要思考的部分，在昏昏欲睡的下午做例行公事，接著趁著下午的會議空檔完成搜尋資料，訂立這類的工作流程，讓自己能專心完成每個小任務。
總是無法如期完成工作的人，請務必試試這個方法。
建立可重現的機制
顧問公司的優秀上司在某次聚餐時，不斷地告訴我，他是透過哪些方法提升了工作技巧。分享過程中，他提到了重現性這個重要關鍵詞。
在日復一日的工作中，我們會得到來自公司內外的各種回饋。但是大部分的上班族都沒有善用這些回饋。
溝通方式、客戶提案技巧、整理資料的方法，或是舉辦聚餐的流程，許多人明明收到了建議，下次卻又犯了相同的錯誤。想要活用這些建議或回饋，就要建立具有重現性的機制。
首先請大家試試看，得到上司的回饋後，試著寫下關於回饋的改善重點，再與上司確認。
具體的做法如下：
．向客戶提案後，上司給了建議
「資料首頁提到了本日目標，但是沒有事先和與會者一起釐清目標。下次要先與對方達成共識。」
「有些人是第一次參與會議，所以無法理解討論的議題。最好簡單補述一下專案的背景資料。」
「書面資料的訊息很明確，但是補充說明的部分太多，反而變得很難理解。」
「簡報中回答參加者的提問，反而打亂報告節奏，忘記會議主題。最好先報告完，等到ＱＡ時間再討論。」
厲害的人在得到上司這類回饋後，會先思考一遍，並從中找出可以改善的部分，建立可重現性的機制。
．改善重點與建立機制
「資料首頁提到了本日目標，但是沒有事先和與會者一起釐清目標。下次要先與對方達成共識。」
→先簡述本次的會議目標，接著再問所有與會者「這個目標是否正確」，事前建立共識。
「有些人是第一次參與會議，所以無法理解討論的議題。最好簡單補述一下專案的背景資料。」
→正式開會之前，先確認在場有沒有第一次參與會議的人。並且在會議檔案的最後一頁加入資料摘要，再補充說明。
「書面資料的訊息很明確，但是補充說明的部分太多，反而變得很難理解。」
→只要翻頁就要記得複誦主要訊息，並說明相關數據，資料要改寫成就算照著念也聽得懂的內容。
「簡報中回答參加者的提問，反而打亂報告節奏，忘記會議主題。最好先報告完，等到ＱＡ時間再討論。」
→在簡報第二頁插入會議流程的頁面，註明ＱＡ時間會在報告結束後進行，每次都和與會者建立這類共識。
像這樣根據回饋擬定對策，再與上司確認「可以這麼做，改善之前的問題嗎？」就能讓回饋變成改善問題的機制，大家覺得如何？
要建立有重現性的工作流程機制，祕訣在於先將回饋寫在筆記本上。在筆記本左側寫下回饋、右側寫下改善重點，方便上司一眼就能確認內容。
我自己就親身嘗試過這個方法，一步步打造具有重現性的機制，最終掌握正確的工作方式。
──本文摘自三采文化《厲害的人都是這樣工作的》／西原亮 著