遵循電郵十要點，讓你上班得人緣！信頭信尾這些中英文常用語你寫對了嗎？

上班族每天都要處理大量電子郵件，但是有些人不懂遊戲規則與商場禮儀，常常對別人造成困擾或鬧笑話。

以下是我常與工作夥伴分享的處理電子郵件十個要點，供大家參考。只要照著要點做，保證老闆高興，你也處處得人緣，辦公室人人喊讚！

一、隨時查閱收件信箱

我通常在離開辦公室前，會把信箱的收件箱清乾淨；今日事，今日畢。下班返家後、就寢前、起床後和出門上班前，會花幾分鐘檢視並儘可能回覆重要或緊急的電子郵件；即使是在週末、假日或休假期間。我不喜歡耽誤緊急事情或未能即時獲知重要資訊。

我不是鼓勵你成為工作狂、在家加班或把公事帶回家，而是分享一種負責任的工作態度。你可能會說，公司並不會也沒有期待你這麼做。沒錯！但是，你有沒有想過，想要績效好，不是要超過老闆的期待嗎？

你想成為職場贏家，晉身職場貴族嗎？天底下本來就沒有白吃的午餐；你有沒有聽過｢成功者要做平常人不願意做的事情，並且養成習慣｣？成功是一件非常不自然的事，通常不會自然發生。職場競爭本來就不是公平的，誰付出的多，老闆心裡有數！

試問，如果你是老闆，你會喜歡隨時查閱電子郵件的員工嗎？

二、儘快回覆電子郵件

我習慣收到郵件後儘快回應，尤其是有些只需要簡單回答「感謝您提供的資訊」、「會依要求進行」、「收到，謝謝」，或是「感謝」的郵件。

如果我需要時間準備才能回應對方的請求和詢問，我會讓寄件人知道我已經收到來信，並將在何時答覆。

將心比心，你喜歡信寄出去後，對方無聲無息，你的信如石沉大海嗎？尤其是有時間性的信件，更令人心急。如果對方即時回應，即使只是簡短的兩個字｢收到｣，你會不會覺得很窩心？這種工作夥伴，你喜歡嗎？

三、及時回覆對方請求

如果別人請你辦理事情或提供資訊，你應該在對方要求的期限內完成並回報；除非你事先讓對方知道你有困難，而無法於限期內完成。千萬不要讓對方送提醒函說：「你有沒有收到我的信？」

在職場上，｢錯過期限｣(Miss Deadline)可大可小。輕則影響績效，重則延誤公司計畫，衝擊企業營運或聲譽，更甚者可能被主管機關裁罰。千萬不可不慎！

四、收到回覆務必致謝

當你收到你請求提供的資訊、別人回覆的意見或建議時，請回應簡短的謝函，並確認收悉。

這是基本的禮貌，禮多人不怪，沒有人不喜歡！

五、即時回應會議邀請

當別人寄會議邀請(Meeting Invitation)給你時，請即時回應「接受」、「拒絕」（並說明理由）、「提議新時間」或「委派」代表出席。

我很不喜歡發出邀請後，受邀者不理不睬，既沒接受，也未拒絕。無論自己及受邀者的職級高低，不回應是非常不禮貌的行為。切忌、切記！

六、主旨千萬不要空白

主旨(Subject)非常重要，雖然未必要｢語不驚人誓不休｣或一鳴驚人，但是絕對不要空白。因為，許多人不看沒有主旨的信，有些人則是挑主旨看信。

還有，一封信只能有一個主旨、只談一個議題(Issue)。如果你有三個議題要溝通，請分別用三封信及三個主旨傳達。沒有主旨的信及不只一個議題的主旨，會增加自己及他人分類歸檔時的困難。

你不希望收信者直接把你的信丟到垃圾桶吧？主旨不要空白！

七、中英文勿用錯別字

請充分利用「拼字及文法檢查」功能以及你的中英文字典，英文不要拼錯，文法要正確；中文則切勿滿篇錯別字，也避免亂用標點符號，以免貽笑大方。

發出一封打字或文法錯誤，或有中文錯別字的信，不僅影響個人形象，也連帶影響部門及公司形象。

你知道上午十點的正確英文寫法是10:00 a.m.嗎？其他五花八門的寫法都不對，例如10AM、10:00am、ＡＭ10:00等。

我曾收到同仁的信，寫著｢附上一月份XXX報告，僅供參考。｣當時差點從椅子上跌下來，很想叫那位同仁罰寫｢謹｣字一百遍！

還有一家公司寄了地址變更的通知給我，一開頭就說｢僅通知你…｣。我心裡竊笑，但是仍然好心地給他們客服寫了一封信，提醒他們應該是｢謹通知你…｣。

我也曾看過｢ABC國際人壽保險股份有限公司｣的信，信末署名｢ABC國際人壽保險 (股) 有限公司｣。你看出問題了嗎？信末捨全名不用，而用縮寫的 (股)，但是兩者文長一樣，並無節省空間。令人暗笑撰稿者到底知不知道自己鬧了笑話，丟了公司的臉？

至於標點符號，最令人氣結的缺失就是全文數百字，一氣呵成，毫無剪裁，不分段落；而且通篇都是逗號，只有文末一個句號。我讀過最長的一段文，長達九百字，真是辛苦。

請用一點心，不要讓從小學到大學教過你的國文老師傷透心！否則，就不要怪老闆狠心，尾牙時把雞頭對著你，請你｢回家吃自己｣！

八、信頭問候語要正確

例如英文Hi All或Hello Team的第二個字開頭要大寫，表示尊敬；不要寫成Hi

all或Hello team。如果不確定如何寫，上網查一查、翻翻字典或文法書。

九、信尾問候語不要錯

例如英文Best regards,的第二個字開頭r是小寫，後面接逗號，下一行接你的名字；不要亂學別人的錯誤寫法Best Regards.。

十、語氣與調性別亂搞

語氣及調性(Tone and Manner)很重要，千萬別搞錯；尤其是英文。例如Please see me與Please discuss with me或Let us discuss都是｢請與我一談｣的意思，文法都沒錯；但是只適用於上對下。如果下屬對長官用這種語氣講話，就大逆不道了。

英文的Good Job與Job well done，或是中文的｢辛苦了｣也是同樣道理，限用於上級慰勉下級。千萬不要亂用！

電子郵件的規矩與笑話一籮筐，三言兩語講不完。以上十要點，只是犖犖大者，博諸君一笑，並供參考。將來有機會再詳細聊聊商業文書。

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